Conservación, archivo, copia de seguridad: tres plazos
Las tres palabras se confunden a menudo. No responden a la misma pregunta.
| Pregunta | Plazo habitual |
|---|
| Copia de seguridad | Volver atrás tras un incidente | Días o semanas |
| Archivo | Conservar un documento que ya no se usa a diario, intacto y consultable | El de la obligación o del uso |
| Conservación | Cuánto tiempo debe o puede existir el documento | Fijado por una norma, un contrato o una decisión interna |
Para los datos personales, la CNIL describe tres etapas. La base activa, mientras el dato sirve al fin para el que se recogió. El archivo intermedio, cuando ya no sirve a ese fin pero sigue siendo útil, por ejemplo para un litigio o una obligación legal: se separa entonces y solo lo consultan puntualmente personas autorizadas. Y, por último, el archivo definitivo, para determinada información conservada por su valor. Esta división se aplica bien a todos los documentos.
La copia de seguridad tiene su propia guía: versiones, replicación y copia de seguridad. Una copia de seguridad de treinta días no es un archivo.
Lo que fija una política de archivo
Una política cabe en unas pocas páginas. Para cada familia de documentos, responde a siete preguntas:
- qué: la familia de documentos (facturas, contratos, expedientes de personal, actas);
- durante cuánto tiempo y a partir de cuándo: el cierre del ejercicio, el fin del contrato, la salida del empleado;
- dónde: qué carpeta, qué departamento, qué alojamiento;
- en qué forma: original en papel, copia digital, formato de archivo;
- quién responde: un responsable por familia, no «informática»;
- quién sigue teniendo acceso: un archivo no está abierto a todos los que veían el expediente activo;
- qué destino final: destrucción, conservación definitiva o entrega a un tercero, dejando constancia de la decisión.
Todo empieza por un inventario. Sin él, la política es un eslogan: fija plazos para documentos que nadie sabe dónde están.
Plazos que proceden de las normas
En Francia, varios plazos están fijados por ley. El sitio oficial Service Public Entreprendre los reúne, con sus referencias. Estos son algunos de los más habituales para una empresa:
| Documento | Plazo | Inicio del cómputo | Norma citada |
|---|
| Libros y registros contables | 10 años | Cierre del ejercicio | Code de commerce, art. L123-22 |
| Justificantes (pedidos, albaranes de entrega, facturas) | 10 años | Cierre del ejercicio | Code de commerce, art. L123-22 |
| Documentos fiscales (regla general) | 6 años | Última operación mencionada o fecha de emisión | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Contratos y correspondencia comercial | 5 años | Según la prescripción aplicable | Code de commerce, art. L110-1 a L110-4 |
| Duplicado de la nómina (empleador) | 5 años | No precisado por la ficha | Code du travail, art. L3243-1 a L3243-5 |
| Registro único de personal | 5 años | Salida del empleado | Code du travail, art. R1221-26 |
Tres observaciones. Un mismo documento puede estar sujeto a varios plazos: una factura es a la vez un justificante contable y un documento fiscal. El plazo fiscal pasa a diez años en caso de actividad oculta. Y esta tabla solo es válida para Francia: el sector de actividad (sanidad, banca, seguros) y el país del lector cambian los plazos. No existe un baremo único aplicable a todas las empresas.
Los expedientes de personal y los datos personales
Un documento que contiene datos personales no se conserva indefinidamente. El RGPD impone un plazo limitado, que el responsable del tratamiento determina según la finalidad, como recuerda la CNIL.
Para los recursos humanos, la CNIL publicó en abril de 2026 un referencial de plazos de conservación, organizado por actividad: selección de personal, gestión administrativa, retribución, accidentes de trabajo, canales de denuncia. Este referencial es derecho indicativo (soft law): su cumplimiento no es obligatorio. En cambio, algunos de los plazos que recoge están impuestos por normas, y el empleador no puede apartarse de ellos. A un mismo tratamiento pueden aplicarse varios plazos.
En la práctica, un expediente de RR. HH. guardado en un sistema de gestión documental necesita dos reglas: quién puede seguir abriéndolo tras la salida del empleado y cuándo se purga. Conservar «por si acaso» no es una regla.
El formato y la legibilidad dentro de diez años
Conservar un archivo diez años no sirve de nada si nadie puede abrirlo. El lugar importa, y el formato también:
- preferir formatos abiertos y documentados, y un documento fijo (un PDF) en lugar de un archivo modificable para los documentos que dan fe;
- no depender de un software que pueda desaparecer o cambiar de licencia;
- conservar los metadatos: fecha, tipo, plazo, responsable, sin los cuales el archivo es un montón de ficheros;
- prever la salida: poder exportar los archivos en formatos estándar si cambia de proveedor.
El valor de una copia digital de un original en papel obedece a normas propias. Antes de destruir originales, compruébelo con su asesor contable o su asesor jurídico.
Ejemplo: una política en media jornada
Caso hipotético. Una pyme de cuarenta personas reúne a su contable, a su responsable de RR. HH. y a su director. En media jornada, enumeran seis familias de documentos.
Las facturas de proveedores pasan por un circuito de validación y después se clasifican por año; se conservan diez años después del cierre del ejercicio. Los contratos de clientes se clasifican por cliente y se conservan cinco años después de su finalización. Los expedientes de personal están en una carpeta de acceso restringido; sus plazos siguen el referencial de la CNIL, comprobado para cada documento. Los borradores y los documentos de trabajo no tienen política: viven y desaparecen con los proyectos.
Cada año, en febrero, la contable identifica los expedientes cuyo plazo ha vencido, hace validar su destrucción y deja constancia de la decisión. La política cabe en dos páginas.
Los errores frecuentes
- Conservarlo todo. No es prudente para los datos personales y hace que la búsqueda sea más lenta.
- Confundir la copia de seguridad con un archivo. Se borra al término de su periodo de retención.
- Archivar en el correo electrónico. El adjunto de un correo no tiene clasificación, ni circuito, ni plazo. El archivo de los mensajes es un tema aparte.
- Olvidar las copias. Adjuntos, equipos sincronizados, memorias USB: una purga en el sistema de gestión documental no los borra.
Preguntas frecuentes
¿Se puede conservar todo indefinidamente?
Para documentos sin datos personales, es posible, pero costoso y poco legible. Para datos personales, no: el plazo debe limitarse a la finalidad.
¿Una copia de seguridad de treinta días es un archivo?
No. Sirve para volver atrás tras un incidente. Consulte versiones, replicación y copia de seguridad.
¿Hay que archivar los correos electrónicos?
Es un tema distinto, con sus propias herramientas. Consulte archivar los mensajes.
¿Cómo encontrar un archivo dentro de cinco años?
Mediante una clasificación estable y etiquetas asignadas en el momento del depósito. Consulte encontrar, etiquetar y hacer circular un documento.
¿Dónde deben alojarse los archivos?
La cuestión del lugar y del operador se trata en ¿qué es una nube soberana?
Dónde se sitúa Klytic
Klytic Docs conserva las carpetas, las versiones y las etiquetas en la instancia dedicada del cliente, durante todo el tiempo que este las mantenga en ella. Los circuitos de validación clasifican y conservan un documento una vez aprobado, como la factura de proveedor del ejemplo publicado. Los permisos por grupo permiten restringir el acceso a una carpeta de archivos. Sus datos se exportan en cualquier momento en formatos estándar y siguen siendo exportables durante treinta días tras el fin del contrato, antes de suprimirse.
No deben confundirse dos cosas. La copia de seguridad de Klytic dura treinta días: protege frente a un incidente, no es un archivo de diez años. El archivo legal anunciado para Klytic Mail es una opción del correo electrónico: no convierte Klytic Docs en un sistema de archivo con valor probatorio.
La política en sí (familias, plazos, destrucciones) sigue siendo una decisión de la empresa, aplicada por sus administradores. El alojamiento es posible en cualquier zona geográfica correspondiente a la jurisdicción aplicable, sujeto a la disponibilidad de los servicios, en particular en Europa o en Mauricio, o en los servidores del cliente. Klytic no es una oferta con la cualificación SecNumCloud.
Esta página describe un marco general. No sustituye la opinión de su asesor contable o de su asesor jurídico.
Situación jurídica a 11 de octubre de 2026. Los plazos citados son los del derecho francés, tal como los presenta el sitio oficial Service Public Entreprendre, que remite en particular al artículo L123-22 del Code de commerce y al artículo L102 B del Livre des procédures fiscales. Varían según el país, el sector y la naturaleza del documento.
Fuentes
Consultadas en octubre de 2026.
- Service Public Entreprendre (Primer Ministro de Francia), plazos de conservación de documentos para las empresas: 10 años para los libros contables y justificantes (C. com., art. L123-22), 6 años para los documentos fiscales (LPF, art. L102 B), 5 años para los contratos comerciales, plazos de los documentos de personal. service-public.gouv.fr
- CNIL, «Les durées de conservation des données» (Los plazos de conservación de los datos): plazo limitado fijado según la finalidad; base activa, archivo intermedio, archivo definitivo. cnil.fr
- CNIL, referencial de plazos de conservación para la gestión de recursos humanos (abril de 2026): derecho indicativo, organizado por actividad; algunos plazos están impuestos por normas. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: archivo legal disponible como opción. klytic.com
- Klytic, Alojamiento y soberanía: exportación en cualquier momento en formatos estándar, datos exportables 30 días tras el fin del contrato y después suprimidos. klytic.com
