Kaj dobite
Vsak sodelavec vidi tri stvari: svoj osebni prostor, skupinske mape, odprte za njegove skupine, in elemente, ki mu jih je delil sodelavec. Ničesar drugega. Pravice se nastavijo po uporabniku, skupini in mapi, v instanci, namenjeni vašemu podjetju.
Prava nastavitev se strne v en stavek: ena skupinska mapa za vsak stalen obseg (oddelek, lokacija, družba), ena skupina za vsako skupino ljudi, posamezna deljenja pa le za občasne primere.
Dve ravni: račun in mapa
Račun odloča, kdo vstopi. Ustvari, deaktivira ali izbriše ga skrbnik vaše instance. Za okrepitev prijave je na voljo dvostopenjska avtentikacija.
Mapa odloča, kaj lahko oseba po vstopu počne. V večini primerov zadoščajo tri ravni:
| Pravica | Kaj omogoča | Primer |
|---|
| Branje | Odpiranje in ogled | Postopki kakovosti za vse zaposlene |
| Urejanje | Ustvarjanje, spreminjanje, brisanje datotek | Delovna mapa prodajnega oddelka |
| Nadaljnje deljenje | Dajanje dostopa drugim osebam | Vodja projekta, ki vključi sodelavce |
Pravica do nadaljnjega deljenja je najobčutljivejša: prav ta dokument odpelje iz predvidenega obsega. Dodelite jo samo tistim, ki jo potrebujejo.
Razmišljajte v skupinah, ne v imenih
Takoj ko ima ekipa več kot nekaj ljudi, pravice dodelite skupinam: »Računovodstvo«, »Delavnica Lyon«, »Uprava«. Skupino vzdržujete z enim ukrepom:
- prihod: oseba se doda v skupino in takoj vidi mape svojega oddelka;
- menjava delovnega mesta: zamenja skupino, dostopi ji sledijo;
- odhod iz ekipe: zapusti skupino, dostop izgine, ne da bi posegali v mape.
Pravice, dodeljene ime za imenom, se slej ko prej razidejo z dejansko organizacijo. Nihče več ne ve, zakaj nekdanji pripravnik še vedno vidi mapo s ponudbami.
Skupinska mapa: oddelek, lokacija, družba
Skupinska mapa pripada organizaciji, ne osebi. Skrbnik jo ustvari, ji poveže eno ali več skupin in vsaki določi raven pravic. Datoteke, naložene vanjo, ostanejo na mestu, ko avtor zamenja delovno mesto ali zapusti podjetje.
Za bolj občutljivo vsebino znotraj oddelka, na primer plače v kadrovski službi, je najpreprostejša ločena skupinska mapa, odprta ožji skupini. Podrobnejše pravice na podmapi je mogoče nastaviti tudi, kadar je ta nastavitev vklopljena na vaši instanci: zahtevajte jo pri podpori Klytic.
Družba ali hčerinska družba: v isti instanci je vzvod enak, skupina in skupinske mape za vsako družbo. Če morajo biti družbe ločene tako, da noben skupni skrbnik ne vidi druge, gre za drugo arhitekturo, opisano v Več družb v Klytic Docs. Tam je obravnavan tudi primer osebe, ki dela za dve hčerinski družbi.
Kdo upravlja kaj
- Skrbnik vaše instance, oseba iz vaše organizacije: ustvarja račune in skupine, odpira skupinske mape, določa pravila deljenja za vse.
- Skrbnik skupine, če pooblastite: upravlja račune svoje skupine (ustvarjanje, geslo, kvota), brez dostopa do splošnih nastavitev. Uporabno za lokacijo ali hčerinsko družbo, ki sama ureja prihode.
- Vsak uporabnik: deli svoje datoteke v mejah, ki jih določi skrbnik.
- Podpora Klytic: pomaga vam vzpostaviti to organizacijo, skrbi za vzdrževanje in obnove, vključene ali zaračunane glede na vzrok (glejte Obnova različice dokumenta). Tehniki Klytic posegajo samo za potrebe storitve in sledljivo. Ne odločajo namesto vas, kdo vidi kaj.
Preverite, kdo ima dostop do datoteke
Podokno s podrobnostmi datoteke ali mape pokaže, s kom je deljena. Navede tudi osebe, ki imajo dostop, ker jim je bila deljena nadrejena mapa. Ta podatek vidijo lastnik in osebe s pravico do nadaljnjega deljenja. To je prvo preverjanje, preden v obstoječo mapo naložite občutljiv dokument.
Pregled dostopov: dnevnik
Klytic Docs vodi dnevnik dostopov in dejavnosti v mapah: ustvarjanja, spremembe, izbrisi, deljenja. Z njim lahko odgovorite na vprašanja, kot sta »kdo je delil to mapo?« ali »kdo je izbrisal to datoteko in kdaj?«. Dnevnike dostopov in upravljanja je mogoče izvoziti tudi v vaša lastna orodja za nadzor.
Če potrebujete podrobnejšo sled, na primer zgolj ogled določene datoteke, s podporo Klytic preverite, kaj vaša instanca beleži, preden to postane notranje pravilo.
Primer: MSP s 40 zaposlenimi
| Skupinska mapa | Skupina z urejanjem | Skupina z branjem |
|---|
| Prodaja | Prodajalci | Uprava |
| Računovodstvo | Računovodstvo | Uprava |
| Kadri | Kadri | nobena |
| Postopki | Kakovost | Vsi zaposleni |
Nadaljnje deljenje je dodeljeno samo vodjem oddelkov. Novega prodajalca dodate v skupino »Prodajalci«: nič drugega ni treba storiti.
Pogosta vprašanja
Zaposleni zapušča podjetje: kaj storiti z njegovimi dostopi?
Odstranite ga iz skupin, prevzemite njegove osebne datoteke, nato deaktivirajte račun. Postopek je opisan v Dokumenti ob odhodu zaposlenega ali ekipe.
Ali lahko skupini preprečim deljenje navzven?
Da, skrbnik lahko določene skupine izključi iz ustvarjanja deljenj. Glejte Povezave za deljenje, partnerji in prenosi.
Ali morata imeti dve hčerinski družbi dve instanci?
Samo če noben skupni skrbnik ne sme videti druge družbe. Oba režima sta primerjana v Več družb v Klytic Docs.
Datoteka je bila pomotoma izbrisana: kdo jo lahko obnovi?
Uporabnik, iz koša, brezplačno. Če koš ne zadošča več, podpora Klytic obnovi iz varnostnih kopij zadnjih 30 dni. Pomoten izbris je napačno ravnanje: za to obnovo se odpre plačljiv zahtevek za podporo. Glejte Obnova različice dokumenta.
