Ce obțineți
Trei obiecte răspund nevoii de adrese colective. Văzute din exterior, seamănă între ele; nu se comportă însă la fel.
Alias: o altă adresă care ajunge într-o căsuță existentă. Listă de distribuție: o adresă care distribuie câte o copie mai multor căsuțe. Căsuță partajată: o căsuță comună, cu propria adresă, pe care mai multe persoane o deschid cu propriul cont, în funcție de drepturile acordate.
| Nevoie | Obiect | Exemplu |
|---|
| O singură persoană se ocupă de adresă | Alias | conducere@ care ajunge la administratoarea companiei |
| Fiecare trebuie să primească propria copie | Listă de distribuție | echipa-comerciala@ pentru a-i informa pe toți agenții comerciali |
| O echipă se ocupă de mesaje și fiecare trebuie să vadă ce s-a făcut | Căsuță partajată | contact@, facturi@, căsuța departamentului de contabilitate |
Regula practică: dacă există riscul ca două persoane să răspundă aceluiași client fără să știe, aveți nevoie de o căsuță partajată, nu de o listă. Într-o căsuță partajată, un mesaj citit, clasat sau tratat este astfel pentru toți.
Cine poate face acest lucru
- Administratorul contului dumneavoastră, în consola de administrare: crearea căsuțelor, aliasurilor și listelor, alegerea domeniilor, drepturile asupra căsuțelor partajate, cotele.
- Fiecare utilizator, în webmailul său: răspunsurile automate, filtrele și partajarea propriilor dosare și calendare cu colegii.
- Suportul Klytic: adăugarea unui domeniu, înregistrările SPF, DKIM și DMARC ale acestuia și solicitările care depășesc consola, precum o schimbare a modului de găzduire.
Un utilizator nu își creează singur aliasuri sau căsuțe, cu excepția unei delegări explicite decise de administrator. Această regulă evită apariția unor adrese pe care nu le monitorizează nimeni.
Configurarea unei căsuțe partajate
- Creați căsuța. Administratorul creează o căsuță cu adresa colectivă, de exemplu facturi@. Este o căsuță de sine stătătoare, cu propriul spațiu de stocare.
- Acordați drepturile, persoană cu persoană. Pentru fiecare colaborator, administratorul alege un nivel: doar consultare; gestionarea conținutului (citire, clasare, creare de dosare, ștergere); sau administrare, adică și gestionarea drepturilor celorlalți asupra acestei căsuțe. Rezervați acest ultim nivel responsabilului departamentului.
- Configurați trimiterea. Există două drepturi distincte. „Trimitere ca”: destinatarul vede doar adresa căsuței partajate. „Trimitere în numele”: vede căsuța și numele persoanei care a scris. Pentru facturi@, primul este în general preferabil; pentru o asistentă care scrie în numele unui asociat, al doilea este mai transparent.
- Verificați pe dispozitive. Persoanele autorizate găsesc căsuța partajată în webmailul lor, alături de propria căsuță. Afișarea poate diferi în Outlook și pe telefon: testați pe câte un dispozitiv de fiecare tip înainte de a o anunța întregii echipe.
Nu comunicați niciodată parola unei căsuțe partajate. Fiecare o deschide cu propriul cont: la plecarea unei persoane este suficientă retragerea unui drept, iar fiecare acțiune rămâne atribuită cuiva.
Mai multe domenii în aceeași consolă
Un grup care păstrează o administrare unică își poate reuni toate domeniile într-o singură consolă de administrare: grup.ro, marca-a.ro, filiala-b.com. Fiecare domeniu are propriile adrese și propriile înregistrări SPF, DKIM și DMARC.
O persoană care lucrează pentru două companii are două posibilități. Fie câte o căsuță în fiecare domeniu, dacă cele două activități trebuie să rămână separate. Fie o singură căsuță, cu un alias în celălalt domeniu, dacă trebuie să trateze totul în același loc. În al doilea caz, verificați că adresa aleasă pentru răspuns este cea a companiei potrivite.
Indicați-i Klytic, la punerea în funcțiune, dacă firmele trebuie să se vadă reciproc în agenda de adrese a companiei sau să rămână separate.
Separarea entităților
Există trei niveluri de separare, de la cel mai ușor la cel mai puternic.
- Domenii distincte pe aceeași platformă: adresele sunt separate, dar un singur administrator sau o singură echipă gestionează ansamblul.
- Drepturi de administrare limitate la un domeniu: platforma cunoaște acest principiu, care permite unui responsabil de filială să gestioneze căsuțele domeniului său fără a le vedea pe ale celorlalți. Implementarea sa se decide împreună cu Klytic, în funcție de modul dumneavoastră de găzduire; nu o considerați garantată înainte de o confirmare scrisă.
- O instanță sau un server dedicat pentru fiecare entitate: când administratorii nu trebuie să se vadă deloc sau când o companie poate fi vândută mâine, acesta este nivelul potrivit. Se implementează pe bază de ofertă de preț.
Raționamentul este același pentru documente: vedeți mai multe companii pe platformă.
Calendare, săli și agenda de adrese a companiei
Calendarele și agenda de adrese sunt obiecte partajate distincte de căsuțe. Klytic Mail include calendare personale și partajate, consultarea disponibilităților, rezervarea sălilor de ședințe și agenda globală de adrese a companiei. Accesul la o căsuță partajată nu oferă neapărat acces la calendarul acesteia: fiecare obiect are propriile drepturi. Pentru o asistentă care gestionează calendarul unui director, configurați-le pe amândouă.
Limitele serviciului
- Klytic nu promite o delegare „pe filială” dincolo de ceea ce a fost confirmat pentru contul dumneavoastră.
- Preluarea unei organizări existente (aliasuri, liste, căsuțe partajate dintr-un alt serviciu de e-mail) face parte dintr-o migrare, realizată pe bază de ofertă de preț.
- Funcțiile pe care trebuie să le cereți în general unui serviciu de e-mail sunt descrise în ghidul ce trebuie să facă un serviciu de e-mail profesional.
Întrebări frecvente
Poate un utilizator să își creeze singur un alias?
Nu, administratorul contului îl creează în consolă. În schimb, utilizatorul își poate partaja propriile dosare și calendare.
Ce se întâmplă cu adresa unui angajat care pleacă?
Poate rămâne activă, poate deveni un alias sau poate fi închisă cu un răspuns automat. Vedeți căsuța unui angajat care pleacă.
Pot fi izolate complet două filiale?
Da, cu o instanță sau un server dedicat pentru fiecare entitate. Modurile sunt descrise pe pagina găzduire și suveranitate.
Un mesaj șters dintr-o căsuță partajată este pierdut?
Nu. Se recuperează mai întâi din dosarul elementelor șterse, fără costuri. Dincolo de acesta, suportul îl restaurează din backupurile ultimelor 30 de zile, printr-o intervenție inclusă sau facturată în funcție de cauză. Vedeți restaurarea unui mesaj sau a unei căsuțe de e-mail.
