Mitä osio kattaa
Yritys käsittelee kahdenlaisia asiakirjoja. On arjen tiedostoja: luonnoksia, esityksiä, seurantataulukoita, työmaakuvia. Niiden on oltava saatavilla kaikkialla ja nopeasti jaettavissa. On myös yritystä sitovia asiakirjoja: sopimuksia, laskuja, henkilöstöasiakirjoja, laatumenettelyjä. Niiden kohdalla kysymys ei ole enää pelkkä pääsy. Kyse on pätevästä versiosta, hyväksyntäkierrosta, säilytysajasta ja kyvystä palata aiempaan tilaan virheen tai hyökkäyksen jälkeen.
Samoja sanoja käytetään usein molemmista: tallennus, jakaminen, synkronointi, dokumenttienhallinta. Ne eivät lupaa samaa. Alla olevat oppaat erottavat ne toisistaan, ja ohjeet näyttävät sitten, miten kukin tarve hoidetaan Klytic Docsissa.
Etsitte tiettyä toimenpidettä tilassanne: siirtykää suoraan kohtaan ”Käytä Klytic Docsia”. Valmistelette valintaa tai vaatimusmäärittelyä: aloittakaa kohdasta ”Ymmärrä”.
Ymmärrä
Seitsemän lähteisiin perustuvaa opasta. Ne pätevät valitusta työkalusta riippumatta ja kertovat, milloin Klytic ei ole oikea vastaus.
- Tallennus, synkronointi, jakaminen ja dokumenttienhallinta: neljä sanaa, joita käytetään toistensa sijaan, ja mitä kukin todella lupaa.
- Yhteistyö ilman yhdysvaltalaista toimisto-ohjelmistoa: mikä korvautuu hyvin selaimessa ja mikä pysyy sidoksissa toimisto-ohjelmistoon.
- Versiointi, replikointi ja varmuuskopiointi: kolme mekanismia, jotka vastaavat kolmeen eri vikaan, ja miksi versiohistoria ei korvaa varmuuskopiota.
- Kiristyshaittaohjelmat: dokumenttienhallinnan suojaus ja palautus: miten rajata murretun tilin ulottuvuutta ja missä järjestyksessä palataan puhtaaseen tilaan.
- Asiakirjojen säilytys ja arkistointi: mitä arkistointipolitiikka määrittää ja miksi säilytysaika tulee velvoitteesta eikä levytilasta.
- Dokumenttienhallinnan liittäminen ERP:hen, CRM:ään ja sähköpostiin: linkki, liitäntä vai kehitystyö, ja mitä on ratkaistava ennen kahden työkalun yhdistämistä.
- Tekoäly ja asiakirjat ilman ulkoista palvelua: mitä yrityksestä lähtee, kun tiedosto kulkee tekoälypalvelun kautta, ja paikallisen käsittelyn edellytykset.
Käytä Klytic Docsia
Seitsemän ohjetta asiakkaille. Ne kertovat, kuka toimii (käyttäjä, instanssinne pääkäyttäjä vai Klyticin tuki) ja mitä saatte.
- Henkilö-, ryhmä- ja kansiokohtaiset oikeudet: kuka näkee mitkäkin asiakirjat, ryhmien ja tiimikansioiden avulla.
- Jakolinkit ja ulkoiset lähetykset: salasana, päättymispäivä, kumppanit ja suojaukset, jotka pääkäyttäjä voi tehdä pakollisiksi.
- Työntekijän tai tiimin lähtö: tiedostojen talteenotto, linkkien sulkeminen ja pääsyn lopettaminen mitään menettämättä.
- Useita yhtiöitä alustalla: yksi instanssi yhtiötä kohden tai erilliset alueet yhdessä instanssissa, sekä kahdelle tytäryhtiölle työskentelevän henkilön tapaus.
- Version palauttaminen: paluu aiempaan versioon, poistetun tiedoston palautus ja milloin palautusta pyydetään tuelta, hintaan sisältyvänä tai laskutettavana syystä riippuen.
- Laitteiden synkronointi: tietokone, puhelin ja selain, kopioristiriidat ja kadonnut laite.
- Haku, tunnisteet ja luokittelu: kansiot, tunnisteet, haku ja hyväksyntäkierrot.
Tietojen sijainti ja avainten hallussapito
Missä asiakirjoja isännöidään, kuka ylläpitää palvelua ja kenen hallussa salausavaimet ovat: nämä kysymykset kuuluvat digitaalisen suvereniteetin alaan, jota käsitellään omassa osiossaan. Opas Mikä on suvereeni pilvi? selittää, mitä salaus suojaa sen mukaan, kenen hallussa avain on. Sivu Hosting ja suvereniteetti kuvaa Klyticin käyttöönottotavat: Klyticin pilvi, omistettu instanssi tai asiakkaan palvelimet, millä tahansa sovellettavaa lainkäyttöaluetta vastaavalla maantieteellisellä alueella palvelujen saatavuuden mukaan, erityisesti Euroopassa tai Mauritiuksella.
Varmuuskopioista, niiden tiheydestä ja palautuksesta katso myös Tietoturva ja varmuuskopiointi. Itse tarjous esitellään sivulla Klytic Docs.
