Što dobivate
Svaki suradnik vidi tri stvari: svoj osobni prostor, timske mape otvorene njegovim grupama i stavke koje mu je kolega podijelio. Ništa drugo. Prava se postavljaju po korisniku, grupi i mapi, u instanci namijenjenoj vašem poduzeću.
Dobra postavka stane u jednu rečenicu: jedna timska mapa po stabilnom opsegu (odjel, lokacija, društvo), jedna grupa po skupini korisnika, a pojedinačna dijeljenja samo za povremene slučajeve.
Dvije razine: korisnički račun i mapa
Korisnički račun određuje tko ulazi. Izrađuje ga, deaktivira ili briše administrator vaše instance. Za jaču zaštitu prijave dostupna je dvofaktorska autentifikacija.
Mapa određuje što osoba smije raditi nakon ulaska. U većini slučajeva dovoljne su tri razine:
| Pravo | Što omogućuje | Primjer |
|---|
| Čitanje | Otvaranje i pregled | Postupci kvalitete za sve zaposlenike |
| Izmjena | Izrada, izmjena i brisanje datoteka | Radna mapa odjela prodaje |
| Daljnje dijeljenje | Davanje pristupa drugim osobama | Voditelj projekta koji uključuje kolege |
Pravo daljnjeg dijeljenja najosjetljivije je: upravo ono izvodi dokument izvan predviđenog opsega. Dodijelite ga samo onima kojima je potrebno.
Razmišljajte u grupama, a ne u imenima
Čim tim ima više od nekoliko osoba, dodjeljujte prava grupama: „Računovodstvo“, „Radionica Lyon“, „Uprava“. Grupa se održava jednim potezom:
- dolazak: osoba se dodaje u grupu i odmah vidi mape svojeg odjela;
- promjena radnog mjesta: mijenja grupu, a pristupi je prate;
- odlazak iz tima: napušta grupu, pristup nestaje, a mape ostaju netaknute.
Prava dodijeljena ime po ime uvijek se s vremenom udalje od stvarne organizacije. Više nitko ne zna zašto neki bivši pripravnik još vidi mapu s ponudama.
Timska mapa: odjel, lokacija, društvo
Timska mapa pripada organizaciji, a ne osobi. Administrator je izrađuje, povezuje s jednom ili više grupa i određuje razinu prava svake od njih. Datoteke spremljene u nju ostaju na mjestu kada autor promijeni radno mjesto ili napusti poduzeće.
Za osjetljiviji sadržaj unutar odjela, primjerice plaće unutar ljudskih potencijala, najjednostavnija je zasebna timska mapa, otvorena užoj grupi. Preciznija prava na podmapi mogu se dodijeliti i kada je ta postavka aktivirana na vašoj instanci: zatražite je od podrške Klytic.
Društvo ili podružnica: unutar iste instance poluga je ista, grupa i timske mape po društvu. Ako društva moraju biti odvojena toliko da nijedan zajednički administrator ne vidi drugo društvo, riječ je o drugoj arhitekturi, opisanoj u Više društava u Klytic Docs. Ondje je obrađen i slučaj osobe koja radi za dvije podružnice.
Tko čime upravlja
- Administrator vaše instance, osoba iz vaše organizacije: izrađuje korisničke račune i grupe, otvara timske mape i određuje pravila dijeljenja za sve.
- Administrator grupe, ako delegirate: upravlja korisničkim računima svoje grupe (izrada, lozinka, kvota), bez pristupa općim postavkama. Korisno za lokaciju ili podružnicu koja sama upravlja dolascima.
- Svaki korisnik: dijeli vlastite datoteke, u granicama koje odredi administrator.
- Podrška Klytic: pomaže vam uspostaviti tu organizaciju, osigurava održavanje i vraćanja, uključena ili naplaćena ovisno o uzroku (pogledajte Pronaći verziju dokumenta). Tehničari Klytic interveniraju samo za potrebe usluge, uz zapisani trag. Ne odlučuju umjesto vas tko što vidi.
Provjeriti tko ima pristup datoteci
Ploča s pojedinostima datoteke ili mape pokazuje s kim je podijeljena. Navodi i osobe koje imaju pristup zato što im je podijeljena nadređena mapa. Tu informaciju vide vlasnik i osobe s pravom daljnjeg dijeljenja. To je prva provjera prije spremanja osjetljivog dokumenta u postojeću mapu.
Revizija pristupa: dnevnik
Klytic Docs vodi dnevnik pristupa i aktivnosti u mapama: izrade, izmjene, brisanja, dijeljenja. Omogućuje odgovor na pitanja poput „tko je podijelio ovu mapu?“ ili „tko je izbrisao ovu datoteku i kada?“. Dnevnici pristupa i administracije mogu se izvesti i u vaše vlastite alate za nadzor.
Ako vam je potreban detaljniji trag, primjerice samo otvaranje određene datoteke, provjerite s podrškom Klytic što vaša instanca bilježi prije nego što to pretvorite u interno pravilo.
Primjer: MSP s 40 zaposlenih
| Timska mapa | Grupa s pravom izmjene | Grupa s pravom čitanja |
|---|
| Prodaja | Komercijalisti | Uprava |
| Računovodstvo | Računovodstvo | Uprava |
| Ljudski potencijali | Ljudski potencijali | nijedna |
| Postupci | Kvaliteta | Svi zaposlenici |
Daljnje dijeljenje dodijeljeno je samo voditeljima odjela. Novi komercijalist dodaje se u grupu „Komercijalisti“: ništa drugo nije potrebno.
Česta pitanja
Zaposlenik napušta poduzeće: što s njegovim pristupima?
Uklonite ga iz njegovih grupa, preuzmite njegove osobne datoteke, a zatim deaktivirajte korisnički račun. Postupak je opisan u Dokumenti pri odlasku zaposlenika ili tima.
Mogu li grupi zabraniti dijeljenje prema van?
Da, administrator može određene grupe isključiti iz izrade dijeljenja. Pogledajte Poveznice za dijeljenje, partneri i preuzimanja.
Moraju li dvije podružnice imati dvije instance?
Samo ako nijedan zajednički administrator ne smije vidjeti drugo društvo. Oba režima uspoređena su u Više društava u Klytic Docs.
Datoteka je pogreškom izbrisana: tko je može vratiti?
Korisnik, iz koša za smeće, bez troškova. Ako koš više nije dovoljan, podrška Klytic vraća iz sigurnosnih kopija iz posljednjih 30 dana. Brisanje pogreškom je pogrešna radnja: takvo vraćanje rješava se plaćenim zahtjevom za podršku. Pogledajte Pronaći verziju dokumenta.
