Hoe u deze lijst leest
Elke regel beschrijft een functie en daarna de dagelijkse storing die ze voorkomt. Als een regel bij geen enkele situatie past die u meemaakt, hoort hij niet in uw programma van eisen. Past hij wel, vraag de aanbieder dan om de functie te tonen op een testmailbox, niet om ze aan te vinken in een brochure.
De functies die voor een mkb-bedrijf echt bijkomstig zijn, staan aan het einde. Ze zijn niet nutteloos: ze beantwoorden aan een specifiek risico, dat niet iedereen heeft.
1. Identiteit: adressen die van u zijn
- Een domein op uw naam. Uw adressen eindigen op uw domein, en dat domein is op uw naam geregistreerd. Voorkomen storing: een dienstverlener die de controle over het domein houdt, houdt ook de controle over uw post op de dag dat u wilt vertrekken.
- Aliassen. Een ander adres dat in een bestaande mailbox aankomt: voornaam.achternaam@ en initialen@, of het oude adres van een medewerker die van naam is veranderd. Voorkomen storing: een bericht dat wordt geweigerd omdat het adres dat de klant typte niet meer bestaat.
- Meerdere domeinen. Een groep met meerdere merken of vennootschappen beheert al zijn domeinen op dezelfde plek, elk met zijn eigen adressen. Voorkomen storing: twee e-mailomgevingen om te beheren, twee vertrekprocedures, twee facturen.
2. Gebruik: wat de teams elke dag doen
- Gedeelde mailboxen met delegatie. Een gemeenschappelijke mailbox, contact@ of facturen@, gelezen door meerdere personen, met afzonderlijke rechten: lezen, antwoorden, beheren. Voorkomen storing: het wachtwoord van de gemeenschappelijke mailbox dat van bureau tot bureau gaat en bekend blijft bij wie vertrokken is.
- Verzenden namens een ander. Een assistente schrijft “namens” een vennoot, of “als” de mailbox van de afdeling. Voorkomen storing: de klant die een antwoord krijgt ondertekend met een naam die hij niet kent.
- Distributielijsten. Een adres dat naar meerdere mailboxen verdeelt. Voorkomen storing: een bericht aan “het team” dat maar de helft van het team bereikt.
- Gesynchroniseerde agenda’s en contactpersonen. Gedeelde agenda’s, beschikbaarheid van collega’s, vergaderzalen, adresboek van het bedrijf, in de webmail, Outlook en op de telefoon. IMAP vervoert alleen de post; agenda’s en contactpersonen lopen via andere protocollen, zoals Exchange ActiveSync. Voorkomen storing: de afspraak die op de telefoon is gemaakt en niet in Outlook verschijnt.
- Het afwezigheidsbericht. Ingesteld door de gebruiker, en door de beheerder wanneer de gebruiker dat niet meer kan. Voorkomen storing: een klant zonder antwoord tijdens drie weken ziekteverlof.
- De tools die al in gebruik zijn. Browser, Outlook voor Windows, Outlook voor Mac, iPhone, Android. Laat de demonstratie op elk ervan afzonderlijk doen. Voorkomen storing: na de omschakeling ontdekken dat de directie, die met Macs werkt, haar agenda’s kwijt is.
3. Basisbeveiliging
- SPF, DKIM en DMARC ingesteld voor uw domein. Deze drie records zeggen wie in uw naam mag verzenden en maken het mogelijk na te gaan dat een bericht niet is gewijzigd. Voorkomen storing: uw facturen die bij uw klanten in de spam belanden. Hoe ze werken, wordt uitgelegd in SPF, DKIM en DMARC.
- Tweestapsverificatie. Voorkomen storing: een wachtwoord dat via phishing is gestolen en volstaat om de mailbox te openen en valse bankgegevens naar uw klanten te sturen.
- Versleuteling van de verbindingen. Webmail, apps en synchronisatie lopen via versleutelde verbindingen. Voorkomen storing: een wachtwoord dat wordt meegelezen op de wifi van een hotel.
- Een apparaat op afstand wissen. Voorkomen storing: een verloren telefoon met drie jaar leesbare post.
- Filtering van de inkomende post. Minstens antispam en antivirus. CEO-fraude en kwaadaardige links vragen een hoger niveau, dat niet alle formules bevatten. De details staan in de rubriek E-mailbeveiliging.
4. Herstel na een vergissing
- Een door de gebruiker gewist bericht terughalen. Een herstelmap, ook na het legen van de prullenbak. Voorkomen storing: een ticket bij de support voor elke vergissing.
- Een back-up die onafhankelijk is van de server. Kopieën buiten het platform, die een verwijdering of ransomware niet kan bereiken. Voorkomen storing: een verwijdering die zich op alle replica’s herhaalt.
- Een beschreven herstelprocedure. Wie ze start, tot welke datum, voor een bericht, een map of een mailbox. Voorkomen storing: tijdens het incident vernemen dat de back-up bestaat maar dat niemand weet hoe ze terug te zetten.
De verschillen tussen prullenbak, back-up en uitwijk van het platform worden uitgewerkt in back-up, verwijdering en continuïteit.
5. De uitstap
Een e-mailomgeving die u niet kunt verlaten, hebt u slechts schijnbaar in de hand. Standaardprotocollen zijn daarvoor de beste waarborg. Zo geeft IMAP toegang tot de berichten en mappen op de server, CalDAV tot de agenda’s in iCalendar-formaat, CardDAV tot de contactpersonen in vCard-formaat. Een dienst die ze aanbiedt, of die een gelijkwaardige volledige export levert, maakt het mogelijk de geschiedenis bij een andere beheerder over te nemen.
Vraag ook naar de exporttermijn, de bewaartermijn na opzegging en de verwijderingsprocedure. Voorkomen storing: een geschiedenis van tien jaar die alleen nog in de webmail bestaat bij een aanbieder die u verlaat.
Wat voor veel mkb-bedrijven bijkomstig is
Deze functies beantwoorden aan een precies risico. Neem ze als u dat risico hebt, niet omdat ze in een vergelijking staan.
| Functie | Nuttig wanneer |
|---|
| Dedicated IP-adres | U verzendt veel, of uw verzendreputatie mag niet afhangen van andere klanten van het platform. |
| Gepersonaliseerde hostnaam | U wilt dat de servers, de webmail of de instellingen van de werkstations uw naam dragen in plaats van die van de dienstverlener. |
| Wettelijke archivering | Een verplichting, een geschil of een opdrachtgever vereist dat de berichten duurzaam worden bewaard, buiten bereik van verwijderingen. |
| S/MIME-ondertekening en -versleuteling | Sommige uitwisselingen moeten ondertekend zijn, of onleesbaar blijven voor elke tussenpersoon, ook de beheerder van de dienst. |
| Geïntegreerd videovergaderen | U hebt nog geen vergadertool, of u wilt dat die bij dezelfde beheerder staat. |
De bewaartermijn zelf is geen functie van de e-mailomgeving: het is een beleid. De gids documenten bewaren en archiveren geeft de werkwijze.
Veelgestelde vragen
Moet een zakelijke e-mailoplossing agenda en contactpersonen bevatten?
Voor een team wel. Afspraken, zalen en het adresboek van het bedrijf horen bij de post. Controleer de synchronisatie op elk type apparaat.
Volstaat IMAP?
Om post te lezen en te ordenen, vaak wel. Niet voor gedeelde agenda’s en contactpersonen. Het verschil wordt uitgewerkt in de gids voor het kiezen van een Europese e-maildienst.
Is wettelijke archivering verplicht?
Er bestaat geen enkele regel die voor alle bedrijven geldt. Ze wordt nodig wanneer een verplichting of een risico op een geschil vereist dat u kunt bewijzen wat er is uitgewisseld. Zie berichten archiveren.
Hoe beheert u gemeenschappelijke adressen?
Alias, lijst of gedeelde mailbox, naargelang de behoefte. De keuze en de instelling in Klytic Mail worden beschreven in gedeelde mailboxen, aliassen en meerdere entiteiten.
Waar Klytic staat
Klytic Mail bestaat in twee formules, Standard en Pro, die dezelfde functies bieden: alleen de opslagruimte verschilt, 5 GB of 15 GB per mailbox, op verzoek uitbreidbaar. Beide formules kunnen binnen dezelfde organisatie worden gecombineerd.
| Blok | Inbegrepen in Standard en Pro | Als optie of op offerte |
|---|
| Identiteit | Adressen op uw domein, aliassen, meerdere domeinen in één beheerconsole, gepersonaliseerde hostnaam | Dedicated IP-adres (optie) |
| Gebruik | Webmail, distributielijsten, gedeelde mappen, delegatie, agenda’s en contactpersonen, globaal adresboek, taken, automatische antwoorden, chat; Exchange ActiveSync en EWS, Outlook voor Windows | Outlook-connector voor Mac, videochat en onlinevergaderingen (opties) |
| Beveiliging | Antispam en antivirus vooraan, SPF, DKIM en DMARC, tweestapsverificatie, een apparaat op afstand wissen | S/MIME, certificaat geleverd op offerte (optie) |
| Herstel | Map Verwijderde items, versleutelde back-up elk uur, 30 dagen bewaard, herstel door de support bij een storing van de dienst, bij opzettelijke verwijdering door een medewerker of bij een mailbox die te vroeg is verwijderd bij een vertrek (3 verzoeken per maand), of bij een aanval ondanks beveiligde werkstations | Wettelijke archivering (optie); herstel na een onopzettelijke verwijdering, een verkeerde handeling of bij onvoldoende beveiligde werkstations (betaald supportticket) |
| Infrastructuur | Hosting in de gedeelde architectuur van Klytic | Uitbreidingen en dedicated server (op offerte) |
Voor de uitstap steunt Klytic op open standaarden, waaronder IMAP, CalDAV en CardDAV, en begeleidt het de recuperatie van de gegevens voordat ze op verzoek worden verwijderd. De migratie vanaf een andere e-mailoplossing gebeurt op offerte; het advies om ze voor te bereiden is gratis. De prijzen staan op de pagina Prijzen, de details van het aanbod op de pagina Klytic Mail.
Wat het aanbod niet beweert: alle functies van Microsoft 365 of Google Workspace na te bootsen. Geavanceerde filtering tegen CEO-fraude valt onder Klytic MTA, beschreven in de rubriek E-mailbeveiliging.
Deze pagina biedt een algemene checklist. Ze vervangt geen test op uw eigen mailboxen.
Bronnen
Geraadpleegd in oktober 2026.
- Klytic, Zakelijke e-mail: inbegrepen functies, opties en onderdelen op offerte van de formules Standard en Pro. klytic.com
- Klytic, Veelgestelde vragen: recuperatie van de gegevens via open standaarden (IMAP, CalDAV, CardDAV). klytic.com
- RFC 9051, IMAP4rev2: protocol waarmee een client berichten op een server kan raadplegen en bewerken. ietf.org
- RFC 4791, CalDAV: toegang tot, beheer en delen van agenda’s in iCalendar-formaat. ietf.org
- RFC 6352, CardDAV: toegang tot, beheer en delen van contactpersonen in vCard-formaat. ietf.org
