Vad ni får
Ni ger åtkomst till en fil eller mapp utan att skicka den som bilaga. Dokumentet ligger kvar på sin plats, i er instans. Ni vet vem som har åtkomst, ni kan minska behörigheterna eller stänga av åtkomsten när som helst, och mottagaren ser alltid den senaste versionen.
Dela internt
I delningspanelen för en fil eller mapp väljer ni en kollega eller en grupp i er organisation. Ni anger behörigheterna: läsa, ändra, dela vidare. Objektet visas i mottagarens utrymme.
För en hel avdelning är det bättre med en teammapp som är öppen för en grupp än en rad individuella delningar. Inställningen av grupper förklaras i Styr vem som ser vilka dokument.
Skicka en länk externt
En delningslänk ger åtkomst till en fil eller mapp för en person som inte har något konto i er instans. Adressen innehåller en slumpmässig identifierare som är omöjlig att gissa. För varje länk ställer ni in:
- behörigheterna: endast läsning, eller uppladdning och ändring. För en mapp gör ett läge för enbart uppladdning det också möjligt att ta emot filer utan att visa vad mappen redan innehåller;
- ett lösenord, som ska lämnas via en annan kanal än länken, till exempel per telefon;
- ett slutdatum, därefter slutar länken automatiskt att fungera;
- ett meddelande till mottagaren, vid behov.
Ni kan skapa flera länkar till samma mapp, med olika behörigheter, och ta bort var och en separat. Från Klytic Mail skickar ni hellre länken än en tung bilaga: mottagaren ser den aktuella versionen.
Undvik oavsiktlig delning
De flesta läckor beror på en länk till fel mapp, eller en länk som är öppen utan tidsgräns. En administratör för er instans kan införa regler för alla:
- kräva lösenord på alla externa länkar;
- sätta ett standardslutdatum och en maximal giltighetstid som användaren inte kan överskrida;
- tillåta eller förbjuda vidaredelning av ett mottaget objekt;
- begränsa interna delningar till medlemmarna i personens grupper;
- hindra medlemmar i vissa grupper från att skapa delningar, men låta dem ta emot delningar.
För användaren räcker två vanor. Dela den undermapp som behövs, aldrig den överordnade mappen av bekvämlighet. Och kontrollera i delningspanelen vem som redan har åtkomst, även via en överordnad mapp, innan ni lägger dit ett känsligt dokument.
Arbeta med en partner
Rätt verktyg beror på hur länge och åt vilket håll utbytet sker.
| Situation | Åtgärd |
|---|
| Enstaka utskick av ett dokument | Länk med endast läsrätt, lösenord, kort slutdatum |
| Ta emot underlag från en kund | Länk för enbart uppladdning till en dedikerad mapp |
| Regelbundet utbyte i båda riktningar | Mapp dedikerad till partnern, länk med ändringsrätt, lösenord, slutdatum som ses över vid varje förfallodag |
| Långvarigt samarbete | Konto som administratören skapar i er instans, placerat i en grupp som bara ser den gemensamma mappen |
Partnermappen placeras utanför er känsliga mappstruktur. På så sätt kan en för bred länk inte exponera något annat. När det gäller konton för externa personer, stäm av med Klytic hur det påverkar dimensioneringen av ert abonnemang.
Vid möten ansluter externa gäster till videokonferensen i Klytic Docs via en enkel länk, utan konto. Den åtkomsten till mötet öppnar inte era mappar: ett dokument som visas under samtalet delas separat, via en länk.
Videokonferensen tillhandahålls för ett begränsat antal användare. Stöd för ett stort antal användare i videokonferens kräver en särskild offert.
Känsliga dokument och nedladdningar
Ett dokument som visas på en skärm kan alltid kopieras eller fotograferas. Kontrollen bygger därför på flera kombinerade åtgärder:
- ge läsrätt utan ändringsrätt;
- dölja nedladdningsknappen på en länk. Det gör det svårare att hämta filen, inte omöjligt;
- sätta ett kort slutdatum och ta bort länken så fort den inte längre behövs;
- följa mappens aktivitet i loggen;
- inte synkronisera en känslig mapp till en extern eller delad dator;
- för det som aldrig får lämna företaget: skapa ingen länk och utesluta den berörda gruppen från att skapa delningar.
Kommunikationen med er instans är krypterad. Beroende på mappens krypteringsläge kan de delningsalternativ som erbjuds dock skilja sig åt: kontrollera dem innan ni krypterar en mapp som är avsedd för externa personer.
Exempel: en mapp ”Kunder” och en mapp ”Lön”
Ett tjänsteföretag öppnar två teammappar.
- Kunder: varje kund har sin undermapp. Projektledarna skapar länkar där som är lösenordsskyddade och giltiga i högst trettio dagar, vilket administratören kräver.
- Lön: öppen endast för gruppen Lön, med ändringsrätt, utan rätt att dela vidare. Gruppen är utesluten från att skapa delningar. Lönebesked skickas aldrig via länk.
Begränsningar
- Att ta bort en länk stänger av åtkomsten, men raderar inte en kopia som mottagaren redan har laddat ner.
- En länk som vidarebefordras till en tredje part kan användas av den tredje parten om den saknar lösenord. Därför lönar det sig att göra lösenord obligatoriskt.
- Valet att integrera Klytic Docs med företagets andra verktyg tas upp i guiden Koppla ett dokumenthanteringssystem till ERP, CRM och e-post.
