Antes de elegir el destino
Las migraciones que fracasan rara vez son fracasos técnicos. Son proyectos en los que la dirección prometió «lo mismo, pero europeo» cuando una parte de los usos no podía seguir. Este primer bloque fija lo que se va, lo que se queda y lo que se comunica a los equipos.
- Los usos reales están enumerados: correo, archivos, Teams, Excel avanzado, aplicaciones de negocio.
- Lo que no se migrará está por escrito y aceptado por la dirección.
- Los empleados están informados de lo que cambia: webmail, editor en línea de documentos, historial de Teams no recuperado.
- El editor en línea del destino se ha probado con sus propios libros y documentos, no con una demostración.
- El destino se elige por estos usos, no por un eslogan. Véase la guía de alternativas.
- El presupuesto separa suscripción, migración y exclusiones. Véase el coste.
- El presupuesto indica el volumen tomado como hipótesis, el número de pasadas de copia, el criterio de finalización y el precio de una diferencia descubierta después.
- El compromiso del operador está por escrito: llegada de los mensajes, recuperación del historial, o ambas.
- El tiempo interno está previsto: un responsable designado, disponible para el inventario, la muestra y el día D.
Inventario
El inventario determina el presupuesto y el calendario. Cada elemento olvidado aquí vuelve más tarde en forma de corrección, a menudo en el peor momento. Las aplicaciones que envían correo son el olvido más frecuente: una fotocopiadora o un software de nóminas que sigue enviando con el identificador antiguo solo se detecta después del cambio.
- Dominios y subdominios que envían o reciben correo.
- Buzones nominativos, buzones compartidos, listas, alias, redirecciones.
- Volumen por buzón y buzones en conservación legal.
- Archivos existentes, y lo que debe conservarse.
- Cuentas sin propietario (empleados que se han marchado).
- Dispositivos: Outlook para Windows, Outlook para Mac, móviles, solo webmail.
- Aplicaciones que envían: fotocopiadoras, sitio web, CRM, alertas, nóminas.
- Software que se autentica por SMTP, con el identificador que utiliza.
- Archivos dentro del alcance: OneDrive, bibliotecas de SharePoint útiles, enlaces internos y recursos compartidos anónimos.
- Registros DNS actuales: MX, SPF, DKIM, DMARC, autodiscover.
- Vencimiento de las suscripciones actuales de Microsoft y condiciones de rescisión.
Preparar el destino
El destino se prepara mientras los empleados siguen trabajando en Microsoft 365. El MX no se toca. Esta fase sirve para detectar los problemas en una muestra, cuando todavía hay tiempo de corregir el método.
- Cuentas creadas, contraseñas o invitaciones listas.
- Alias y listas recreados.
- SPF, DKIM y DMARC del destino listos para publicarse.
- Primera copia del historial iniciada, MX sin cambios.
- Muestra controlada: dirección, buzón compartido, buzón grande, buzón vacío.
- En la muestra: número de mensajes, carpetas, contactos y citas periódicas verificados.
- Archivos copiados si el alcance los incluye, y abiertos en el destino.
- Instrucciones de una página para Outlook y para el móvil, con el procedimiento «eliminar la cuenta y volver a crearla».
- TTL del MX reducido varios días antes.
- Plan de marcha atrás por escrito: quién restablece el MX antiguo, en cuántos minutos.
La víspera
La víspera sirve para reducir al mínimo la diferencia entre las dos plataformas. Sin segunda pasada, faltan los últimos días de correo. Sin congelación, un alias creado por la noche solo existe en un lado.
- Segunda pasada de copia (el delta).
- Congelación de la creación de alias y de las modificaciones de listas.
- Línea de soporte interna designada para el día D.
- Prueba de envío desde el destino a un buzón de Gmail y a un buzón de Microsoft externos.
El día D
El día D se juzga con pruebas externas, no por el hecho de que «funcione internamente». Un mensaje enviado desde un buzón personal externo debe llegar a la nueva plataforma dentro del plazo del TTL; un mensaje saliente real debe superar SPF, DKIM y DMARC en un destinatario.
- MX cambiado.
- Correo de prueba externo recibido en la nueva plataforma.
- SPF, DKIM y DMARC validados en un mensaje saliente real.
- Fotocopiadoras, sitio web y CRM configurados con el nuevo SMTP.
- Muestra de usuarios localizables y capaces de enviar.
- Cola de mensajes supervisada durante la jornada.
- La persona autorizada a restablecer el MX antiguo está localizable durante toda la jornada.
Después
La migración no termina cuando el MX ha cambiado. Termina cuando un solo entorno envía correo, las diferencias se han tratado y se ha probado una restauración en el destino. Cerrar el envío en la plataforma antigua evita que un empleado responda desde dos sitios.
- Plataforma antigua en solo lectura, ya sin envío.
- Diferencias notificadas tratadas (carpeta que falta, delegación), tercera pasada específica si es necesario.
- Reglas del lado del servidor, firmas centralizadas y permisos de delegación reconfigurados.
- Móviles reconfigurados, perfiles antiguos eliminados si crean duplicados.
- Fecha de cierre del tenant de Microsoft anotada, exportación final archivada si es necesario.
- Reglas de retención y copias de seguridad del destino verificadas con una restauración de prueba.
- Registro de actividades de tratamiento y documentación interna actualizados con el nuevo operador.
El método paso a paso está en migrar sin interrupción. El orden general de las operaciones y lo que no se transfiere están en migrar desde Microsoft 365 a una solución europea.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe llevar esta checklist?
Una persona de referencia interna, con un responsable y una fecha en cada línea. El proveedor de servicios puede ejecutar gran parte de ella, pero la validación de la muestra, de las exclusiones y del criterio de finalización corresponde a la empresa.
¿Se puede omitir la muestra si la herramienta de copia es fiable?
No. La herramienta copia, no verifica que el buzón compartido de la dirección o las citas periódicas hayan llegado correctamente. La muestra es el momento en el que se corrige el método con el menor coste.
¿Cuánto tiempo conservar Microsoft 365 después del cambio?
El tiempo necesario para verificar que ningún flujo lo sigue utilizando y que las diferencias se han tratado, en solo lectura. Fije la fecha de cierre de antemano y anótela, para no pagar dos plataformas sin motivo.
¿Esta lista sirve para Google Workspace?
En lo esencial, sí: inventario, DNS, pasadas de copia, aplicaciones de envío, marcha atrás. Los puntos propios de Google (etiquetas, propietarios de archivos de Drive, grupos) se describen en migrar desde Google Workspace.
Klytic
Para una migración del correo electrónico a Klytic: consejos gratuitos, ningún correo perdido, ejecución por Klytic bajo presupuesto. La suscripción y la migración son dos facturas; los precios de las suscripciones figuran en la página Tarifas.
Esta página describe una lista de control. No sustituye al inventario de su tenant ni al plan de cambio redactado con su proveedor de servicios.
Fuentes
Consultadas en octubre de 2026.
