Τι αποκτάτε
Τρία αντικείμενα εξυπηρετούν τις συλλογικές διευθύνσεις. Από έξω μοιάζουν· δεν συμπεριφέρονται όμως με τον ίδιο τρόπο.
Ψευδώνυμο (alias): μια επιπλέον διεύθυνση που καταλήγει σε ένα υπάρχον γραμματοκιβώτιο. Λίστα διανομής: μια διεύθυνση που μοιράζει ένα αντίγραφο σε πολλά γραμματοκιβώτια. Κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο: ένα κοινό γραμματοκιβώτιο, με δική του διεύθυνση, που το ανοίγουν πολλά άτομα με τον δικό τους λογαριασμό, ανάλογα με τα δικαιώματα που τους έχουν δοθεί.
| Ανάγκη | Αντικείμενο | Παράδειγμα |
|---|
| Ένα μόνο άτομο διαχειρίζεται τη διεύθυνση | Ψευδώνυμο | direction@ που καταλήγει στη διαχειρίστρια |
| Ο καθένας πρέπει να λαμβάνει το δικό του αντίγραφο | Λίστα διανομής | equipe-commerciale@ για να ενημερώνονται όλοι οι πωλητές |
| Μια ομάδα διαχειρίζεται τα μηνύματα και όλοι πρέπει να βλέπουν τι έχει γίνει | Κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο | contact@, factures@, το γραμματοκιβώτιο του λογιστηρίου |
Ο πρακτικός κανόνας: αν δύο άτομα κινδυνεύουν να απαντήσουν στον ίδιο πελάτη χωρίς να το ξέρουν, χρειάζεται κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο και όχι λίστα. Σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, ένα μήνυμα που διαβάστηκε, ταξινομήθηκε ή διεκπεραιώθηκε ισχύει έτσι για όλους.
Ποιος μπορεί να το κάνει
- Ο διαχειριστής του λογαριασμού σας, στην κονσόλα διαχείρισης: δημιουργία γραμματοκιβωτίων, ψευδωνύμων και λιστών, επιλογή τομέων, δικαιώματα στα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια, όρια χώρου.
- Κάθε χρήστης, στο webmail του: τις αυτόματες απαντήσεις του, τα φίλτρα του και την κοινή χρήση των δικών του φακέλων και ημερολογίων με συναδέλφους.
- Η υποστήριξη της Klytic: την προσθήκη ενός τομέα, τις εγγραφές SPF, DKIM και DMARC αυτού του τομέα και τα αιτήματα που ξεπερνούν την κονσόλα, όπως μια αλλαγή τρόπου φιλοξενίας.
Ένας χρήστης δεν δημιουργεί ψευδώνυμο ούτε γραμματοκιβώτιο για τον εαυτό του, εκτός αν υπάρχει ρητή εξουσιοδότηση από τον διαχειριστή. Αυτός ο κανόνας αποτρέπει διευθύνσεις που δεν παρακολουθεί κανείς.
Δημιουργία κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου
- Δημιουργία του γραμματοκιβωτίου. Ο διαχειριστής δημιουργεί ένα γραμματοκιβώτιο με τη συλλογική διεύθυνση, για παράδειγμα factures@. Είναι ένα πλήρες γραμματοκιβώτιο, με δικό του χώρο αποθήκευσης.
- Ανάθεση δικαιωμάτων, άτομο προς άτομο. Για κάθε συνεργάτη, ο διαχειριστής επιλέγει ένα επίπεδο: μόνο ανάγνωση· διαχείριση του περιεχομένου (ανάγνωση, ταξινόμηση, δημιουργία φακέλων, διαγραφή)· ή διαχείριση, δηλαδή και διαχείριση των δικαιωμάτων των άλλων σε αυτό το γραμματοκιβώτιο. Το τελευταίο επίπεδο προορίζεται για τον υπεύθυνο του τμήματος.
- Ρύθμιση της αποστολής. Υπάρχουν δύο διαφορετικά δικαιώματα. «Αποστολή ως»: ο παραλήπτης βλέπει μόνο τη διεύθυνση του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου. «Αποστολή εκ μέρους»: βλέπει το γραμματοκιβώτιο και το όνομα του ατόμου που έγραψε. Για το factures@, το πρώτο είναι συνήθως προτιμότερο· για μια βοηθό που γράφει για λογαριασμό ενός συνεταίρου, το δεύτερο είναι πιο διαφανές.
- Έλεγχος στους υπολογιστές. Τα εξουσιοδοτημένα άτομα βλέπουν το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο webmail τους, δίπλα στο δικό τους. Η εμφάνιση μπορεί να διαφέρει στο Outlook και στο τηλέφωνο: δοκιμάστε σε έναν υπολογιστή κάθε τύπου πριν το ανακοινώσετε σε όλη την ομάδα.
Μην δίνετε ποτέ τον κωδικό ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου. Ο καθένας το ανοίγει με τον δικό του λογαριασμό: έτσι, όταν κάποιος αποχωρεί, αρκεί να αφαιρεθεί ένα δικαίωμα, και κάθε ενέργεια παραμένει αποδοσμένη σε κάποιον.
Πολλοί τομείς στην ίδια κονσόλα
Ένας όμιλος με ενιαία διαχείριση μπορεί να συγκεντρώσει όλους τους τομείς του σε μία κονσόλα διαχείρισης: groupe.fr, enseigne-a.fr, filiale-b.com. Κάθε τομέας έχει τις δικές του διευθύνσεις και τις δικές του εγγραφές SPF, DKIM και DMARC.
Ένα άτομο που εργάζεται για δύο εταιρείες έχει δύο επιλογές. Είτε ένα γραμματοκιβώτιο σε κάθε τομέα, αν οι δύο δραστηριότητες πρέπει να μείνουν χωριστές. Είτε ένα μόνο γραμματοκιβώτιο, με ένα ψευδώνυμο στον άλλο τομέα, αν πρέπει να χειρίζεται τα πάντα από το ίδιο σημείο. Στη δεύτερη περίπτωση, ελέγξτε ότι η διεύθυνση που επιλέγεται για απάντηση είναι πράγματι εκείνη της σωστής εταιρείας.
Ενημερώστε την Klytic, κατά την ενεργοποίηση, αν οι εταιρείες πρέπει να βλέπουν η μία την άλλη στο εταιρικό βιβλίο διευθύνσεων ή να μείνουν χωριστές.
Διαχωρισμός οντοτήτων
Υπάρχουν τρία επίπεδα διαχωρισμού, από το ελαφρύτερο στο ισχυρότερο.
- Ξεχωριστοί τομείς στην ίδια πλατφόρμα: οι διευθύνσεις είναι χωριστές, αλλά ένας μόνο διαχειριστής, ή μία μόνο ομάδα, διαχειρίζεται το σύνολο.
- Δικαιώματα διαχείρισης περιορισμένα σε έναν τομέα: η πλατφόρμα υποστηρίζει αυτή την αρχή, που επιτρέπει σε έναν υπεύθυνο θυγατρικής να διαχειρίζεται τα γραμματοκιβώτια του τομέα του χωρίς να βλέπει τα υπόλοιπα. Η εφαρμογή της αποφασίζεται με την Klytic, ανάλογα με τον τρόπο φιλοξενίας σας· μην τη θεωρείτε δεδομένη πριν από γραπτή επιβεβαίωση.
- Αποκλειστική εγκατάσταση ή διακομιστής ανά οντότητα: όταν οι διαχειριστές δεν πρέπει να βλέπουν ο ένας τον άλλο καθόλου ή όταν μια εταιρεία μπορεί αύριο να πουληθεί, αυτό είναι το κατάλληλο επίπεδο. Υλοποιείται κατόπιν προσφοράς.
Η λογική είναι η ίδια για τα έγγραφα: δείτε πολλές εταιρείες στο Klytic Docs.
Ημερολόγια, αίθουσες και εταιρικό βιβλίο διευθύνσεων
Τα ημερολόγια και το βιβλίο διευθύνσεων είναι κοινόχρηστα αντικείμενα ξεχωριστά από τα γραμματοκιβώτια. Το Klytic Mail περιλαμβάνει προσωπικά και κοινόχρηστα ημερολόγια, προβολή διαθεσιμότητας, κράτηση αιθουσών συσκέψεων και το κεντρικό βιβλίο διευθύνσεων της επιχείρησης. Η πρόσβαση σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο δεν δίνει απαραίτητα πρόσβαση στο ημερολόγιό του: κάθε αντικείμενο έχει τα δικά του δικαιώματα. Για μια βοηθό που διαχειρίζεται το ημερολόγιο ενός διευθυντικού στελέχους, ρυθμίστε και τα δύο.
Όρια της υπηρεσίας
- Η Klytic δεν υπόσχεται εξουσιοδότηση «ανά θυγατρική» πέρα από ό,τι έχει επιβεβαιωθεί για τον λογαριασμό σας.
- Η μεταφορά μιας υπάρχουσας οργάνωσης (ψευδώνυμα, λίστες, κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια άλλου συστήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) αποτελεί μέρος μιας μετάβασης, που γίνεται κατόπιν προσφοράς.
- Οι λειτουργίες που πρέπει να απαιτείτε γενικά από ένα σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιγράφονται στον οδηγό ποιες λειτουργίες να περιμένετε από ένα επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί ένας χρήστης να δημιουργήσει μόνος του ένα ψευδώνυμο;
Όχι, το δημιουργεί ο διαχειριστής του λογαριασμού στην κονσόλα. Ο χρήστης μπορεί όμως να κοινοποιεί τους δικούς του φακέλους και ημερολόγια.
Τι γίνεται η διεύθυνση ενός εργαζομένου που αποχωρεί;
Μπορεί να παραμείνει ενεργή, να γίνει ψευδώνυμο ή να κλείσει με αυτόματη απάντηση. Δείτε διατήρηση του γραμματοκιβωτίου ενός εργαζομένου που αποχωρεί.
Μπορούν δύο θυγατρικές να απομονωθούν πλήρως;
Ναι, με αποκλειστική εγκατάσταση ή διακομιστή ανά οντότητα. Οι τρόποι περιγράφονται στη σελίδα φιλοξενία και κυριαρχία.
Χάνεται ένα μήνυμα που διαγράφηκε σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο;
Όχι. Ανακτάται πρώτα από τον φάκελο ανάκτησης, χωρίς χρέωση. Θέτερα, η υποστήριξη το επαναφέρει από τα αντίγραφα ασφαλείας των τελευταίων 30 ημερών, με παρέμβαση που περιλαμβάνεται ή χρεώνεται ανάλογα με την αιτία. Δείτε επαναφορά ενός μηνύματος ή ενός γραμματοκιβωτίου.
