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Migrazione

Checklist per la migrazione da Microsoft 365

Questo elenco serve a non dimenticare nulla. Non sostituisce l’inventario del suo tenant. Spunti ogni riga indicando un responsabile e una data: una casella senza nome è una casella che nessuno compilerà.

Aggiornato a ottobre 20265 min di letturaFonti ufficiali citate

Prima di scegliere la destinazione

Le migrazioni che falliscono raramente sono fallimenti tecnici. Sono progetti in cui la direzione ha promesso «la stessa cosa, in versione europea» mentre una parte degli usi non poteva seguire. Questo primo blocco stabilisce ciò che parte, ciò che resta e ciò che si comunica ai team.

  • Gli usi reali sono elencati: posta, file, Teams, Excel avanzato, applicazioni gestionali.
  • Ciò che non sarà migrato è messo per iscritto e accettato dalla direzione.
  • I dipendenti sono informati di ciò che cambia: webmail, editor online dei documenti, cronologia di Teams non recuperata.
  • L’editor online della destinazione è testato sui suoi fogli di calcolo e documenti, non su una dimostrazione.
  • La destinazione è scelta per questi usi, non per uno slogan. Veda la guida alle alternative.
  • Il preventivo separa abbonamento, migrazione ed esclusioni. Veda il costo.
  • Il preventivo indica il volume assunto come ipotesi, il numero di passate di copia, il criterio di completamento e il prezzo di una discrepanza scoperta in seguito.
  • L’impegno dell’operatore è messo per iscritto: arrivo dei messaggi, recupero dello storico, o entrambi.
  • Il tempo interno è previsto: un referente designato, disponibile per l’inventario, il campione e il giorno X.

Inventario

L’inventario determina il preventivo e il calendario. Ogni elemento dimenticato qui ritorna più tardi sotto forma di recupero, spesso nel momento peggiore. Le applicazioni che inviano email sono la falla più frequente: una fotocopiatrice o un software paghe che continua a inviare con le vecchie credenziali si nota solo dopo il passaggio.

  • Domini e sottodomini che inviano o ricevono email.
  • Caselle nominative, caselle condivise, liste, alias, inoltri.
  • Volume per casella e caselle sottoposte a conservazione a fini legali.
  • Archivi esistenti, e ciò che deve essere conservato.
  • Account senza proprietario (dipendenti che hanno lasciato l’azienda).
  • Dispositivi: Outlook Windows, Outlook Mac, dispositivi mobili, solo webmail.
  • Applicazioni che inviano: fotocopiatrici, sito, CRM, avvisi, paghe.
  • Software che si autenticano in SMTP, con le credenziali che utilizzano.
  • File nel perimetro: OneDrive, raccolte SharePoint utili, link interni e condivisioni anonime.
  • Record DNS attuali: MX, SPF, DKIM, DMARC, autodiscover.
  • Scadenza degli abbonamenti Microsoft attuali e condizioni di recesso.

Preparare la destinazione

La destinazione si prepara mentre i dipendenti continuano a lavorare su Microsoft 365. Il MX non cambia. Questa fase serve a individuare i problemi su un campione, quando si è ancora in tempo per correggere il metodo.

  • Account creati, password o inviti pronti.
  • Alias e liste ricreati.
  • SPF, DKIM e DMARC della destinazione pronti per essere pubblicati.
  • Prima copia dello storico avviata, MX invariato.
  • Campione controllato: direzione, casella condivisa, casella voluminosa, casella vuota.
  • Sul campione: numero di messaggi, cartelle, contatti e appuntamenti ricorrenti verificati.
  • File copiati se il perimetro li include, e aperti sulla destinazione.
  • Istruzioni di una pagina per Outlook e per il dispositivo mobile, con la procedura «eliminare l’account e ricrearlo».
  • TTL del MX ridotto diversi giorni prima.
  • Piano di ritorno indietro scritto: chi ripristina il vecchio MX, in quanti minuti.

Il giorno prima

Il giorno prima serve a ridurre al minimo la differenza tra le due piattaforme. Senza seconda passata, mancano gli ultimi giorni di posta. Senza congelamento, un alias creato la sera esiste solo da una parte.

  • Seconda passata di copia (il delta).
  • Congelamento delle creazioni di alias e delle modifiche alle liste.
  • Hotline interna designata per il giorno X.
  • Test di invio dalla destinazione verso una casella Gmail e una casella Microsoft esterne.

Il giorno X

Il giorno X si valuta su prove esterne, non sul fatto che «internamente funziona». Un messaggio inviato da una casella personale esterna deve arrivare sulla nuova piattaforma entro il TTL; un messaggio in uscita reale deve superare SPF, DKIM e DMARC presso un interlocutore.

  • MX spostato.
  • Email di test esterna ricevuta sulla nuova piattaforma.
  • SPF, DKIM e DMARC convalidati su un messaggio in uscita reale.
  • Fotocopiatrici, sito e CRM passati al nuovo SMTP.
  • Campione di utenti raggiungibili e in grado di inviare.
  • Coda monitorata durante la giornata.
  • La persona autorizzata a ripristinare il vecchio MX è raggiungibile per tutta la giornata.

Dopo

La migrazione non è finita quando il MX è stato spostato. Lo è quando un solo sistema invia posta, le discrepanze sono state risolte ed è stato provato un ripristino sulla destinazione. Chiudere l’invio sulla vecchia piattaforma evita che un dipendente risponda da due posti diversi.

  • Vecchia piattaforma in sola lettura, non più abilitata all’invio.
  • Discrepanze segnalate risolte (cartella mancante, delega), terza passata mirata se necessario.
  • Regole lato server, firme centralizzate e diritti di delega reimpostati.
  • Dispositivi mobili riconfigurati, vecchi profili eliminati se creano duplicati.
  • Data di chiusura del tenant Microsoft annotata, esportazione finale archiviata se necessario.
  • Regole di conservazione e backup della destinazione verificati con un ripristino di prova.
  • Registro dei trattamenti e documentazione interna aggiornati con il nuovo gestore.

Il metodo passo per passo si trova in migrare senza interruzioni. L’ordine generale delle operazioni e ciò che non si trasferisce si trovano in migrare da Microsoft 365 verso una soluzione europea.

Domande frequenti

Chi deve gestire questa checklist?

Un referente interno, con un responsabile e una data su ogni riga. Il fornitore può eseguirne gran parte, ma la convalida del campione, delle esclusioni e del criterio di completamento spetta all’azienda.

Si può saltare il campione se lo strumento di copia è affidabile?

No. Lo strumento copia, non verifica che la casella condivisa della direzione o gli appuntamenti ricorrenti siano arrivati correttamente. Il campione è il momento in cui si corregge il metodo al minor costo.

Per quanto tempo mantenere Microsoft 365 dopo il passaggio?

Il tempo necessario per verificare che nessun flusso lo utilizzi ancora e che le discrepanze siano state risolte, in sola lettura. Fissi in anticipo la data di chiusura e la annoti, per non pagare due piattaforme senza motivo.

Questo elenco vale anche per Google Workspace?

Nell’essenziale sì: inventario, DNS, passate di copia, applicazioni che inviano posta, ritorno indietro. Gli aspetti specifici di Google (etichette, proprietari dei file Drive, gruppi) sono descritti in migrare da Google Workspace.

Klytic

Per una migrazione dell’email verso Klytic: consigli gratuiti, nessuna email persa, esecuzione da parte di Klytic su preventivo. L’abbonamento e la migrazione sono due fatture distinte; i prezzi degli abbonamenti sono nella pagina Prezzi.

Questa pagina descrive un elenco di controlli. Non sostituisce l’inventario del suo tenant né il piano di passaggio redatto con il suo fornitore.

Fonti

Consultate a ottobre 2026.

Preparare la migrazione della posta

Consigli gratuiti, nessuna email persa. La migrazione eseguita da Klytic è su preventivo, dopo un inventario.

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