Jak czytać tę listę
Każdy punkt opisuje funkcję, a następnie codzienną awarię, której ona zapobiega. Jeśli punkt nie odpowiada żadnej sytuacji, którą Państwo znają, nie ma dla niego miejsca w specyfikacji. Jeśli odpowiada, proszę poprosić dostawcę, aby pokazał go na skrzynce testowej, a nie zaznaczył w broszurze.
Funkcje naprawdę drugorzędne dla MŚP zebrano na końcu. Nie są bezużyteczne: odpowiadają na szczególne ryzyko, które nie dotyczy każdego.
1. Tożsamość: adresy, które należą do Państwa
- Domena zarejestrowana na Państwa. Adresy kończą się Państwa domeną, a domena jest zarejestrowana na Państwa. Awaria, której to zapobiega: usługodawca, który zachowuje kontrolę nad domeną, zachowuje też kontrolę nad Państwa pocztą w dniu, w którym chcą Państwo odejść.
- Aliasy. Inny adres, który trafia do istniejącej skrzynki: imie.nazwisko@ i inicjaly@ albo dawny adres pracownika, który zmienił nazwisko. Awaria, której to zapobiega: wiadomość odrzucona, ponieważ adres wpisany przez klienta już nie istnieje.
- Wiele domen. Grupa z kilkoma markami lub spółkami zarządza wszystkimi domenami w jednym miejscu, każdą z własnymi adresami. Awaria, której to zapobiega: dwa systemy pocztowe do administrowania, dwie procedury przy odejściu pracownika, dwie faktury.
2. Codzienna praca: co zespoły robią każdego dnia
- Skrzynki współdzielone z delegowaniem. Wspólna skrzynka, kontakt@ lub faktury@, czytana przez kilka osób, z odrębnymi uprawnieniami: odczyt, odpowiadanie, zarządzanie. Awaria, której to zapobiega: hasło do skrzynki zbiorczej krążące między biurami i nadal znane osobom, które odeszły.
- Wysyłanie w imieniu innej osoby. Asystentka pisze „w imieniu” wspólnika albo „jako” skrzynka działu. Awaria, której to zapobiega: klient, który otrzymuje odpowiedź podpisaną nazwiskiem, którego nie zna.
- Listy dystrybucyjne. Adres, który rozsyła wiadomości do kilku skrzynek. Awaria, której to zapobiega: wiadomość zaadresowana do „zespołu”, która dociera tylko do połowy zespołu.
- Synchronizowane kalendarze i kontakty. Kalendarze współdzielone, dostępność współpracowników, sale konferencyjne, książka adresowa firmy – w webmailu, w Outlooku i w telefonie. IMAP przenosi wyłącznie pocztę; kalendarze i kontakty korzystają z innych protokołów, takich jak Exchange ActiveSync. Awaria, której to zapobiega: spotkanie umówione w telefonie, które nie pojawia się w Outlooku.
- Automatyczna odpowiedź o nieobecności. Ustawiana przez użytkownika, a przez administratora, gdy użytkownik nie może już tego zrobić. Awaria, której to zapobiega: klient bez odpowiedzi przez trzy tygodnie zwolnienia lekarskiego.
- Narzędzia już używane. Przeglądarka, Outlook dla Windows, Outlook dla Mac, iPhone, Android. Proszę przeprowadzić demonstrację na każdym z nich osobno. Awaria, której to zapobiega: odkrycie po przełączeniu, że zarząd, pracujący na komputerach Mac, nie ma już swoich kalendarzy.
3. Podstawowe bezpieczeństwo
- SPF, DKIM i DMARC skonfigurowane dla Państwa domeny. Te trzy rekordy określają, kto ma prawo wysyłać wiadomości w Państwa imieniu, i pozwalają sprawdzić, czy wiadomość nie została zmieniona. Awaria, której to zapobiega: Państwa faktury trafiające do spamu u klientów. Ich działanie wyjaśniono w przewodniku SPF, DKIM i DMARC.
- Uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Awaria, której to zapobiega: hasło wykradzione przez phishing, które wystarcza, by otworzyć skrzynkę i wysłać klientom fałszywe numery rachunków bankowych.
- Szyfrowanie połączeń. Webmail, aplikacje i synchronizacja korzystają z szyfrowanych połączeń. Awaria, której to zapobiega: hasło odczytane w hotelowej sieci Wi-Fi.
- Zdalne czyszczenie urządzenia. Awaria, której to zapobiega: zgubiony telefon, na którym można nadal przeczytać trzy lata korespondencji.
- Filtrowanie poczty przychodzącej. Co najmniej antyspam i antywirus. Oszustwa „na prezesa” i złośliwe linki wymagają wyższego poziomu ochrony, którego nie obejmują wszystkie pakiety. Szczegóły znajdują się w dziale Bezpieczeństwo poczty e-mail.
4. Odtwarzanie po błędzie
- Odzyskiwanie wiadomości usuniętej przez użytkownika. Folder odzyskiwania, dostępny także po opróżnieniu kosza. Awaria, której to zapobiega: zgłoszenie do działu wsparcia przy każdej pomyłce.
- Kopia zapasowa niezależna od serwera. Kopie poza platformą, do których nie może dotrzeć usunięcie ani ransomware. Awaria, której to zapobiega: usunięcie, które powiela się na wszystkich replikach.
- Opisana procedura przywracania. Kto ją uruchamia, do jakiej daty wstecz, dla wiadomości, folderu lub skrzynki. Awaria, której to zapobiega: odkrycie w trakcie incydentu, że kopia zapasowa istnieje, ale nikt nie wie, jak z niej przywrócić dane.
Różnice między koszem, kopią zapasową i rezerwą platformy omówiono w przewodniku kopia zapasowa, usuwanie i ciągłość.
5. Wyjście
System pocztowy, z którego nie można odejść, jest pod kontrolą tylko pozornie. Najlepszą gwarancją są standardowe protokoły. Na przykład IMAP daje dostęp do wiadomości i folderów na serwerze, CalDAV do kalendarzy w formacie iCalendar, CardDAV do kontaktów w formacie vCard. Usługa, która je udostępnia lub zapewnia równoważny pełny eksport, pozwala przenieść historię do innego operatora.
Proszę zapytać także o czas eksportu, okres przechowywania danych po rozwiązaniu umowy i procedurę usuwania. Awaria, której to zapobiega: dziesięcioletnia historia, która istnieje już tylko w webmailu dostawcy, od którego Państwo odchodzą.
Co jest drugorzędne dla wielu MŚP
Te funkcje odpowiadają na konkretne ryzyko. Proszę je wybrać, jeśli to ryzyko Państwa dotyczy, a nie dlatego, że figurują w porównaniu.
| Funkcja | Przydatna, gdy |
|---|
| Dedykowany adres IP | Wysyłają Państwo dużo wiadomości albo reputacja Państwa wysyłki nie może zależeć od innych klientów platformy. |
| Własna nazwa hosta | Chcą Państwo, aby serwery, webmail lub ustawienia stanowisk nosiły Państwa nazwę, a nie nazwę usługodawcy. |
| Archiwizacja zgodna z przepisami | Obowiązek prawny, spór lub zleceniodawca wymaga trwałego przechowywania wiadomości, poza zasięgiem usunięć. |
| Podpis i szyfrowanie S/MIME | Niektóra korespondencja musi być podpisana albo pozostać nieczytelna dla wszystkich pośredników, włącznie z operatorem. |
| Zintegrowane wideokonferencje | Nie mają Państwo jeszcze narzędzia do spotkań albo chcą Państwo, aby było u tego samego operatora. |
Sam okres przechowywania nie jest funkcją poczty: to polityka. Metodę przedstawia przewodnik przechowywanie i archiwizacja dokumentów.
Najczęściej zadawane pytania
Czy poczta firmowa powinna obejmować kalendarz i kontakty?
Dla zespołu – tak. Spotkania, sale i książka adresowa firmy są nierozerwalnie związane z pocztą. Proszę sprawdzić ich synchronizację na każdym typie urządzenia.
Czy IMAP wystarczy?
Do czytania i porządkowania poczty – często tak. Do współdzielonych kalendarzy i kontaktów – nie. Różnicę szczegółowo omówiono w przewodniku po wyborze europejskiej poczty.
Czy archiwizacja zgodna z przepisami jest obowiązkowa?
Nie ma jednej zasady dla wszystkich firm. Staje się konieczna, gdy obowiązek prawny lub ryzyko sporu wymaga udowodnienia, jaka korespondencja została wymieniona. Zob. archiwizacja wiadomości.
Jak zarządzać adresami zbiorczymi?
Alias, lista lub skrzynka współdzielona, w zależności od potrzeby. Wybór i konfigurację w Klytic Mail opisano w praktycznym przewodniku skrzynki współdzielone, aliasy i wiele podmiotów.
Gdzie plasuje się Klytic
Klytic Mail jest dostępny w dwóch wariantach, Standard i Pro, które oferują te same funkcje: różni je tylko przestrzeń dyskowa, 5 GB lub 15 GB na skrzynkę, rozszerzalna na życzenie. Oba warianty można łączyć w ramach jednej organizacji.
| Blok | W cenie wariantów Standard i Pro | Opcjonalnie lub na podstawie wyceny |
|---|
| Tożsamość | Adresy w Państwa domenie, aliasy, wiele domen w jednej konsoli administracyjnej, własna nazwa hosta | Dedykowany adres IP (opcja) |
| Codzienna praca | Webmail, listy dystrybucyjne, foldery współdzielone, delegowanie, kalendarze i kontakty, globalna książka adresowa, zadania, automatyczne odpowiedzi, czat; Exchange ActiveSync i EWS, Outlook dla Windows | Konektor Outlook dla komputerów Mac, czat wideo i spotkania online (opcje) |
| Bezpieczeństwo | Antyspam i antywirus na wejściu, SPF, DKIM i DMARC, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, zdalne czyszczenie urządzenia | S/MIME, certyfikat dostarczany na podstawie wyceny (opcja) |
| Odtwarzanie | Folder elementów usuniętych, szyfrowana kopia zapasowa co godzinę, przechowywana 30 dni, przywracanie przez dział wsparcia w przypadku nieprawidłowego działania usługi, celowego usunięcia przez pracownika lub skrzynki usuniętej zbyt wcześnie przy odejściu pracownika (3 wnioski miesięcznie) albo ataku mimo zabezpieczonych stanowisk | Archiwizacja zgodna z przepisami (opcja); przywracanie po przypadkowym usunięciu, błędnej operacji lub przy niewystarczająco zabezpieczonych stanowiskach (płatne zgłoszenie serwisowe) |
| Infrastruktura | Hosting we współdzielonej architekturze Klytic | Rozszerzenia i serwer dedykowany (na podstawie wyceny) |
Na wypadek wyjścia Klytic opiera się na otwartych standardach, w tym IMAP, CalDAV i CardDAV, i pomaga w odzyskaniu danych, zanim na życzenie je usunie. Migracja z innego systemu pocztowego jest realizowana na podstawie wyceny; porady dotyczące jej przygotowania są bezpłatne. Ceny podano na stronie Cennik, a szczegóły oferty na stronie Klytic Mail.
Czego oferta nie obiecuje: odtworzenia wszystkich funkcji Microsoft 365 czy Google Workspace. Zaawansowane filtrowanie chroniące przed oszustwami „na prezesa” zapewnia Klytic MTA, opisany w dziale Bezpieczeństwo poczty e-mail.
Ta strona zawiera ogólną listę kontrolną. Nie zastępuje testu na Państwa własnych skrzynkach.
Źródła
Stan na październik 2026.
- Klytic, Poczta firmowa: funkcje w cenie, opcje i elementy na podstawie wyceny w wariantach Standard i Pro. klytic.com
- Klytic, Najczęściej zadawane pytania: odzyskiwanie danych w oparciu o otwarte standardy (IMAP, CalDAV, CardDAV). klytic.com
- RFC 9051, IMAP4rev2: protokół umożliwiający klientowi dostęp do wiadomości na serwerze i operowanie nimi. ietf.org
- RFC 4791, CalDAV: dostęp do kalendarzy w formacie iCalendar, zarządzanie nimi i ich udostępnianie. ietf.org
- RFC 6352, CardDAV: dostęp do kontaktów w formacie vCard, zarządzanie nimi i ich udostępnianie. ietf.org
