Ensimmäiseksi ratkaistava kysymys
Ennen kansioita ja ryhmiä esittäkää tämä kysymys: saako sama henkilö hallinnoida kaikkien yhtiöiden asiakirjoja?
Instanssin pääkäyttäjä luo tilit, ryhmät ja tiimikansiot. Hän voi siis teknisesti antaa itselleen pääsyn mihin tahansa kansioon. Yhteisessä instanssissa yhtiöiden erottelu perustuu hänen tekemiinsä asetuksiin, ei esteeseen, jota hän ei voisi ylittää.
- Jos vastaus on kyllä (emoyhtiötä ja tytäryhtiöitä hallinnoi sama tiimi, luottamus on vakiintunut): yksi instanssi erillisin alueineen.
- Jos vastaus on ei (yhtiöillä on eri omistajat, yksikkö on voitava myydä, toimintaan liittyy oma ammatillinen vaitiolovelvollisuus): oma instanssi kullekin yhtiölle.
Malli 1: oma instanssi kullekin yhtiölle
Tämä on vahva eristys. Klytic Docs toimii aina dedikoidussa instanssissa: hostingtavasta riippumatta tiedostonne eivät ole muiden asiakkaiden tiedostojen rinnalla. Sama periaate pätee konsernin yhtiöiden välillä, jos ne haluavat tämän esteen.
- Jokaisella instanssilla on omat tilinsä, omat pääkäyttäjänsä ja omat jakosääntönsä.
- Jokainen instanssi salaa tietonsa omalla avaimellaan, jota ei jaeta minkään muun instanssin kanssa.
- Jokainen instanssi voidaan sijoittaa yhtiölle valitulla hostingtavalla: Klyticin pilvi, dedikoitu palvelin tai yhtiön omat palvelimet. Hostingalue valitaan sovellettavan lainkäyttöalueen mukaan palvelujen saatavuuden mukaisesti.
- Yhtiön myynti tai erottaminen on yksinkertaista: kyseisen yhtiön instanssi lähtee sen mukana.
Kahden instanssin välillä tietoja vaihdetaan jakolinkeillä kuten ulkoisen kumppanin kanssa: Jakolinkit, kumppanit ja lataukset. Hostingin valintaa käsitellään tarkemmin sivulla Hosting ja suvereniteetti.
Malli 2: yksi instanssi, erilliset alueet
Yksi instanssi sopii, kun ihmiset luottavat toisiinsa ja osa kansioista on konsernille yhteisiä. Erottelu perustuu ryhmiin ja tiimikansioihin:
- Yksi ryhmä kullekin yhtiölle, esimerkiksi ”Yhtiö A – henkilöstö” ja ”Yhtiö B – henkilöstö”, tarvittaessa osastoittain jaettuna.
- Tiimikansiot yhtiöittäin, avattu vain kyseisen yhtiön ryhmälle.
- Konsernin yhteiset kansiot (ohjeet, toimintaperiaatteet, mallipohjat), kaikille lukuoikeuksin.
- Jakosääntö: pääkäyttäjä voi rajata sisäiset jaot kunkin henkilön omien ryhmien jäseniin. Yhtiön A työntekijä voi silloin jakaa vain ryhmänsä kollegoiden kanssa.
- Delegointi, jos kukin yhtiö hoitaa omat uudet työntekijänsä: kunkin yhtiön ryhmän pääkäyttäjä luo ja hallinnoi ryhmänsä tilejä ilman pääsyä yleisiin asetuksiin.
Ryhmä- ja kansiokohtaiset oikeudet kuvataan ohjeessa Kuka näkee mitkäkin asiakirjat.
Mallien vertailu
| Kriteeri | Oma instanssi kullekin yhtiölle | Yhteinen instanssi |
|---|
| Yhteinen pääkäyttäjä | Ei, ellei sitä erikseen valita | Kyllä |
| Salausavain | Yksi kullekin yhtiölle | Yksi instanssille |
| Konsernin yhteiset kansiot | Jakolinkeillä | Useille ryhmille avatut tiimikansiot |
| Henkilö kahdessa yhtiössä | Tili kummassakin instanssissa | Yksi tili, kaksi ryhmää |
| Yhtiön myynti | Instanssi lähtee sen mukana | Kansioiden erottaminen on järjestettävä |
Henkilö, joka työskentelee kahdelle tytäryhtiölle
Yhteisessä instanssissa hän kuuluu molempiin ryhmiin. Hän näkee siis molemmat alueet, kummankin omin oikeuksin. Näin on tarkoituskin.
Riskinä on, että hänestä tulee silta: hän siirtää tai jakaa edelleen yhtiön A asiakirjan yhtiölle B. Kolme asetusta rajoittaa tätä:
- antakaa hänelle pelkkä lukuoikeus alueella, jolla hänen ei tarvitse tuottaa asiakirjoja;
- älkää antako hänelle uudelleenjako-oikeutta arkaluonteisiin kansioihin;
- määrittäkää hänen ulkoiset jako-oikeutensa erikseen, jotta yhden yhtiön asiakirja ei lähde linkkinä toisen nimissä.
Jos tämä riski ei ole hyväksyttävä, se on merkki siitä, että yhtiöt kuuluvat malliin 1. Henkilöllä on silloin tili kummassakin instanssissa, ja kumpikin tili näkee vain oman yhtiönsä.
Esimerkki: kolmen yhtiön konserni
Emoyhtiö omistaa kauppayhtiön ja suunnittelutoimiston, jota sitoo salassapitovelvollisuus asiakkaitaan kohtaan. Emoyhtiö ja kauppayhtiö jakavat instanssin: oma ryhmä kullekin yhtiölle, erilliset tiimikansiot ja yhteinen kansio ”Konserni – ohjeet”. Suunnittelutoimistolla on oma instanssinsa ja oma pääkäyttäjänsä. Talousjohtajalla, joka työskentelee kaikille kolmelle, on tili kummassakin instanssissa.
Mallin vaihtaminen myöhemmin
Hostingtapa voi muuttua, esimerkiksi Klyticin pilvestä dedikoituun instanssiin. Yhteisen instanssin jakaminen kahdeksi tai kahden yhdistäminen on hanke, joka valmistellaan Klyticin kanssa: kansioiden, tilien ja linkkien inventaario ja sen jälkeen siirto. Yhteistä pääkäyttäjää koskeva kysymys kannattaa ratkaista heti alussa.
