Mitä saatte
Annatte pääsyn tiedostoon tai kansioon lähettämättä sitä liitteenä. Asiakirja pysyy paikallaan instanssissanne. Tiedätte, kenellä on siihen pääsy, voitte milloin tahansa rajata oikeuksia tai katkaista pääsyn, ja vastaanottaja näkee aina uusimman version.
Sisäinen jakaminen
Valitkaa tiedoston tai kansion jakopaneelista organisaationne kollega tai ryhmä. Määrittäkää hänen oikeutensa: luku, muokkaus, uudelleenjako. Kohde ilmestyy hänen tilaansa.
Koko osastolle kannattaa käyttää ryhmälle avattua tiimikansiota yksittäisten jakojen sarjan sijaan. Ryhmien asetukset selitetään ohjeessa Kuka näkee mitkäkin asiakirjat.
Linkin lähettäminen ulkopuolelle
Jakolinkki antaa pääsyn tiedostoon tai kansioon henkilölle, jolla ei ole tiliä instanssissanne. Osoite sisältää satunnaisen tunnisteen, jota ei voi arvata. Kullekin linkille määritätte:
- oikeudet: pelkkä luku tai tallennus ja muokkaus. Kansiolle pelkkä tallennustila mahdollistaa myös tiedostojen vastaanottamisen näyttämättä kansion nykyistä sisältöä;
- salasanan, joka toimitetaan eri kanavaa pitkin kuin linkki, esimerkiksi puhelimitse;
- päättymispäivän, jonka jälkeen linkki lakkaa automaattisesti toimimasta;
- viestin vastaanottajalle tarvittaessa.
Samaan kansioon voi luoda useita linkkejä eri oikeuksin ja poistaa kunkin erikseen. Lähettäkää Klytic Mailista tämä linkki raskaan liitteen sijaan: vastaanottaja näkee ajantasaisen version.
Vahingossa tapahtuvan jakamisen välttäminen
Useimmat vuodot johtuvat väärään kansioon luodusta linkistä tai linkistä, joka on avoinna ilman aikarajaa. Instanssinne pääkäyttäjä voi asettaa säännöt kaikille:
- salasana pakolliseksi kaikkiin ulkoisiin linkkeihin;
- oletusarvoinen päättymispäivä ja enimmäiskesto, jota käyttäjä ei voi ylittää;
- vastaanotetun kohteen uudelleenjaon salliminen tai kieltäminen;
- sisäisten jakojen rajaaminen henkilön omien ryhmien jäseniin;
- tiettyjen ryhmien jäsenten estäminen luomasta jakoja, vaikka he voivat vastaanottaa niitä.
Käyttäjän puolella kaksi tapaa riittää. Jakakaa tarvittava alikansio, älkää koskaan yläkansiota mukavuussyistä. Ja tarkistakaa jakopaneelista, kenellä on jo pääsy, myös yläkansion kautta, ennen kuin tallennatte arkaluonteisen asiakirjan.
Yhteistyö kumppanin kanssa
Oikea työkalu riippuu vaihdon kestosta ja suunnasta.
| Tilanne | Toimenpide |
|---|
| Yksittäisen asiakirjan lähetys | Lukulinkki, salasana, lyhyt päättymisaika |
| Asiakirjojen vastaanottaminen asiakkaalta | Pelkkä tallennuslinkki erilliseen kansioon |
| Säännöllinen vaihto molempiin suuntiin | Kumppanille varattu kansio, muokkauslinkki, salasana, päättymispäivä tarkistetaan joka kerta |
| Pitkäaikainen yhteistyö | Pääkäyttäjän instanssiinne luoma tili, sijoitettu ryhmään, joka näkee vain yhteisen kansion |
Kumppanikansio sijoitetaan arkaluonteisen hakemistorakenteenne ulkopuolelle. Näin liian laaja linkki ei voi paljastaa mitään muuta. Ulkopuolisille henkilöille luotavien tilien vaikutuksesta palvelunne mitoitukseen kannattaa keskustella Klyticin kanssa.
Kokouksiin ulkopuoliset vieraat liittyvät Klytic Docsin videoneuvotteluun pelkällä linkillä ilman tiliä. Tämä pääsy kokoukseen ei avaa heille kansioitanne: puhelun aikana esitetty asiakirja jaetaan erikseen linkillä.
Videoneuvottelu tarjotaan rajatulle käyttäjämäärälle. Suuren käyttäjämäärän videoneuvotteluista tehdään erillinen tarjous.
Arkaluonteiset asiakirjat ja lataukset
Näytöllä näkyvän asiakirjan voi aina kopioida tai valokuvata. Hallinta perustuu siksi useiden keinojen yhdistelmään:
- antakaa lukuoikeus ilman muokkausoikeutta;
- piilottakaa linkistä latauspainike. Tämä vaikeuttaa tiedoston noutamista, mutta ei tee siitä mahdotonta;
- asettakaa lyhyt päättymisaika ja poistakaa linkki heti, kun sitä ei enää tarvita;
- seuratkaa kansion tapahtumia lokista;
- älkää synkronoiko arkaluonteista kansiota ulkopuoliselle tai jaetulle työasemalle;
- sille, mikä ei saa koskaan lähteä ulos, älkää luoko linkkiä lainkaan ja sulkekaa kyseinen ryhmä jakojen luomisen ulkopuolelle.
Yhteydet instanssiinne on salattu. Kansion salaustavasta riippuen tarjolla olevat jakovaihtoehdot voivat kuitenkin poiketa toisistaan: tarkistakaa ne ennen kuin salaatte ulkopuolisille tarkoitetun kansion.
Esimerkki: kansio ”Asiakkaat” ja kansio ”Palkat”
Palveluyritys avaa kaksi tiimikansiota.
- Asiakkaat: jokaisella asiakkaalla on oma alikansionsa. Projektipäälliköt luovat sinne salasanalla suojattuja linkkejä, jotka ovat voimassa enintään kolmekymmentä päivää, kuten pääkäyttäjä edellyttää.
- Palkat: avattu vain Palkat-ryhmälle muokkausoikeuksin, ilman uudelleenjako-oikeutta. Ryhmä on suljettu jakojen luomisen ulkopuolelle. Palkkalaskelmat eivät koskaan lähde linkkinä.
Rajoitukset
- Linkin poistaminen katkaisee pääsyn, mutta ei poista vastaanottajan jo lataamaa kopiota.
- Kolmannelle osapuolelle välitetty linkki on tämän käytettävissä, jos siinä ei ole salasanaa. Siksi salasana kannattaa tehdä pakolliseksi.
- Klytic Docsin liittämistä yrityksen muihin työkaluihin käsitellään oppaassa Dokumenttienhallinnan liittäminen ERP:hen, CRM:ään ja sähköpostiin.
