Što dobivate
Kada vaša organizacija postavi pravilo, Klytic Tel omogućuje vam:
- snimati samo linije ili redove čekanja za koje postoji razlog, primjerice službu za korisnike;
- ograničiti slušanje na mali broj osoba, bez davanja tog prava svakom telefonu;
- znati gdje se snimke nalaze i što od njih postoji drugdje, primjerice govorne poruke primljene e-poštom.
Samo pravilo, odnosno zašto snimati, koga obavijestiti i koliko dugo čuvati, pitanje je vaše organizacije. Objašnjeno je u Koliko dugo čuvati telefonske snimke. Ova stranica opisuje samo njegovu provedbu u usluzi.
Gdje su snimke
Svaka organizacija koja koristi Klytic Tel ima vlastiti telefonski poslužitelj. Na njemu se čuvaju snimke, u području smještaja odabranom pri ugovaranju: u oblaku Klytic, prema zadanim postavkama u Europi, na Mauricijusu ili u drugom području usklađenom s mjerodavnom jurisdikcijom, ili na vašim vlastitim poslužiteljima.
Snimke jedne organizacije ne miješaju se sa snimkama druge. Veza između telefona ili aplikacija i poslužitelja je šifrirana (SRTP i TLS).
Za poslužitelj se svakodnevno izrađuju sigurnosne kopije Klytic. Te kopije služe isključivo za vraćanje usluge nakon incidenta; vaši korisnici ne mogu ih pregledavati.
Tko može slušati
Načelo je jednostavno: mogućnost upućivanja poziva ne daje pravo na slušanje. Zaposlenik čija se linija snima samim time nema pristup snimkama svojih kolega.
Pravo slušanja dodjeljuje se osobama koje vaša organizacija imenom odredi, obično voditelju odjela ili osobi zaduženoj za kvalitetu ili obuku. Broj ovlaštenih osoba mora ostati ograničen na potrebe odabrane svrhe.
Tko što radi:
- Vaša organizacija odlučuje tko treba slušati i u koju svrhu.
- Imenovani administrator vaše telefonske centrale, ili Klytic na njegov zahtjev pri puštanju u rad ili putem podrške, dodjeljuje ili oduzima to pravo.
- Ovlaštene osobe slušaju snimke iz svojeg opsega.
Pripremite popis ovlaštenih osoba prije puštanja u rad. Klytic ga unosi u postavke centrale.
Snimati samo ono za što postoji razlog
Snimanje je dostupno već od Osnovne linije, ali nije namijenjeno uključivanju posvuda. CNIL smatra da trajno ili sustavno snimanje svih poziva nije dopušteno, osim ako to predviđa poseban propis.
U praksi, s Klyticom:
- Popišite linije ili redove čekanja koji imaju svrhu: službu za korisnike radi kvalitete, prodajnu liniju radi dokaza narudžbe kada to predviđa propis, red čekanja podrške radi obuke.
- Ostale telefone ostavite bez snimanja i predvidite linije koje se ne snimaju za osobne pozive i za predstavnike zaposlenika.
- Neka se na snimanim linijama na početku poziva doda obavijest. Klytic je ugrađuje u glasovni pozdrav.
- Odredite rok čuvanja prema svojem pravilu. Klytic Tel vam ne nameće zakonski rok; metoda je opisana u vodiču o roku čuvanja.
Ako koristite transkripciju i sažetak razgovora, uključene u Liniju Business, ti su tekstovi također podaci izvučeni iz poziva. Vaše pravilo mora obuhvaćati i njih.
Nadzor pristupa
Nadzor dostupan u svim okolnostima je pregled prava: redovito provjeravati tko ima pravo slušanja i oduzeti ga onima kojima više nije potrebno. Provodite ga najmanje jednom godišnje te pri svakoj promjeni radnog mjesta ili odlasku.
Ako vam je potrebna detaljna povijest slušanja, pitajte podršku što vaša konfiguracija bilježi. Ova stranica ne obećava zapisnik koji za svaku datoteku navodi tko ju je slušao i u koje vrijeme.
Pri odlasku ovlaštenog zaposlenika zatražite oduzimanje njegova prava istodobno sa zatvaranjem njegova telefona.
Govorna poruka primljena e-poštom
Klytic Tel šalje govorne poruke e-poštom. Takva poruka sadrži kopiju snimke pozivatelja. Tada više ne ovisi o pravima u centrali, nego o pravima na ulaznom sandučiću: svatko tko ima pristup sandučiću, delegiranjem ili zato što je riječ o zajedničkom sandučiću, može je poslušati. Također slijedi sigurnosno kopiranje i rokove sustava e-pošte.
Za liniju prijama stoga pažljivo odaberite sandučić koji prima govorne poruke. Rad zajedničkih sandučića opisan je u Zajednički sandučići, aliasi, domene i administratori.
Ograničenja usluge
- Za snimku izbrisanu pogreškom obratite se podršci: sigurnosne kopije telefonije pokrivaju posljednjih 30 dana, a podrška vam kaže što se može vratiti. Ta intervencija naplaćuje se kao zahtjev za podršku.
- Poziv prema vanjskom broju šifriran je samo do platforme Klytic; dalje njegova zaštita ovisi o operaterima.
- Obavještavanje zaposlenika i sugovornika ostaje obveza vaše organizacije.
Česta pitanja
Koliko dugo čuvati snimku?
Ovisi o vašoj svrsi. Pogledajte Koliko dugo čuvati telefonske snimke.
Može li Klytic slušati naše snimke?
Tehničari Klytica interveniraju samo za potrebe usluge, uz bilježenje. Okvir je objašnjen u Što telefonska platforma zna o vašem poduzeću.
Može li se vratiti izbrisana snimka?
Obratite se podršci. Dnevne sigurnosne kopije telefonije pokrivaju posljednjih 30 dana. Snimka izbrisana pogreškom smatra se pogrešnim rukovanjem: njezino vraćanje naplaćuje se kao zahtjev za podršku. Uključeno je samo namjerno brisanje koje je zaposlenik učinio pri odlasku, do 3 zahtjeva mjesečno. Načelo je opisano u Sigurnost i sigurnosno kopiranje.
Jesu li snimke rizik u slučaju prijevare?
Jesu, ako su dostupne prevelikom broju ljudi. Pogledajte Zaštititi IP telefoniju i ograničiti prijevare.
