Какво получавате
- Нито едно съобщение от клиент не се губи след напускането.
- Напускащият вече няма достъп нито от браузър, нито от телефона си.
- Наследникът чете и отговаря с собствения си акаунт, по проследим начин.
- Общите адреси са актуални.
Кой какво прави
- Ръководителят на човека решава съдбата на кутията и определя наследника.
- Администраторът на вашия акаунт в Klytic Mail прави настройките в административната конзола.
- Поддръжката на Klytic се намесва при възстановяване от резервните копия (включено при умишлено изтриване при напускане на служител или кутия, изтрита твърде рано, в рамките на 3 заявки на месец; платено след случайно изтриване), за законовото архивиране, ако е заявено, и при всеки въпрос за устройство.
1. Решете преди затварянето
В деня на напускане има три възможности. Те се решават преди това, а не след това.
| Възможност | Кога | Резултат |
|---|
| Кутията остава отворена | Клиенти или доставчици все още пишат на този адрес | Кутията продължава да получава; наследникът я чете чрез делегиране |
| Затваряне с автоматичен отговор или препращане | Потокът е слаб, историята е пренесена другаде | Кореспондентите получават отговор с новия контакт или съобщенията им се препращат |
| Адресът става псевдоним | Адресът трябва да остане, но не и кутията | Съобщенията пристигат директно при наследника, след като историята е запазена или архивирана |
И в трите случая историята е отделен въпрос: тя трябва да бъде запазена, предадена или архивирана преди всяко изтриване на кутията.
2. Прекъснете достъпа на човека
- Паролата. Администраторът я сменя или блокира влизането в акаунта. Блокирането пречи на човека да влиза, като в същото време кутията продължава да получава поща.
- Устройствата. Синхронизираните телефони и таблети фигурират в списъка с устройства на акаунта. Администраторът може дистанционно да изтрие данните от пощата на изгубено или върнато устройство. В зависимост от модела и версията изтриването може да обхване цялото устройство: при личен телефон по-скоро премахнете устройството от синхронизацията и поискайте съвет от поддръжката, преди да изтривате. Устройство, настроено с IMAP, без синхронизация през Exchange ActiveSync, не може да бъде изтрито по този начин: смяната на паролата го прекъсва.
- Правата, които човекът е имал другаде. Ако човекът е имал достъп до споделена кутия, до календара на ръководител или до споделени папки, отнемете тези права. Те се забравят по-често от самата кутия.
3. Дайте достъп на наследника
Не предавайте паролата на напусналия служител. Администраторът дава на наследника право върху кутията с собствения му акаунт: преглед или управление на съдържанието, а при нужда и изпращане „от името на“ или „като“ този адрес. Наследникът вижда кутията в своя уебмейл, до собствената си. Всеки отговор остава свързан с конкретен човек.
Ако няколко души поемат портфейла, превърнете кутията в споделена и разпределете правата. Настройката е описана в Споделени кутии, псевдоними и няколко дружества.
Пример. Търговска представителка напуска предприятие с 30 души (хипотетичен случай). В същия ден администраторът блокира влизането ѝ и изтрива данните от пощата на служебния ѝ телефон. Той дава на наследника ѝ право да управлява кутията и да изпраща от името на този адрес, задава автоматичен отговор с новия контакт и премахва бившата служителка от списъка equipe-commerciale@. Три месеца по-късно потокът е спрял: адресът става псевдоним на кутията на наследника.
4. Прегледайте псевдонимите и списъците
- Премахнете човека от списъците за разпространение, чийто член е бил.
- Ако псевдоними са пристигали в неговата кутия, например devis@, пренасочете ги към кутията на наследника.
- Проверете приложенията, които са изпращали сигнали или документи на неговия адрес.
5. Дългосрочно съхранение на кутията
Резервните копия на Klytic позволяват връщане назад в рамките на последните 30 дни. Те не служат за съхранение на кутия в продължение на години. Ако кутията трябва да се пази заради задължение или риск от спор, предвидете архивиране, докато акаунтът е все още под контрол: вижте Архивиране на съобщения в Klytic Mail. Съобщенията, обозначени като лични, се подчиняват на собствени правила: поискайте от вашия юрист да потвърди вашата практика.
Често задавани въпроси
Получава ли кутията поща, когато влизането е блокирано?
Да. Блокирането на влизането пречи на човека да влезе; кутията продължава да получава, а наследникът я чете чрез делегиране.
Служителят е изтрил съобщения преди да напусне. Могат ли да се възстановят?
Да, в рамките на 30 дни. Първо потърсете в папката „Контейнер“ на кутията, безплатно. Ако ги няма там, поддръжката възстановява от резервните копия: това е включено, в рамките на 3 заявки на месец. Вижте Възстановяване на съобщение или пощенска кутия.
Колко дълго да остане кутията отворена?
Докато кореспондентите сменят адреса. След това е достатъчен псевдоним или автоматичен отговор, а историята е въпрос на архивирането.
А ако адресът принадлежи на споделена кутия?
Достатъчно е да отнемете правата на човека. Вижте Споделени кутии и псевдоними.
