Como ler esta lista
Cada linha descreve uma função e depois a avaria do dia a dia que evita. Se uma linha não corresponder a nenhuma situação que viva, não tem lugar no seu caderno de encargos. Se corresponder, peça ao fornecedor que a mostre numa caixa de teste, e não que a assinale numa brochura.
As funções realmente secundárias para uma PME estão agrupadas no fim. Não são inúteis: respondem a um risco específico, que nem todos têm.
1. A identidade: endereços que lhe pertencem
- Um domínio em seu nome. Os seus endereços terminam com o seu domínio, e esse domínio está registado em seu nome. Avaria evitada: um prestador que mantém o controlo do domínio mantém também o controlo do seu correio no dia em que quiser sair.
- Aliases. Outro endereço que chega a uma caixa existente: nome.apelido@ e iniciais@, ou o antigo endereço de um colaborador que mudou de nome. Avaria evitada: uma mensagem recusada porque o endereço escrito pelo cliente já não existe.
- Vários domínios. Um grupo com várias marcas ou empresas gere todos os seus domínios no mesmo sítio, cada um com os seus endereços. Avaria evitada: dois correios eletrónicos para administrar, dois procedimentos de saída, duas faturas.
2. A utilização: o que as equipas fazem todos os dias
- Caixas partilhadas com delegação. Uma caixa comum, contacto@ ou faturas@, lida por várias pessoas, com direitos distintos: ler, responder, gerir. Avaria evitada: a palavra-passe da caixa coletiva que circula entre os gabinetes e continua conhecida de quem já saiu.
- O envio em nome de outra pessoa. Uma assistente escreve «em nome de» um sócio, ou «como» a caixa do serviço. Avaria evitada: o cliente que recebe uma resposta assinada com um nome que não conhece.
- Listas de distribuição. Um endereço que distribui por várias caixas. Avaria evitada: uma mensagem dirigida à «equipa» que só chega a metade da equipa.
- Agendas e contactos sincronizados. Agendas partilhadas, disponibilidade dos colegas, salas de reunião, livro de endereços da empresa, no webmail, no Outlook e no telemóvel. O IMAP só transporta o correio; as agendas e os contactos passam por outros protocolos, como o Exchange ActiveSync. Avaria evitada: a reunião marcada no telemóvel que não aparece no Outlook.
- A resposta de ausência. Configurada pelo utilizador, e pelo administrador quando o utilizador já não o pode fazer. Avaria evitada: um cliente sem resposta durante três semanas de baixa médica.
- As ferramentas já existentes. Navegador, Outlook para Windows, Outlook para Mac, iPhone, Android. Faça a demonstração em cada um, separadamente. Avaria evitada: descobrir depois da mudança que a direção, equipada com Mac, deixou de ter as suas agendas.
3. A segurança básica
- SPF, DKIM e DMARC configurados para o seu domínio. Estes três registos indicam quem tem o direito de enviar em seu nome e permitem verificar que uma mensagem não foi alterada. Avaria evitada: as suas faturas classificadas como lixo eletrónico nos seus clientes. O seu funcionamento é explicado em SPF, DKIM e DMARC.
- A autenticação de dois fatores. Avaria evitada: uma palavra-passe roubada por phishing que basta para abrir a caixa e enviar IBAN falsos aos seus clientes.
- A encriptação das ligações. Webmail, aplicações e sincronização passam por ligações encriptadas. Avaria evitada: uma palavra-passe lida no Wi-Fi de um hotel.
- A eliminação remota dos dados de um dispositivo. Avaria evitada: um telemóvel perdido que guarda três anos de correio legível.
- Uma filtragem do correio recebido. Antispam e antivírus, no mínimo. A fraude do CEO e as ligações armadilhadas exigem um nível superior, que nem todos os planos incluem. O detalhe está na secção Segurança dos e-mails.
4. A recuperação após um erro
- A recuperação de uma mensagem apagada pelo utilizador. Uma pasta de recuperação, para além do lixo esvaziado. Avaria evitada: um ticket ao suporte por cada erro de manipulação.
- Uma cópia de segurança independente do servidor. Cópias fora da plataforma, que uma eliminação ou um ransomware não conseguem atingir. Avaria evitada: uma eliminação que se replica em todas as réplicas.
- Um restauro descrito. Quem o lança, até que data, para uma mensagem, uma pasta ou uma caixa. Avaria evitada: descobrir durante o incidente que a cópia de segurança existe, mas que ninguém sabe restaurá-la.
As diferenças entre lixo, cópia de segurança e contingência da plataforma são desenvolvidas em cópia de segurança, eliminação e continuidade.
5. A saída
Um correio eletrónico que não se pode abandonar só está controlado na aparência. Os protocolos normalizados são a melhor garantia. Por exemplo, o IMAP dá acesso às mensagens e às pastas no servidor, o CalDAV às agendas no formato iCalendar, o CardDAV aos contactos no formato vCard. Um serviço que os disponibiliza, ou que fornece uma exportação completa equivalente, permite levar o histórico para outro operador.
Peça também o prazo de exportação, o período de conservação após a rescisão e o procedimento de eliminação. Avaria evitada: um histórico de dez anos que já só existe em webmail num fornecedor que está a deixar.
O que é secundário para muitas PME
Estas funções respondem a um risco preciso. Adote-as se tiver esse risco, não porque constam de uma comparação.
| Função | Útil quando |
|---|
| Endereço IP dedicado | Envia muito, ou a sua reputação de envio não deve depender de outros clientes da plataforma. |
| Nome de anfitrião personalizado | Quer que os servidores, o webmail ou as configurações dos postos tenham o seu nome em vez do nome do prestador. |
| Arquivo legal | Uma obrigação, um litígio ou um cliente contratante impõe conservar as mensagens de forma duradoura, fora do alcance das eliminações. |
| Assinatura e encriptação S/MIME | Certas trocas têm de ser assinadas, ou permanecer ilegíveis para qualquer intermediário, incluindo o operador. |
| Videoconferência integrada | Ainda não tem uma ferramenta de reunião, ou quer que esteja no mesmo operador. |
O período de conservação em si não é uma função do correio eletrónico: é uma política. O guia conservar e arquivar os documentos apresenta o método.
Perguntas frequentes
Um correio eletrónico profissional deve incluir a agenda e os contactos?
Para uma equipa, sim. As reuniões, as salas e o livro de endereços da empresa vivem com o correio. Verifique a sua sincronização em cada tipo de dispositivo.
O IMAP é suficiente?
Para ler e organizar o correio, muitas vezes. Não para as agendas e os contactos partilhados. A diferença é detalhada no guia de escolha de um correio eletrónico europeu.
O arquivo legal é obrigatório?
Não existe uma regra única para todas as empresas. Torna-se necessário quando uma obrigação ou um risco de litígio impõe provar o que foi trocado. Ver arquivar as mensagens.
Como gerir os endereços coletivos?
Alias, lista ou caixa partilhada, consoante a necessidade. A escolha e a configuração no Klytic Mail estão descritas em caixas partilhadas, aliases e várias entidades.
Onde se posiciona a Klytic
O Klytic Mail existe em duas modalidades, Standard e Pro, que oferecem as mesmas funções: apenas muda o espaço de armazenamento, 5 GB ou 15 GB por caixa, expansível a pedido. As duas modalidades podem ser combinadas numa mesma organização.
| Bloco | Incluído em Standard e Pro | Opcional ou mediante orçamento |
|---|
| Identidade | Endereços no seu domínio, aliases, vários domínios numa consola de administração, nome de anfitrião personalizado | Endereço IP dedicado (opção) |
| Utilização | Webmail, listas de distribuição, pastas partilhadas, delegação, agendas e contactos, livro de endereços global, tarefas, respostas automáticas, chat; Exchange ActiveSync e EWS, Outlook para Windows | Conector Outlook para Mac, chat de vídeo e reuniões online (opções) |
| Segurança | Antispam e antivírus frontal, SPF, DKIM e DMARC, autenticação de dois fatores, eliminação remota dos dados de um dispositivo | S/MIME, certificado fornecido mediante orçamento (opção) |
| Recuperação | Pasta de itens eliminados, cópia de segurança encriptada de hora a hora, conservada durante 30 dias, restauro pelo suporte em caso de mau funcionamento do serviço, de eliminação intencional por um colaborador ou de caixa eliminada demasiado cedo aquando de uma saída (3 pedidos por mês), ou de ataque apesar de postos de trabalho protegidos | Arquivo legal (opção); restauro após uma eliminação acidental, um erro de manipulação ou com postos insuficientemente protegidos (ticket de assistência pago) |
| Infraestrutura | Alojamento na arquitetura partilhada da Klytic | Extensões e servidor dedicado (mediante orçamento) |
Para a saída, a Klytic baseia-se em normas abertas, entre as quais IMAP, CalDAV e CardDAV, e acompanha a recuperação dos dados antes de os eliminar a pedido. A migração a partir de outro correio eletrónico é realizada mediante orçamento; os conselhos para a preparar são gratuitos. Os preços constam da página Preços e o detalhe da oferta da página Klytic Mail.
O que a oferta não pretende: reproduzir todas as funções do Microsoft 365 ou do Google Workspace. A filtragem avançada contra a fraude do CEO cabe ao Klytic MTA, descrito na secção Segurança dos e-mails.
Esta página propõe uma lista de verificação geral. Não substitui um teste nas suas próprias caixas.
Fontes
Consultadas em outubro de 2026.
- Klytic, Correio eletrónico: funções incluídas, opções e elementos mediante orçamento das modalidades Standard e Pro. klytic.com
- Klytic, Perguntas frequentes: recuperação dos dados com base em normas abertas (IMAP, CalDAV, CardDAV). klytic.com
- RFC 9051, IMAP4rev2: protocolo que permite a um cliente aceder às mensagens e manipulá-las num servidor. ietf.org
- RFC 4791, CalDAV: acesso, gestão e partilha das agendas no formato iCalendar. ietf.org
- RFC 6352, CardDAV: acesso, gestão e partilha dos contactos no formato vCard. ietf.org
