Lo que obtiene
Cada colaborador ve tres cosas: su espacio personal, las carpetas de equipo abiertas a sus grupos y los elementos que un compañero ha compartido con él. Nada más. Los permisos se definen por usuario, por grupo y por carpeta, en una instancia dedicada a su empresa.
La configuración adecuada cabe en una frase: una carpeta de equipo por ámbito estable (departamento, centro, sociedad), un grupo por colectivo y uso compartido individual reservado a los casos puntuales.
Dos niveles: la cuenta y la carpeta
La cuenta decide quién entra. La crea, desactiva o elimina un administrador de su instancia. La autenticación en dos pasos está disponible para reforzar el inicio de sesión.
La carpeta decide lo que la persona puede hacer una vez dentro. En la mayoría de los casos bastan tres niveles:
| Permiso | Lo que permite | Ejemplo |
|---|
| Lectura | Abrir y consultar | Procedimientos de calidad para toda la plantilla |
| Modificación | Crear, modificar y eliminar archivos | Carpeta de trabajo del departamento comercial |
| Recompartir | Dar a su vez acceso a otras personas | Responsable de un proyecto que incorpora a compañeros |
El permiso de recompartir es el más sensible: es el que hace salir un documento del ámbito previsto. Concédalo solo a quienes lo necesiten.
Pensar en grupos, no en nombres
En cuanto el equipo supera unas pocas personas, asigne los permisos a grupos: «Contabilidad», «Taller Lyon», «Dirección». Un grupo se mantiene con una sola acción:
- una incorporación: se añade a la persona al grupo y ve de inmediato las carpetas de su departamento;
- un cambio de puesto: cambia de grupo y sus accesos la siguen;
- una salida del equipo: abandona el grupo y el acceso desaparece sin tocar las carpetas.
Los permisos asignados nombre por nombre siempre acaban alejándose de la organización real. Nadie sabe ya por qué un antiguo becario sigue viendo la carpeta de presupuestos.
La carpeta de equipo: un departamento, un centro, una sociedad
Una carpeta de equipo pertenece a la organización, no a una persona. Un administrador la crea, le asocia uno o varios grupos y fija el nivel de permiso de cada uno. Los archivos depositados en ella permanecen en su sitio cuando su autor cambia de puesto o deja la empresa.
Para un contenido más sensible dentro de un departamento, por ejemplo las nóminas dentro de recursos humanos, lo más sencillo es una carpeta de equipo distinta, abierta a un grupo más reducido. También pueden asignarse permisos más finos sobre una subcarpeta cuando esta opción está activada en su instancia: solicítelo al soporte de Klytic.
Sociedad o filial: en una misma instancia, la palanca es la misma, un grupo y carpetas de equipo por sociedad. Si las sociedades deben estar aisladas hasta el punto de que ningún administrador común vea la otra, se trata de otra arquitectura, descrita en Varias sociedades en Klytic Docs. Allí se trata también el caso de una persona que trabaja para dos filiales.
Quién administra qué
- El administrador de su instancia, una persona de su organización: crea las cuentas y los grupos, abre las carpetas de equipo y fija las reglas de uso compartido para todos.
- Un administrador de grupo, si delega: gestiona las cuentas de su grupo (creación, contraseña, cuota), sin acceso a los ajustes generales. Útil para un centro o una filial que gestiona sus propias incorporaciones.
- Cada usuario: comparte sus propios archivos, dentro de los límites fijados por el administrador.
- El soporte de Klytic: le ayuda a implantar esta organización y se encarga del mantenimiento y de las restauraciones, incluidas o facturadas según su causa (consulte Recuperar una versión de un documento). Los técnicos de Klytic solo intervienen para las necesidades del servicio, de forma trazada. No deciden en su lugar quién ve qué.
Comprobar quién tiene acceso a un archivo
El panel de detalles de un archivo o de una carpeta muestra con quién está compartido. Indica también las personas que tienen acceso porque se les ha compartido una carpeta superior. Esta información es visible para el propietario y para las personas con permiso de recompartir. Es el primer control que debe hacerse antes de depositar un documento sensible en una carpeta existente.
Revisar los accesos: el registro
Klytic Docs mantiene un registro de los accesos y de la actividad de las carpetas: creaciones, modificaciones, eliminaciones y recursos compartidos. Permite responder a preguntas como «¿quién ha compartido esta carpeta?» o «¿quién ha eliminado este archivo, y cuándo?». Los registros de acceso y de administración también pueden exportarse a sus propias herramientas de supervisión.
Si necesita una traza más fina, por ejemplo la simple consulta de un archivo concreto, compruebe con el soporte de Klytic lo que registra su instancia antes de convertirlo en una norma interna.
Ejemplo: una pyme de 40 personas
| Carpeta de equipo | Grupo con modificación | Grupo con lectura |
|---|
| Comercial | Comerciales | Dirección |
| Contabilidad | Contabilidad | Dirección |
| RR. HH. | RR. HH. | ninguno |
| Procedimientos | Calidad | Toda la plantilla |
El permiso de recompartir solo se concede a los responsables de departamento. Un nuevo comercial se añade al grupo «Comerciales»: no hay que hacer nada más.
Preguntas frecuentes
Un empleado deja la empresa: ¿qué hago con sus accesos?
Retírelo de sus grupos, recupere sus archivos personales y después desactive su cuenta. Los pasos que deben seguirse están en Documentos ante la salida de un empleado o de un equipo.
¿Puedo impedir que un grupo comparta hacia el exterior?
Sí, el administrador puede excluir a determinados grupos de la creación de recursos compartidos. Consulte Enlaces para compartir, socios y descargas.
¿Dos filiales deben tener dos instancias?
Solo si ningún administrador común debe ver la otra sociedad. Los dos regímenes se comparan en Varias sociedades en Klytic Docs.
Se ha borrado un archivo por error: ¿quién puede recuperarlo?
El usuario, desde la papelera, sin coste. Si la papelera ya no basta, el soporte de Klytic restaura a partir de las copias de seguridad de los últimos 30 días. Un borrado por error es un error de manipulación: esta restauración da lugar a un ticket de asistencia de pago. Consulte Recuperar una versión de un documento.
