Tliet passi li t-timijiet iħawdu
| Pass | Min | Tul | Għalxiex iservi | X’ma jagħmilx |
|---|
| Tpoġġu f’folder | L-utent | Sakemm l-utent iżżomm il-messaġġ | Torganizzaw, issibu | Jipproteġi minn tħassir |
| Folder dumpster | L-utent | Qasir | Tirkupraw messaġġ imħassar bi żball | Iżżomm fit-tul |
| Arkivjar legali (għażla) | Iddefinit ma’ Klytic | Skont kif jiġi ddefinit fil-kwotazzjoni | Tżommu messaġġi biex tkunu tistgħu tippreżentawhom | Jiħu post il-backup tal-irkupru |
Tpoġġu: l-organizzazzjoni tal-kaxxa
Messaġġ imħallat f’folder “Klijenti 2025” jibqa’ fil-kaxxa. Jgħodd fl-ispazju ta’ ħażna tal-kaxxa, 5 GB fi Standard, 15 GB fi Pro, li jista’ jitkabbar fuq talba. Jista’ jinstab bit-tfittxija, jiġi miċċaqlaq, u jitħassar mill-utent.
- Ikklassifikaw skont il-klijent, il-proġett jew is-sena, b’folders u filtri li jpoġġu awtomatikament l-email li tidħol.
- Għal tim, ippreferu kaxxa jew folders kondiviżi minflok kopji mxerrda f’kull kaxxa.
- Evitaw l-arkivji lokali ta’ Outlook. Il-funzjoni ta’ arkivjar ta’ Outlook iċċaqlaq il-messaġġi f’fajl fuq il-kompjuter: joħorġu mis-server, u għalhekk mill-backups ta’ Klytic. Jekk il-kompjuter jintilef, jintilfu wkoll.
Jekk kaxxa tkun qed toqrob il-limitu tagħha, żidu l-ispazju jew għaddu l-kaxxa għal Pro minflok ma tċċaqilqu l-istorja fuq kompjuter.
Il-folder dumpster: tirkupraw, mhux tżommu
Messaġġ imħassar, anke wara li jitbattal ir-recycle bin, jgħaddi mill-folder dumpster. L-utent jista’ jsibu hu stess għal żmien limitat u jerġa’ jpoġġih f’folder. Hija xibka kontra żball fl-użu, mhux post ta’ żamma. Il-pass huwa deskritt f’Kif tirrestawraw messaġġ jew kaxxa tal-email.
L-arkivjar legali: għażla li trid tiġi ddefinita
L-arkivjar legali huwa offrut bħala għażla, għall-pjanijiet Standard u Pro. Mhuwiex buttuna li kull utent jattiva: huwa servizz li jitwaqqaf ma’ Klytic, biex messaġġi jinżammu separatament, bil-ħsieb li tkunu tistgħu tippreżentawhom, b’valur probatorju li jiddependi minn kif jiġi ddefinit fil-kwotazzjoni.
Qabel ma titolbuh, ħejju t-tweġibiet għal dawn il-mistoqsijiet:
- Il-perimetru. Il-kaxxi kollha, ċerti funzjonijiet (direzzjoni, kontabilità, xiri), jew ċerti kaxxi kondiviżi?
- It-tul. Kemm għandhom jinżammu, u għal liema raġuni: obbligu, kuntratt, riskju ta’ tilwima?
- L-aċċess. Min ikun jista’ jfittex fl-arkivji u jestratta messaġġ minnhom: id-direzzjoni, id-dipartiment legali, awditur?
- L-istorja. Għandhom jiġu inklużi l-messaġġi li diġà jinsabu fil-kaxxi, jew biss dawk li jaslu wara t-twaqqif? Agħmlu l-mistoqsija b’mod espliċitu lil Klytic.
- Il-ħruġ. F’liema forma jiġu rritornati l-arkivji fi tmiem il-kuntratt?
Is-settings dettaljati jsiru ma’ Klytic, fil-mument tal-kwotazzjoni.
Eżempju. Uffiċċju tal-inġinerija ta’ 40 persuna (każ ipotetiku) irid ikun jista’ jippreżenta, f’każ ta’ tilwima dwar sit tax-xogħol, il-korrispondenza mal-klijenti u mas-sottokuntratturi tiegħu. Jitlob l-arkivjar legali għall-kaxxi tal-kapijiet tal-proġetti u għall-kaxxa kondiviża projets@, jirriserva t-tfittxija fl-arkivji għad-direzzjoni, u jiffissa t-tul mal-konsulent legali tiegħu. Il-kaxxi l-oħra jibqgħu fuq il-backup ta’ 30 jum u l-folder dumpster.
X’ma jiħux postu l-arkivjar
- Il-backup tal-irkupru. Il-backups ta’ Klytic, kull siegħa u miżmuma 30 jum, iservu biex kaxxa jew messaġġ jerġgħu lura għal stat preċedenti. L-arkivjar ma jservix għal dan, u viceversa. Ara Kif tirrestawraw messaġġ jew kaxxa tal-email.
- Politika ta’ perijodi. Li tiddeċidu kemm għandu jinżamm x’inhu hija kwistjoni ta’ regola miktuba għall-kumpanija, mhux ta’ setting tal-email. Il-metodu hu l-istess bħal għad-dokumenti: Iżżomm id-dokumenti importanti, u tiddeċidu politika ta’ arkivjar.
- Spazju ta’ ħażna addizzjonali. L-arkivjar legali mhuwiex mod kif tbattlu kaxxa mimlija.
It-tluq ta’ impjegat
Jekk il-kaxxa ta’ persuna li qed titlaq għandha tinżamm, l-arkivjar jiġi deċiż sakemm il-kont ikun għadu taħt kontroll: qabel ma titħassar il-kaxxa, qabel ma ssir alias, u fit-tieqa tat-30 jum tal-backup jekk xi messaġġi tħassru. Il-proċedura sħiħa tinsab f’Il-kaxxa tal-email ta’ impjegat li jitlaq.
Mistoqsijiet frekwenti
L-arkivjar legali huwa inkluż f’Klytic Mail?
Le, huwa għażla, disponibbli kemm fi Standard kif ukoll fi Pro. Id-dettall tal-offerta jinsab fil-paġna Klytic Mail.
Kemm għandhom jinżammu l-emails?
M’hemmx perijodu wieħed. Jiddependi min-natura tal-messaġġi u mill-obbligi tagħkom. Ara Iżżomm id-dokumenti importanti, u tiddeċidu politika ta’ arkivjar.
Utent jista’ jħassar messaġġ imħallat f’folder?
Iva. Li tpoġġu mhuwiex li tżommu. L-arkivjar legali biss, skont kif jiġi ddefinit, jipproteġi l-messaġġi mit-tħassir.
Il-backup ta’ 30 jum jista’ jservi bħala arkivju?
Le. Iservi biex tmorru lura. Ir-raġuni hi spjegata f’backup, tħassir u kontinwità tal-email.
