Che cosa ottiene
Nessun documento di lavoro perso, nessun accesso che sopravvive all’uscita, e colleghi che continuano a lavorare senza interruzioni. L’ordine delle operazioni conta: prima si recupera, poi si chiude.
Due situazioni diverse
| Situazione | Operazione principale | Che cosa conserva la persona |
|---|
| Cambio di team o fine dell’incarico su un progetto | Toglierla dal gruppo interessato | Il suo account, il suo spazio personale, i suoi altri gruppi |
| Uscita di un intero team o di un fornitore esterno | Togliere il gruppo dalla cartella di team, oppure svuotare il gruppo | I propri account, se servono altrove |
| Uscita dall’azienda | Recuperare i suoi file, poi disattivare e infine eliminare il suo account | Nulla |
Se le Sue cartelle di lavoro sono cartelle di team, la maggior parte delle uscite si risolve togliendo un gruppo. I file depositati in una cartella di team appartengono all’organizzazione: restano al loro posto quando il loro autore se ne va. L’impostazione dei gruppi è descritta in Stabilire chi vede quali documenti.
Prima della data di uscita
Esegua queste verifiche finché la persona è ancora presente. Sa che cosa conta nel suo spazio.
- Inventario dello spazio personale. Tutto ciò che serve all’azienda deve passare in una cartella di team: preventivi in corso, file dei clienti, modelli.
- Trasferimento dei file. Dalle proprie impostazioni, la persona può trasferire la proprietà di un file o di una cartella a un collega. Il collega accetta il trasferimento e ritrova gli elementi nel proprio spazio, con le relative condivisioni. Per un documento di reparto, la cosa più semplice resta spostarlo nella cartella di team.
- Cartelle condivise dal suo spazio. Se condivideva una cartella personale con dei colleghi, la trasferisca o la sposti prima della chiusura: altrimenti sparirà con il suo account.
- Link esterni. Passi in rassegna i link che ha creato. Rimuova quelli che non servono più. Ricrei da un account che resta attivo quelli che un cliente o un partner usa ancora.
- Dispositivi. Preveda la disconnessione del client di sincronizzazione dal suo PC e dal suo telefono, e la rimozione delle copie locali dall’attrezzatura restituita.
Il giorno dell’uscita: disattivare l’account
Un amministratore della Sua istanza disattiva l’account. Effetti:
- la persona non può più accedere, né dal browser né dai suoi dispositivi, che smettono di sincronizzare;
- i link pubblici e le condivisioni via e-mail che aveva creato smettono di funzionare;
- per impostazione predefinita, le condivisioni interne che aveva fatto restano accessibili ai colleghi, che continuano a lavorare;
- i suoi file sono conservati. L’account può essere riattivato senza perdite.
La disattivazione è quindi una fase di attesa sicura. Lascia il tempo di verificare che non manchi nulla.
Dopo l’uscita
Se nello spazio di un account disattivato restano dei file, è possibile effettuare lato server un trasferimento complessivo a un collega. Lo chieda al supporto Klytic, indicando l’account di origine e l’account che subentra.
Solo dopo l’amministratore elimina l’account. Attenzione: l’eliminazione cancella immediatamente tutti i file dello spazio personale, compresi quelli che la persona condivideva. Si può annullare solo per pochi secondi.
Una dimenticanza dopo l’eliminazione? I backup Klytic permettono un ripristino richiesto al supporto, a partire dai backup degli ultimi 30 giorni. Per un account eliminato troppo presto in occasione di un’uscita, questo ripristino è incluso, nel limite di 3 richieste al mese. Questa rete di sicurezza non è un’archiviazione delle cartelle del dipendente: oltre i 30 giorni, ciò che non è stato recuperato è perso.
Esempio: uscita di una commerciale
Una commerciale lascia l’azienda a fine mese. Due settimane prima, il suo responsabile la aiuta a spostare i preventivi in corso nella cartella di team «Commerciale». Lei trasferisce al suo successore una cartella personale che condivideva con due colleghi. I suoi link verso tre clienti vengono ricreati dal successore, con una nuova password. L’ultimo giorno, l’amministratore disattiva il suo account. Un mese dopo, previa verifica, l’account viene eliminato.
Che cosa questa pagina non tratta
- La casella di posta della persona si gestisce a parte: Casella di posta di un dipendente che lascia l’azienda.
- Il periodo durante il quale alcuni documenti HR o commerciali devono essere conservati rientra in una politica di archiviazione: veda la guida Conservare i documenti importanti.
- Una copia già scaricata su un computer personale non può essere recuperata da Klytic Docs. È una questione di regole interne e di gestione dell’attrezzatura.
