Was Sie erhalten
Kein Arbeitsdokument geht verloren, kein Zugriff besteht nach dem Ausscheiden fort, und die Kollegen arbeiten ohne Unterbrechung weiter. Die Reihenfolge der Schritte zählt: erst zurückholen, dann schließen.
Zwei unterschiedliche Situationen
| Situation | Wichtigster Schritt | Was die Person behält |
|---|
| Teamwechsel oder Ende der Mitarbeit an einem Projekt | Sie aus der betreffenden Gruppe entfernen | Ihr Konto, ihren persönlichen Bereich, ihre anderen Gruppen |
| Ausscheiden eines ganzen Teams oder eines Dienstleisters | Die Gruppe aus dem Teamordner entfernen oder die Gruppe leeren | Ihre Konten, sofern sie anderswo gebraucht werden |
| Ausscheiden aus dem Unternehmen | Ihre Dateien zurückholen, dann ihr Konto deaktivieren und schließlich löschen | Nichts |
Wenn Ihre Arbeitsordner Teamordner sind, lassen sich die meisten Abgänge durch das Entfernen einer Gruppe regeln. In einem Teamordner abgelegte Dateien gehören der Organisation: Sie bleiben an ihrem Platz, wenn ihr Verfasser geht. Die Einstellung der Gruppen wird in Regeln, wer welche Dokumente sieht beschrieben.
Vor dem Austrittsdatum
Führen Sie diese Prüfungen durch, solange die Person noch da ist. Sie weiß, was in ihrem Bereich wichtig ist.
- Bestandsaufnahme des persönlichen Bereichs. Alles, was dem Unternehmen dient, gehört in einen Teamordner: laufende Angebote, Kundendateien, Vorlagen.
- Übertragung der Dateien. In ihren Einstellungen kann die Person die Eigentümerschaft einer Datei oder eines Ordners an einen Kollegen übertragen. Der Kollege nimmt die Übertragung an und findet die Elemente mit ihren Freigaben in seinem Bereich wieder. Für ein Dokument der Abteilung ist es am einfachsten, es in den Teamordner zu verschieben.
- Aus ihrem Bereich geteilte Ordner. Wenn sie einen persönlichen Ordner mit Kollegen geteilt hat, übertragen oder verschieben Sie ihn vor der Schließung: Andernfalls verschwindet er mit ihrem Konto.
- Externe Links. Gehen Sie die von ihr erstellten Links durch. Entfernen Sie die, die nicht mehr gebraucht werden. Erstellen Sie die Links, die ein Kunde oder Partner noch nutzt, von einem verbleibenden Konto aus neu.
- Geräte. Planen Sie die Abmeldung des Synchronisierungs-Clients auf ihrem Rechner und ihrem Handy sowie das Entfernen der lokalen Kopien auf den zurückgegebenen Geräten ein.
Am Austrittstag: das Konto deaktivieren
Ein Administrator Ihrer Instanz deaktiviert das Konto. Folgen:
- Die Person kann sich nicht mehr anmelden, weder im Browser noch von ihren Geräten aus, die die Synchronisierung einstellen;
- die von ihr erstellten öffentlichen Links und Freigaben per E-Mail funktionieren nicht mehr;
- standardmäßig bleiben ihre internen Freigaben für die Kollegen zugänglich, die weiterarbeiten;
- ihre Dateien bleiben erhalten. Das Konto kann ohne Verlust reaktiviert werden.
Die Deaktivierung ist also ein sicherer Zwischenschritt. Sie lässt Zeit zu prüfen, dass nichts fehlt.
Nach dem Ausscheiden
Wenn im Bereich eines deaktivierten Kontos noch Dateien liegen, kann serverseitig eine vollständige Übertragung an einen Kollegen erfolgen. Beantragen Sie sie beim Klytic-Support und geben Sie das Ursprungskonto und das übernehmende Konto an.
Erst danach löscht der Administrator das Konto. Achtung: Die Löschung entfernt sofort alle Dateien des persönlichen Bereichs, auch die, die die Person geteilt hat. Sie lässt sich nur wenige Sekunden lang rückgängig machen.
Nach der Löschung etwas vergessen? Die Klytic-Sicherungen ermöglichen eine beim Support beantragte Wiederherstellung aus den Sicherungen der letzten 30 Tage. Für ein beim Ausscheiden zu früh gelöschtes Konto ist diese Wiederherstellung inklusive, im Rahmen von 3 Anfragen pro Monat. Dieses Sicherheitsnetz ist keine Archivierung der Ordner des Mitarbeiters: Was nach 30 Tagen nicht zurückgeholt wurde, ist verloren.
Beispiel: Ausscheiden einer Vertriebsmitarbeiterin
Eine Vertriebsmitarbeiterin verlässt das Unternehmen zum Monatsende. Zwei Wochen vorher hilft ihr Vorgesetzter ihr, die laufenden Angebote in den Teamordner „Vertrieb“ zu verschieben. Sie überträgt ihrem Nachfolger einen persönlichen Ordner, den sie mit zwei Kollegen geteilt hat. Ihre Links zu drei Kunden werden vom Nachfolger mit einem neuen Passwort neu erstellt. Am letzten Tag deaktiviert der Administrator ihr Konto. Einen Monat später wird das Konto nach Prüfung gelöscht.
Was diese Seite nicht abdeckt
- Das Postfach der Person wird gesondert behandelt: Postfach eines ausscheidenden Mitarbeiters.
- Wie lange bestimmte Personal- oder Geschäftsdokumente aufzubewahren sind, ist Sache einer Archivierungsrichtlinie: siehe den Leitfaden Wichtige Dokumente aufbewahren.
- Eine bereits auf einen privaten Computer heruntergeladene Kopie kann Klytic Docs nicht zurückholen. Das ist eine Frage interner Regeln und der Geräteverwaltung.
Häufige Fragen
Muss das Konto sofort gelöscht werden?
Nein. Deaktivieren Sie es zuerst: Der Zugriff ist gesperrt, und nichts geht verloren. Löschen Sie es, wenn Sie geprüft haben, dass keine nützliche Datei mehr vorhanden ist.
Wie vermeide ich diesen Aufwand beim nächsten Ausscheiden?
Indem Sie in Teamordnern statt in persönlichen Bereichen arbeiten. Siehe Regeln, wer welche Dokumente sieht.
Ein Kunde nutzte einen vom Mitarbeiter erstellten Link. Was tun?
Erstellen Sie den Link von einem verbleibenden Konto aus neu, mit Passwort und Ablaufdatum. Siehe Freigabelinks, Partner und Uploads.
Und sein Postfach?
Das wird in Klytic Mail behandelt: Postfach eines ausscheidenden Mitarbeiters.
