Vad ni får
| Enhet | Verktyg | Användning |
|---|
| PC eller Mac | Synkroniseringsklient | De valda mapparna visas som en mapp på datorn, uppdaterade och användbara offline |
| iPhone eller Android | Mobilapp | Visa, ladda upp ett dokument eller ett foto, behålla vissa filer offline |
| Valfri dator | Webbläsare | Hela utrymmet, samtidig redigering, delning, versioner, utan att installera något |
För andra operativsystem, fråga Klytics support vad som stöds i er instans.
Installera och ansluta en dator
- Installera den synkroniseringsklient som er administratör eller Klytics support anger.
- Ange adressen till er Klytic Docs-instans.
- Logga in. Inloggningen öppnas i webbläsaren. Om tvåfaktorsautentisering är aktiverad bekräftar ni den där.
- Välj den lokala mappen och vilka mappar som ska synkroniseras.
En dator eller telefon kan också kopplas med ett eget lösenord för just den enheten, som skapas i era säkerhetsinställningar. Det gäller bara den enheten, och ni kan återkalla det separat utan att byta ert huvudlösenord.
Välj vad som synkroniseras
Ni behöver inte kopiera allt till datorn. Markera de mappar ni använder dagligen och låt resten ligga kvar i tjänsten: de är fortfarande tillgängliga i webbläsaren. Det är också en fråga om diskutrymme och säkerhet. Ju färre kopior en dator har, desto mindre spär det roll om den försvinner.
Offline arbetar ni med de lokala kopiorna. När nätverket är tillbaka skickar klienten era ändringar och hämtar andras. Varje uppladdning skapar en ny version på servern: se Hitta en tidigare version av ett dokument.
På telefonen
Mobilappen ger åtkomst till ert utrymme och till teammapparna. Den kopierar inte allt till telefonen: ni markerar de filer eller mappar som ska finnas offline. Den används också för att ladda upp ett dokument ute i fält, till exempel ett foto av en leverantörsfaktura eller en följesedel.
Kopieringskonflikt: behåll rätt version
En konflikt uppstår när samma fil har ändrats på två ställen innan synkroniseringen hunnit ske, typiskt av två personer som arbetar offline. Klienten väljer inte åt er och slänger ingenting. Den behåller båda: bredvid originalfilen visas en kopia som är markerad som konflikt, med datum.
- Öppna båda filerna.
- För in det som saknas i originalfilen.
- Radera konfliktkopian när innehållet har förts över.
För ett dokument som flera personer ofta ändrar är samtidig redigering i webbläsaren det bästa förebyggandet: alla arbetar i samma fil, samtidigt. Den tillhandahålls för ett begränsat antal användare; stöd för ett stort antal användare i onlineredigering kräver en särskild offert.
Synkronisering är ingen säkerhetskopiering
Synkroniseringen kopierar även raderingar och fel. En fil som raderas på datorn raderas i tjänsten och hamnar i papperskorgen. En infekterad dator kan skicka skadade filer. Det första man tar till är versionshistoriken och papperskorgen, utan kostnad och som ni själva hanterar, och därefter Klytics säkerhetskopior för de senaste 30 dagarna, via supporten. Återställningen ingår eller debiteras beroende på orsak. Efter en infekterad dator ingår den om datorn var korrekt skyddad, och hanteras som ett avgiftsbelagt supportärende om den inte var tillräckligt skyddad, till exempel på grund av uteblivna uppdateringar eller saknat antivirusprogram. Guiden Versionshantering, replikering och säkerhetskopiering av dokument förklarar skillnaden.
Förlorad eller stulen enhet
- Öppna era säkerhetsinställningar i webbläsaren: där finns listan över webbläsare och enheter som är anslutna till ert konto. Återkalla åtkomsten för den förlorade enheten. Den kan då inte längre synkronisera.
- Byt lösenord om enheten inte var låst.
- Meddela er administratör och Klytics support. Om ni inte längre kan logga in kan administratören inaktivera kontot under tiden ni reder ut läget.
Att återkalla åtkomsten förhindrar framtida utbyte. Filer som redan kopierats till enheten finns kvar där: skärmlås och diskkryptering på datorn eller telefonen är fortfarande ert första skydd.
Känsliga mappar: stanna i webbläsaren
En mycket känslig mapp (löner, tvister, hälsodata) kan undantas från lokal synkronisering. Den öppnas då bara i webbläsaren, utan kopior på datorerna. Det är en enkel regel att ge teamen, och den kompletterar mappens behörigheter. Behörigheterna beskrivs i Styr vem som ser vilka dokument, länkar till externa i Delningslänkar, partner och nedladdningar.
Beroende på mappens krypteringsläge kan åtkomsten från vissa enheter eller från webbläsaren skilja sig åt. Kontrollera det med supporten innan ni krypterar en mapp som används i mobilt arbete.
