Was Sie erhalten
Drei Objekte bedienen Sammeladressen. Von außen sehen sie sich ähnlich; sie verhalten sich nicht gleich.
Alias: eine weitere Adresse, die in einem bestehenden Postfach ankommt. Verteilerliste: eine Adresse, die eine Kopie an mehrere Postfächer verteilt. Gemeinsames Postfach: ein gemeinsames Postfach mit eigener Adresse, das mehrere Personen mit ihrem eigenen Konto öffnen, gemäß den ihnen erteilten Rechten.
| Bedarf | Objekt | Beispiel |
|---|
| Eine einzige Person bearbeitet die Adresse | Alias | geschaeftsfuehrung@, das bei der Geschäftsführerin ankommt |
| Jeder soll seine Kopie erhalten | Verteilerliste | vertriebsteam@, um alle Vertriebsmitarbeiter zu informieren |
| Ein Team bearbeitet die Nachrichten, und jeder soll sehen, was erledigt ist | Gemeinsames Postfach | kontakt@, rechnungen@, das Postfach der Buchhaltung |
Die Faustregel: Wenn zwei Personen Gefahr laufen, demselben Kunden zu antworten, ohne es zu wissen, braucht es ein gemeinsames Postfach statt einer Liste. In einem gemeinsamen Postfach ist eine gelesene, abgelegte oder bearbeitete Nachricht das für alle.
Wer es einrichten kann
- Der Administrator Ihres Kontos, in der Administrationskonsole: Anlegen der Postfächer, Aliasse und Listen, Auswahl der Domains, Rechte an gemeinsamen Postfächern, Speicherkontingente.
- Jeder Benutzer, in seinem Webmail: seine automatischen Antworten, seine Filter und die Freigabe seiner eigenen Ordner und Kalender für Kollegen.
- Der Klytic-Support: das Hinzufügen einer Domain, die SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge dieser Domain sowie Anfragen, die über die Konsole hinausgehen, etwa ein Wechsel der Hosting-Art.
Ein Benutzer legt für sich selbst weder Aliasse noch Postfächer an, außer bei einer ausdrücklichen, vom Administrator beschlossenen Delegation. Diese Regel verhindert Adressen, die niemand überwacht.
Ein gemeinsames Postfach einrichten
- Das Postfach anlegen. Der Administrator legt ein Postfach mit der Sammeladresse an, zum Beispiel rechnungen@. Es ist ein vollwertiges Postfach mit eigenem Speicherplatz.
- Die Rechte Person für Person vergeben. Für jeden Mitarbeiter wählt der Administrator eine Stufe: nur lesen; Inhalt verwalten (lesen, ablegen, Ordner anlegen, löschen); oder administrieren, also auch die Rechte der anderen an diesem Postfach verwalten. Behalten Sie diese letzte Stufe der Leitung der Abteilung vor.
- Das Senden einstellen. Es gibt zwei getrennte Rechte. „Senden als“: Der Empfänger sieht nur die Adresse des gemeinsamen Postfachs. „Senden im Auftrag von“: Er sieht das Postfach und den Namen der Person, die geschrieben hat. Für rechnungen@ ist das erste in der Regel vorzuziehen; für eine Assistentin, die für einen Gesellschafter schreibt, ist das zweite transparenter.
- Auf den Arbeitsplätzen prüfen. Die berechtigten Personen finden das gemeinsame Postfach in ihrem Webmail neben ihrem eigenen. Die Anzeige kann in Outlook und auf dem Telefon abweichen: Testen Sie auf je einem Gerät jedes Typs, bevor Sie es dem ganzen Team ankündigen.
Geben Sie niemals das Passwort eines gemeinsamen Postfachs weiter. Jeder öffnet es mit seinem eigenen Konto: Beim Ausscheiden einer Person genügt es dann, ein Recht zu entziehen, und jede Aktion bleibt einer Person zugeordnet.
Mehrere Domains in derselben Konsole
Eine Gruppe mit einheitlichem Betrieb kann alle ihre Domains in einer einzigen Administrationskonsole zusammenfassen: gruppe.de, marke-a.de, tochter-b.com. Jede Domain hat ihre eigenen Adressen und ihre eigenen SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge.
Eine Person, die für zwei Gesellschaften arbeitet, hat zwei Möglichkeiten. Entweder ein Postfach in jeder Domain, wenn die beiden Tätigkeiten getrennt bleiben müssen. Oder ein einziges Postfach mit einem Alias in der anderen Domain, wenn sie alles an einem Ort bearbeiten soll. Prüfen Sie im zweiten Fall, dass die für die Antwort gewählte Adresse die der richtigen Gesellschaft ist.
Teilen Sie Klytic bei der Inbetriebnahme mit, ob die Gesellschaften sich im Unternehmensadressbuch sehen oder getrennt bleiben sollen.
Einheiten trennen
Es gibt drei Trennungsstufen, von der leichtesten bis zur stärksten.
- Getrennte Domains auf derselben Plattform: Die Adressen sind getrennt, aber ein einziger Administrator oder ein einziges Team verwaltet das Ganze.
- Auf eine Domain beschränkte Administrationsrechte: Die Plattform kennt dieses Prinzip, das es einer Tochtergesellschaftsleitung erlaubt, die Postfächer ihrer Domain zu verwalten, ohne die der anderen zu sehen. Die Einrichtung wird mit Klytic je nach Ihrer Hosting-Art entschieden; betrachten Sie sie vor einer schriftlichen Bestätigung nicht als gegeben.
- Eine dedizierte Instanz oder ein dedizierter Server pro Einheit: Wenn sich die Administratoren überhaupt nicht sehen dürfen oder eine Gesellschaft morgen verkauft werden könnte, ist das die passende Stufe. Sie wird nach Angebot eingerichtet.
Die Überlegung ist bei Dokumenten dieselbe: siehe mehrere Gesellschaften auf der Plattform.
Kalender, Räume und Unternehmensadressbuch
Kalender und Adressbuch sind gemeinsam genutzte Objekte, die von den Postfächern getrennt sind. Klytic Mail umfasst persönliche und gemeinsame Kalender, die Abfrage der Verfügbarkeit, die Buchung von Besprechungsräumen und das globale Adressbuch des Unternehmens. Zugriff auf ein gemeinsames Postfach bedeutet nicht unbedingt Zugriff auf dessen Kalender: Jedes Objekt hat eigene Rechte. Für eine Assistentin, die den Kalender einer Führungskraft verwaltet, stellen Sie beides ein.
Grenzen des Dienstes
- Klytic verspricht keine Delegation „pro Tochtergesellschaft“ über das hinaus, was für Ihr Konto bestätigt wurde.
- Die Übernahme einer bestehenden Organisation (Aliasse, Listen, gemeinsame Postfächer eines anderen E-Mail-Systems) ist Teil einer Migration, die nach Angebot durchgeführt wird.
- Die Funktionen, die man von einem E-Mail-System allgemein verlangen sollte, beschreibt der Ratgeber was ein geschäftliches E-Mail-System leisten muss.
Häufige Fragen
Kann ein Benutzer selbst einen Alias anlegen?
Nein, der Administrator des Kontos legt ihn in der Konsole an. Der Benutzer kann dagegen seine eigenen Ordner und Kalender freigeben.
Was wird aus der Adresse eines ausscheidenden Mitarbeiters?
Sie kann aktiv bleiben, zu einem Alias werden oder mit einer automatischen Antwort geschlossen werden. Siehe Postfach eines ausscheidenden Mitarbeiters.
Kann man zwei Tochtergesellschaften vollständig voneinander isolieren?
Ja, mit einer dedizierten Instanz oder einem dedizierten Server pro Einheit. Die Varianten sind auf der Seite Hosting und Souveränität beschrieben.
Ist eine in einem gemeinsamen Postfach gelöschte Nachricht verloren?
Nein. Sie lässt sich zunächst kostenfrei aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ zurückholen. Darüber hinaus stellt der Support sie aus den Backups der letzten 30 Tage wieder her, je nach Ursache als inbegriffener oder kostenpflichtiger Einsatz. Siehe eine Nachricht oder ein Postfach wiederherstellen.
