Conservazione, archiviazione, backup: tre durate
Le tre parole vengono spesso confuse. Non rispondono alla stessa domanda.
| Domanda | Durata tipica |
|---|
| Backup | Tornare indietro dopo un incidente | Giorni o settimane |
| Archiviazione | Conservare un documento che non serve più quotidianamente, integro e consultabile | Quella dell’obbligo o dell’uso |
| Conservazione | Per quanto tempo il documento deve o può esistere | Fissata da una norma, da un contratto o da una decisione interna |
Per i dati personali, la CNIL (l’autorità francese per la protezione dei dati) descrive tre fasi. La base attiva, finché il dato serve allo scopo per cui è stato raccolto. L’archiviazione intermedia, quando non serve più a quello scopo ma resta utile, per esempio per un contenzioso o un obbligo legale: viene allora separato e consultato occasionalmente da persone autorizzate. Infine l’archiviazione definitiva, per alcune informazioni conservate in ragione del loro valore. Questa suddivisione si applica bene a tutti i documenti.
Il backup ha una propria guida: versioning, replica e backup. Un backup di trenta giorni non è un’archiviazione.
Che cosa stabilisce una politica di archiviazione
Una politica sta in poche pagine. Risponde, per ogni famiglia di documenti, a sette domande:
- che cosa: la famiglia di documenti (fatture, contratti, fascicoli del personale, verbali);
- per quanto tempo, e a partire da quando: la chiusura dell’esercizio, la fine del contratto, l’uscita del dipendente;
- dove: quale cartella, quale reparto, quale hosting;
- in quale forma: originale cartaceo, copia digitale, formato di file;
- chi ne risponde: un responsabile per famiglia, non «l’informatica»;
- chi vi accede ancora: un archivio non è aperto a tutti coloro che vedevano la cartella attiva;
- quale destinazione finale: distruzione, conservazione definitiva o consegna a un terzo, con una traccia della decisione.
Tutto comincia da un inventario. Senza, la politica è uno slogan: fissa durate per documenti di cui nessuno sa dove si trovino.
Durate che derivano dalle norme
In Francia, diverse durate sono fissate dalla legge. Il sito ufficiale Service Public Entreprendre le raccoglie, con i relativi riferimenti. Eccone alcune, tra le più comuni per un’impresa:
| Documento | Durata | Decorrenza | Norma citata |
|---|
| Libri e registri contabili | 10 anni | Chiusura dell’esercizio | Code de commerce, art. L123-22 |
| Documenti giustificativi (buoni d’ordine, bolle di consegna, fatture) | 10 anni | Chiusura dell’esercizio | Code de commerce, art. L123-22 |
| Documenti fiscali (regola generale) | 6 anni | Ultima operazione menzionata o data di redazione | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Contratti e corrispondenza commerciale | 5 anni | Secondo la prescrizione applicabile | Code de commerce, art. L110-1 à L110-4 |
| Copia della busta paga (datore di lavoro) | 5 anni | Non precisata dalla scheda | Code du travail, art. L3243-1 à L3243-5 |
| Registro unico del personale | 5 anni | Uscita del dipendente | Code du travail, art. R1221-26 |
Tre osservazioni. Uno stesso documento può essere soggetto a più durate: una fattura è al tempo stesso un documento contabile e un documento fiscale. Il termine fiscale passa a dieci anni in caso di attività occulta. E questa tabella vale solo per la Francia: il settore di attività (sanità, banca, assicurazione) e il Paese del lettore cambiano le durate. Non esiste un tariffario unico applicabile a tutte le imprese.
I fascicoli del personale e i dati personali
Un documento che contiene dati personali non si conserva all’infinito. Il GDPR impone una durata limitata, che il titolare del trattamento determina in base alla finalità, come ricorda la CNIL.
Per le risorse umane, la CNIL ha pubblicato nell’aprile 2026 un referenziale delle durate di conservazione, organizzato per attività: selezione del personale, gestione amministrativa, retribuzione, infortuni sul lavoro, segnalazioni professionali. Questo referenziale è soft law: il suo rispetto non è obbligatorio. Tuttavia, alcune durate che riprende sono imposte da norme, e il datore di lavoro non può derogarvi. A uno stesso trattamento possono applicarsi più durate.
In pratica, un fascicolo HR archiviato in un sistema di gestione documentale ha bisogno di due regole: chi può ancora aprirlo dopo l’uscita del dipendente, e quando viene eliminato. Conservare «non si sa mai» non è una regola.
Il formato e la leggibilità tra dieci anni
Conservare un file per dieci anni non serve a nulla se nessuno riesce ad aprirlo. Conta il luogo, ma anche il formato:
- preferire formati aperti e documentati, e un documento non modificabile (un PDF) piuttosto che un file modificabile per i documenti che fanno fede;
- non dipendere da un software che può scomparire o cambiare licenza;
- conservare i metadati: data, tipo, durata, responsabile, senza i quali l’archivio è un mucchio di file;
- prevedere l’uscita: poter esportare gli archivi in formati standard se cambia fornitore.
Il valore di una copia digitale di un originale cartaceo segue regole proprie. Prima di distruggere degli originali, le verifichi con il Suo commercialista o il Suo consulente.
Esempio: una politica in mezza giornata
Caso ipotetico. Una PMI di quaranta persone riunisce la sua contabile, la sua responsabile HR e il suo titolare. In mezza giornata elencano sei famiglie di documenti.
Le fatture fornitori seguono un flusso di approvazione, poi vengono archiviate per anno; sono conservate dieci anni dopo la chiusura dell’esercizio. I contratti clienti sono archiviati per cliente e conservati cinque anni dopo la loro scadenza. I fascicoli del personale si trovano in una cartella ad accesso ristretto; le loro durate seguono il referenziale della CNIL, verificato per ogni documento. Le bozze e i documenti di lavoro non hanno una politica: vivono e scompaiono con i progetti.
Ogni anno, a febbraio, la contabile individua i fascicoli giunti a scadenza, ne fa approvare la distruzione e annota la decisione. La politica sta in due pagine.
Gli errori frequenti
- Conservare tutto. Non è prudente per i dati personali, e rende la ricerca più lenta.
- Scambiare il backup per un archivio. Si cancella al termine della sua retention.
- Archiviare nella posta elettronica. L’allegato di un’e-mail non ha classificazione, né flusso, né durata. L’archiviazione dei messaggi è un tema a parte.
- Dimenticare le copie. Allegati, computer sincronizzati, chiavette USB: un’eliminazione nel sistema di gestione documentale non le cancella.
Domande frequenti
Si può conservare tutto all’infinito?
Per documenti senza dati personali è possibile, ma costoso e poco leggibile. Per i dati personali no: la durata deve essere limitata alla finalità.
Un backup di trenta giorni è un’archiviazione?
No. Serve a tornare indietro dopo un incidente. Veda versioning, replica e backup.
Bisogna archiviare le e-mail?
È un tema distinto, con strumenti propri. Veda archiviare i messaggi.
Come ritrovare un archivio tra cinque anni?
Con una classificazione stabile ed etichette applicate al momento del deposito. Veda ritrovare, etichettare e far circolare un documento.
Dove devono essere ospitati gli archivi?
La questione del luogo e del gestore è trattata in che cos’è un cloud sovrano?
Dove si colloca Klytic
Klytic Docs conserva le cartelle, le versioni e le etichette nell’istanza dedicata del cliente, per tutto il tempo in cui il cliente ve le lascia. I flussi di approvazione archiviano e conservano un documento una volta approvato, come la fattura fornitore dell’esempio pubblicato. I permessi per gruppo consentono di limitare l’accesso a una cartella di archivio. I Suoi dati si esportano in qualsiasi momento in formati standard e restano esportabili trenta giorni dopo la fine del contratto, prima di essere cancellati.
Due cose non vanno confuse. Il backup Klytic dura trenta giorni: protegge da un incidente, non è un’archiviazione di dieci anni. L’archiviazione a norma annunciata per Klytic Mail è un’opzione della posta elettronica: non trasforma Klytic Docs in un sistema di archiviazione con valore probatorio.
La politica in sé (famiglie, durate, distruzioni) resta una decisione dell’azienda, applicata dai suoi amministratori. L’hosting è possibile in qualsiasi area geografica corrispondente alla giurisdizione applicabile, fatta salva la disponibilità dei servizi, in particolare in Europa o a Mauritius, oppure sui server del cliente. Klytic non è un’offerta qualificata SecNumCloud.
Questa pagina descrive un quadro generale. Non sostituisce il parere del Suo commercialista o del Suo consulente.
Quadro giuridico all’11 ottobre 2026. Le durate citate sono quelle del diritto francese, come presentate dal sito ufficiale Service Public Entreprendre, che rinvia in particolare all’articolo L123-22 del Code de commerce e all’articolo L102 B del Livre des procédures fiscales. Variano a seconda del Paese, del settore e della natura del documento.
Fonti
Consultate a ottobre 2026.
- Service Public Entreprendre (Premier ministre), termini di conservazione dei documenti per le imprese: 10 anni per i libri contabili e i documenti giustificativi (C. com., art. L123-22), 6 anni per i documenti fiscali (LPF, art. L102 B), 5 anni per i contratti commerciali, durate dei documenti del personale. service-public.gouv.fr
- CNIL, «Les durées de conservation des données» (Le durate di conservazione dei dati): durata limitata fissata in base alla finalità; base attiva, archiviazione intermedia, archiviazione definitiva. cnil.fr
- CNIL, referenziale delle durate di conservazione per la gestione delle risorse umane (aprile 2026): soft law, organizzato per attività; alcune durate sono imposte da norme. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: archiviazione a norma disponibile come opzione. klytic.com
- Klytic, Hosting e sovranità: esportazione in qualsiasi momento in formati standard, dati esportabili 30 giorni dopo la fine del contratto e poi cancellati. klytic.com
