Domů›Příručky›Dokumenty a správa dokumentů (DMS)
Dokumenty a správa dokumentů (DMS) · Pochopit
Je to možné za podmínky, že model běží tam, kde už dokumenty jsou, nebo u provozovatele, jehož roli znáte, a že výňatky ani dotazy neslouží k ničemu jinému. Otázkou není výkon modelu, ale odchod dat. A AI nenahrazuje strukturu složek, práva ani dobu uchování.
Když pošlete soubor online asistentovi nebo připojíte nástroj AI k úložišti dokumentů, odchází víc než jen text dokumentu:
K tomu se přidává otázka práva, které se na dodavatele vztahuje; věnuje se jí průvodce ochrana firmy před CLOUD Act.
CNIL při nasazení generativní AI doporučuje zvolit bezpečný způsob nasazení, například upřednostnit lokální, zabezpečené a specializované systémy. Není-li to možné, požaduje určit, do jaké míry může dodavatel poskytnutá data znovu použít, a tomu přizpůsobit používání. Konkrétně jde o šest otázek:
CNIL také doporučuje vymezit používání seznamem toho, co je povoleno a co zakázáno, například neposkytovat systému osobní údaje, pokud to není předpokládáno.
Při správném vymezení může AI navrhovat štítky, vytáhnout datum, částku nebo název dodavatele nebo odpovědět na vyhledávání formulované běžným jazykem. Jsou to návrhy. Občas se mýlí, a málokdy viditelně.
Nezbavuje vás tří rozhodnutí:
U dokumentů, které firmu zavazují, schvaluje člověk. To je úkol schvalovacího postupu, ne modelu.
Provoz modelu u dodavatele systému správy dokumentů zabrání odeslání dokumentů třetí straně. Neznamená to však, že nikdo nemá přístup. Aby model dokument přečetl, musí ho vidět nešifrovaný. Provozovatel, který model provozuje, má tedy k obsahu technický přístup, stejně jako když obnovuje zálohu nebo zasahuje v rámci podpory.
Šifrování tento kompromis zviditelňuje. Dokument šifrovaný u zdroje klíčem odvozeným z účtu uživatele je pro provozovatele nečitelný. Nečitelný je ale i pro model, který běží na serveru. Podle způsobu šifrování složky získáte důvěrnost, nebo zpracování na straně serveru, zřídka obojí. Otázku držení klíčů rozvíjí průvodce co je suverénní cloud?
Hypotetický případ. Kancelář s patnácti zaměstnanci chce najít všechny smlouvy, které obsahují konkurenční doložku. Má tři možnosti.
Veřejně dostupný online asistent. Smlouvy se do něj nahrají. Obsah, jména klientů i dotaz opouštějí firmu. Jejich uchování a opětovné použití závisí na podmínkách služby.
Model na serveru firmy. Indexuje jen složku „Smlouvy“ s právy této složky. Záznamy jsou omezené a čte je administrátor. Obsah neopouští infrastrukturu, ale server je třeba provozovat a aktualizovat.
Bez AI. Štítek „konkurenční doložka“ se přidá při uložení, v rámci schvalovacího postupu. Vyhledávání podle štítku najde smlouvy během několika sekund. Pro opakovanou a jasně vymezenou potřebu to často stačí.
Správná volba závisí na tom, jak často se otázka klade, a na citlivosti dokumentů, ne na přitažlivosti nástroje.
Videokonference může vytvořit přepis a shrnutí. Je to zpracování schůzky, ne třídění souborů. Shrnutí se stává dokumentem jako každý jiný: ukládá se, sdílí a uchovává podle stejných pravidel. Ze systému správy dokumentů nedělá „inteligentní“ systém.
Jen po přečtení jeho podmínek: uchovávání dotazů, opětovné použití dat, rozhodné právo. CNIL doporučuje jeho používání vymezit.
Ne. Zabrání odchodu dat, ale je stále třeba vyřešit práva k indexu, záznamy a odstraňování.
Ne. Vycházejí z předpisů a z vaší politiky. Viz uchovávání a archivace dokumentů.
Téma má vlastního průvodce: AI a důvěrnost filtrování.
Ano, prostřednictvím rozšíření, které přidáte do své instance. Než ho aktivujete, ověřte pomocí otázek z tohoto průvodce, kde model běží a co uchovává.
Pomocí týmových složek, štítků a schvalovacího postupu. Viz vyhledat, označit štítkem a nechat dokument obíhat.
Klytic Docs ve výchozím stavu AI neobsahuje: třídění stojí na týmových složkách, štítcích, schvalovacích postupech a vyhledávání. Pokud si to přejete, můžete do své instance, jejímž jste administrátorem, přidat rozšíření s AI. Otázky z tohoto průvodce se pak vztahují na toto rozšíření: kde model běží, kdo ho provozuje, co se uchovává a co opouští instanci.
Videokonference, která je součástí Klytic Docs, umožňuje nahrávání, přepis, překlad a shrnutí schůzek v instanci zákazníka. Je to služba pro schůzky, ne inteligentní systém správy dokumentů. Je poskytována pro omezený počet uživatelů; podpora velkého počtu uživatelů ve videokonferenci je předmětem zvláštní cenové nabídky.
U dokumentů šifrovaných u zdroje se klíč generuje z účtu zákazníka: Klytic nemůže jejich obsah číst. Data, která musí služba zpracovávat, jsou v klidu šifrována klíči spravovanými Klyticem. Na straně Klyticu jsou technické přístupy jmenné a zaznamenávané.
U e-mailů používá Klytic MTA model provozovaný Klyticem nebo v instanci zákazníka, nikoli veřejně dostupnou službou, a to jen k posouzení zpráv s nejednoznačným skóre. Podrobnosti najdete v průvodci o filtrování.
Hosting je možný v jakékoli geografické oblasti odpovídající platné jurisdikci, s výhradou dostupnosti služeb, zejména v Evropě nebo na Mauriciu, nebo na serverech zákazníka. Klytic není nabídka s kvalifikací SecNumCloud.
Tato stránka popisuje obecný rámec. Nenahrazuje rozbor podmínek konkrétní služby AI.
Konzultováno v říjnu 2026.
Šifrování, práva, třídění: podívejme se, co se hodí pro vaše složky.
Uvítací nabídka
Zkušební nabídka bez závazků. Náš poradce vám zavolá, aby poznal vaše potřeby a připravil vaše prostředí Klytic.
