Trīs darbības, ko komandas jauc
| Darbība | Kas | Ilgums | Kam tā kalpo | Ko tā nedara |
|---|
| Kārtošana mapē | Lietotājs | Kamēr lietotājs patur vēstuli | Kārtot, atrast | Neaizsargā pret dzēšanu |
| Atkritumu konteinera mape | Lietotājs | Īss | Atgūt kļūdas pēc izdzēstu vēstuli | Ilgtermiņa glabāšana |
| Juridiski saistoša arhivēšana (papildiespēja) | Ietvars noteikts kopā ar Klytic | Saskaņā ar piedāvājumā noteikto ietvaru | Glabāt vēstules, lai tās varētu uzrādīt | Neaizstāj atjaunošanas rezerves kopiju |
Kārtošana: pastkastes organizācija
Vēstule, kas ievietota mapē „Klienti 2025”, paliek pastkastē. Tā aizņem pastkastes krātuves vietu – 5 GB Standard, 15 GB Pro, ko pēc pieprasījuma var palielināt. To var atrast ar meklēšanu, pārvietot un lietotājs var to izdzēst.
- Kārtojiet pēc klienta, projekta vai gada, izmantojot mapes un filtrus, kas automātiski kārto ienākošo pastu.
- Komandai dodiet priekšroku koplietošanas pastkastei vai koplietotām mapēm, nevis katrā pastkastē izkaisītām kopijām.
- Izvairieties no Outlook lokālajiem arhīviem. Outlook arhivēšanas funkcija pārvieto vēstules failā datorā: tās atstāj serveri un līdz ar to arī Klytic rezerves kopijas. Ja dators tiek pazaudēts, tiek pazaudētas arī tās.
Ja pastkaste tuvojas savam ierobežojumam, palieliniet vietu vai pārceļiet pastkasti uz Pro, nevis pārvietojiet vēsturi uz datoru.
Atkritumu konteinera mape: atgūt, nevis glabāt
Izdzēsta vēstule pat pēc miskastes iztukšošanas nonāk atkritumu konteinera mapē. Lietotājs pats var to tur atrast ierobežotu laiku un ievietot atpakaļ mapē. Tas ir drošības tīkls pret nepareizu darbību, nevis glabāšanas vieta. Darbība ir aprakstīta rakstā kā atjaunot vēstuli vai pastkasti.
Juridiski saistoša arhivēšana: papildiespēja, kurai jānosaka ietvars
Juridiski saistoša arhivēšana tiek piedāvāta kā papildiespēja Standard un Pro versijām. Tā nav poga, ko ieslēdz katrs lietotājs: tas ir pakalpojums, ko ievieš kopā ar Klytic, lai glabātu vēstules atsevišķi un varētu tās uzrādīt, un tā pierādījuma spēks ir atkarīgs no piedāvājumā noteiktā ietvara.
Pirms to pieprasāt, sagatavojiet atbildes uz šiem jautājumiem:
- Apjoms. Visas pastkastes, noteiktas funkcijas (vadība, grāmatvedība, iepirkumi) vai noteiktas koplietošanas pastkastes?
- Ilgums. Cik ilgi glabāt un kāda iemesla dēļ: pienākums, līgums, strīda risks?
- Piekļuve. Kas varēs meklēt arhīvos un izgūt no tiem vēstuli: vadība, juridiskā nodaļa, auditors?
- Vēsture. Vai jāpārņem vēstules, kas jau atrodas pastkastēs, vai tikai tās, kas pienāks pēc ieviešanas? Uzdodiet šo jautājumu Klytic tieši.
- Aiziešana. Kādā formā arhīvi tiek atdoti līguma beigās?
Precīzu iestatīšanu veic kopā ar Klytic piedāvājuma sagatavošanas laikā.
Piemērs. 40 cilvēku projektēšanas birojam (hipotētisks gadījums) strīda gadījumā par būvobjektu jāspēj uzrādīt sarakste ar klientiem un apakšuzņēmējiem. Tas pieprasīa juridiski saistošo arhivēšanu projektu vadītāju pastkastēm un koplietošanas pastkastei projekti@, atļauj meklēt arhīvos tikai vadībai un nosaka ilgumu kopā ar savu juridisko konsultantu. Pārējās pastkastes paliek ar 30 dienu rezerves kopiju un atkritumu konteinera mapi.
Ko arhivēšana neaizstāj
- Atjaunošanas rezerves kopiju. Klytic rezerves kopijas, kas tiek veidotas katru stundu un glabātas 30 dienas, kalpo pastkastes vai vēstules atgriešanai iepriekšējā stāvoklī. Arhivēšana tam nekalpo, un otrādi. Skatiet kā atjaunot vēstuli vai pastkasti.
- Glabāšanas termiņu politiku. Lemt, cik ilgi ko glabāt, ir uzņēmumam rakstiski noteikta noteikuma, nevis e-pasta iestatījuma jautājums. Metode ir tā pati, kas dokumentiem: kā glabāt svarīgus dokumentus un izvēlēties arhivēšanas politiku.
- Papildu krātuves vietu. Juridiski saistoša arhivēšana nav veids, kā iztukšot pilnu pastkasti.
Darbinieka aiziešana
Ja aizejoša darbinieka pastkaste jāsaglabā, par arhivēšanu jāizlemj, kamēr konts vēl ir kontrolēts: pirms pastkastes dzēšanas, pirms tās pārvēršanas par aizstājvārdu un 30 dienu rezerves kopiju loga laikā, ja vēstules ir izdzēstas. Pilna procedūra ir aprakstīta rakstā aizejoša darbinieka pastkaste.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai juridiski saistoša arhivēšana ir iekļauta Klytic Mail?
Nē, tā ir papildiespēja, kas pieejama gan Standard, gan Pro versijā. Piedāvājuma sīkāks apraksts ir lapā Klytic Mail.
Cik ilgi jāglabā e-pasta vēstules?
Nav viena termiņa. Tas atkarīgs no vēstuļu rakstura un jūsu pienākumiem. Skatiet kā glabāt svarīgus dokumentus un izvēlēties arhivēšanas politiku.
Vai lietotājs var izdzēst mapē ievietotu vēstuli?
Jā. Kārtot nenozīmē glabāt. Tikai juridiski saistoša arhivēšana atbilstoši tās ietvaram pasargā vēstules no dzēšanas.
Vai 30 dienu rezerves kopija var kalpot kā arhīvs?
Nē. Tā kalpo atgriešanai iepriekšējā stāvoklī. Iemesls ir izskaidrots rakstā e-pasta rezerves kopēšana, dzēšana un servera atteice.
