Vad ni får
Tre möjligheter, från den snabbaste till den bredaste:
| Situation | Åtgärd | Vem agerar |
|---|
| En olycklig ändring i en fil | Versionshistorik | Ni själva, i ert utrymme |
| En raderad fil eller mapp | Papperskorg | Ni själva, i ert utrymme |
| Tömd papperskorg, en hel mapp skadad, större incident | Klytics säkerhetskopior, 30 dagar | Klytics support, på begäran |
De två första möjligheterna är omedelbara och kostnadsfria. Den tredje ingår eller debiteras beroende på orsak: se nedan.
Återställa en äldre version
- Öppna detaljpanelen för den aktuella filen i webbläsaren.
- Visa filens versionshistorik. Varje version är daterad.
- För att kontrollera innehållet innan ni väljer, ladda ner versionen och öppna den.
- Återställ den version ni vill ha. Den blir den aktuella versionen igen. Den version ni ersätter går inte förlorad: den hamnar i historiken, och ni kan gå tillbaka till den.
Ni kan också namnge en viktig version, till exempel ”signerad version” eller ”skickad till kund”. En namngiven version undantas från den automatiska rensning som beskrivs nedan.
Hur många versioner som sparas
Klytic Docs sparar inte alla versioner för alltid. Ju äldre en version är, desto glesare blir historiken:
- under den första timmen, ungefär en version per minut;
- under det första dygnet, en version per timme;
- upp till 30 dagar, en version per dag;
- därefter, en version per vecka.
Sparningar som görs tätt inpå varandra slås ihop: en ny version skapas bara om några minuter har gått sedan den föregående. Versioner tar utrymme. När de överskrider den andel av användarens lediga utrymme som är avsatt för dem raderas de äldsta först. Om ni har särskilda krav på hur länge versioner sparas, tala med Klytics support.
Hämta en raderad fil
En raderad fil eller mapp hamnar först i papperskorgen. Från vyn med raderade filer kan ni återställa den, ladda ner den eller radera den permanent. När den återställs hamnar den på sin ursprungliga plats, med sin versionshistorik.
- Objekt i papperskorgen sparas som standard i minst 30 dagar. Därefter kan de raderas permanent om utrymmet tar slut.
- I en delad mapp hamnar ett objekt som en kollega raderat i ägarens papperskorg. Om ni inte ser det i er egen, fråga mappens ägare.
- I en teammapp kan raderade objekt återställas av de medlemmar som har åtkomst till mappen.
Bortom papperskorgen: Klytics säkerhetskopiering
Historiken och papperskorgen finns i tjänsten. De täcker inte en tömd papperskorg, en hel mapp som skrivits över eller en incident som påverkar instansen. För sådana fall säkerhetskopieras Klytic Docs varje timme. Säkerhetskopiorna är krypterade, replikerade på flera platser, oföränderliga och sparas i 30 dagar.
Om en återställning ingår beror på orsaken:
- fel i Klytics tjänst: ingår;
- avsiktlig radering av en anställd, som till exempel raderar sina filer när hen slutar, eller ett konto som en administratör raderat för tidigt i samband med en avgång: ingår, med högst 3 begäranden per månad;
- angrepp trots korrekt skyddade datorer (uppdateringar installerade, antivirus aktivt): ingår;
- oavsiktlig radering, felgrepp eller otillräckligt skyddade datorer: avgiftsbelagt supportärende.
En fil som raderats eller en mapp som skrivits över av misstag räknas som ett felgrepp. Kontrollera därför först versionshistoriken och papperskorgen.
För att begära en återställning, kontakta Klytics support och ange:
- den berörda mappen eller filen, med sökväg;
- ungefärligt datum och klockslag då den fortfarande var korrekt;
- om återställningen ska ersätta det befintliga eller läggas bredvid.
Varför versionshistoriken inte ersätter en säkerhetskopia: guiden Versionshantering, replikering och säkerhetskopiering av dokument förklarar det i detalj.
Samtidig redigering och lokala kopior
När flera personer redigerar ett dokument i webbläsaren följer historiken den gemensamma filen. Sparningar under sessionen visas där som versioner.
En kopia som laddats ner och ändrats på en dator ingår inte i historiken förrän den läggs tillbaka i Klytic Docs. Med synkroniseringsklienten skapar däremot varje uppladdning från datorn en ny version på servern. Se Synkronisera Klytic Docs på era enheter.
Beroende på mappens krypteringsläge kan historiken och förhandsvisningen av versioner erbjudas på ett annat sätt. Om ni är osäkra när det gäller en end-to-end-krypterad mapp, fråga supporten innan ni behöver det.
Exempel
En tisdag kl. 16 klistrar en medarbetare av misstag in en gammal pristabell i den gemensamma prislistan. Hen öppnar historiken, laddar ner versionen från kl. 11 för att kontrollera och återställer den sedan. Den felaktiga versionen finns kvar i historiken. På fredagen raderas samma prislista av misstag: den ansvariga återställer den från teammappens papperskorg. Supporten behövde aldrig ingripa, och inget debiterades.
Vanliga frågor
Är synkroniseringen på min dator en säkerhetskopia?
Nej: en radering på datorn slår igenom i tjänsten. Se Synkronisera Klytic Docs på era enheter.
Kan jag hämta en fil som raderades för två månader sedan?
Bara om den fortfarande finns i papperskorgen. Klytics säkerhetskopior täcker de senaste 30 dagarna. För långtidsbevarande, se Bevara och arkivera dokument.
Vad gör jag om alla filer i en mapp har krypterats av ett virus?
Kontakta Klytics support omedelbart. Om era datorer var korrekt skyddade ingår återställningen: ni är offer för angreppet. Om de inte var tillräckligt skyddade, till exempel på grund av uteblivna uppdateringar eller saknat antivirusprogram, hanteras den som ett avgiftsbelagt supportärende. Tillvägagångssättet beskrivs i Skydda ett dokumenthanteringssystem mot ransomware och återställa det.
Vem ändrade filen?
Mappens aktivitetslogg visar det. Se Styr vem som ser vilka dokument.
