Τι αποκτάτε
Κανένα έγγραφο εργασίας δεν χάνεται, καμία πρόσβαση δεν παραμένει μετά την αποχώρηση και οι συνάδελφοι συνεχίζουν να δουλεύουν χωρίς διακοπή. Η σειρά των ενεργειών έχει σημασία: πρώτα ανακτούμε, μετά κλείνουμε.
Δύο διαφορετικές περιπτώσεις
| Περίπτωση | Κύρια ενέργεια | Τι κρατά το άτομο |
|---|
| Αλλαγή ομάδας ή λήξη ανάθεσης σε ένα έργο | Αφαίρεση από την σχετική ομάδα | Τον λογαριασμό του, τον προσωπικό του χώρο, τις άλλες ομάδες του |
| Αποχώρηση ολόκληρης ομάδας ή εξωτερικού συνεργάτη | Αφαίρεση της ομάδας από τον φάκελο ομάδας ή άδειασμα της ομάδας | Τους λογαριασμούς τους, αν χρησιμεύουν αλλού |
| Αποχώρηση από την επιχείρηση | Ανάκτηση των αρχείων του, έπειτα απενεργοποίηση και τέλος διαγραφή του λογαριασμού του | Τίποτα |
Αν οι φάκελοι εργασίας σας είναι φάκελοι ομάδας, οι περισσότερες αποχωρήσεις διευθετούνται με την αφαίρεση μιας ομάδας. Τα αρχεία που έχουν κατατεθεί σε φάκελο ομάδας ανήκουν στον οργανισμό: παραμένουν στη θέση τους όταν ο συντάκτης τους φεύγει. Η ρύθμιση των ομάδων περιγράφεται στη σελίδα Ρύθμιση του ποιος βλέπει ποια έγγραφα.
Πριν από την ημερομηνία αποχώρησης
Κάντε αυτούς τους ελέγχους όσο το άτομο είναι ακόμη εδώ. Ξέρει τι έχει σημασία στον χώρο του.
- Απογραφή του προσωπικού χώρου. Ό,τι χρησιμεύει στην επιχείρηση πρέπει να μεταφερθεί σε φάκελο ομάδας: προσφορές σε εξέλιξη, αρχεία πελατών, πρότυπα.
- Μεταφορά των αρχείων. Από τις ρυθμίσεις του, το άτομο μπορεί να μεταβιβάσει την κυριότητα ενός αρχείου ή φακέλου σε έναν συνάδελφο. Ο συνάδελφος αποδέχεται τη μεταβίβαση και βρίσκει τα στοιχεία στον χώρο του, μαζί με τις κοινοποιήσεις τους. Για ένα έγγραφο του τμήματος, το απλούστερο παραμένει η μετακίνησή του στον φάκελο ομάδας.
- Φάκελοι που μοιράζεται από τον χώρο του. Αν μοιραζόταν έναν προσωπικό φάκελο με συναδέλφους, μεταβιβάστε ή μετακινήστε τον πριν το κλείσιμο: αλλιώς θα εξαφανιστεί μαζί με τον λογαριασμό του.
- Εξωτερικοί σύνδεσμοι. Εξετάστε τους συνδέσμους που έχει δημιουργήσει. Αφαιρέστε όσους δεν χρησιμεύουν πλέον. Δημιουργήστε ξανά, από έναν λογαριασμό που παραμένει, όσους χρησιμοποιεί ακόμη ένας πελάτης ή ένας συνεργάτης.
- Συσκευές. Προβλέψτε την αποσύνδεση του προγράμματος συγχρονισμού στον υπολογιστή και το κινητό του, και την αφαίρεση των τοπικών αντιγράφων από τον εξοπλισμό που επιστρέφεται.
Την ημέρα της αποχώρησης: απενεργοποίηση του λογαριασμού
Ένας διαχειριστής της instance σας απενεργοποιεί τον λογαριασμό. Αποτελέσματα:
- το άτομο δεν μπορεί πλέον να συνδεθεί, ούτε από το πρόγραμμα περιήγησης ούτε από τις συσκευές του, οι οποίες σταματούν να συγχρονίζονται·
- οι δημόσιοι σύνδεσμοι και οι κοινοποιήσεις μέσω e-mail που είχε δημιουργήσει σταματούν να λειτουργούν·
- από προεπιλογή, οι εσωτερικές κοινοποιήσεις που είχε κάνει παραμένουν προσβάσιμες στους συναδέλφους, οι οποίοι συνεχίζουν να δουλεύουν·
- τα αρχεία του διατηρούνται. Ο λογαριασμός μπορεί να επανενεργοποιηθεί χωρίς απώλειες.
Η απενεργοποίηση είναι λοιπόν ένα ασφαλές ενδιάμεσο βήμα. Δίνει χρόνο να ελέγξετε ότι δεν λείπει τίποτα.
Μετά την αποχώρηση
Αν παραμένουν αρχεία στον χώρο ενός απενεργοποιημένου λογαριασμού, μια συνολική μεταβίβαση σε έναν συνάδελφο μπορεί να γίνει στην πλευρά του διακομιστή. Ζητήστε την από την υποστήριξη της Klytic, αναφέροντας τον αρχικό λογαριασμό και τον λογαριασμό που θα τα αναλάβει.
Μόνο τότε ο διαχειριστής διαγράφει τον λογαριασμό. Προσοχή: η διαγραφή σβήνει αμέσως όλα τα αρχεία του προσωπικού χώρου, ακόμη και αυτά που το άτομο μοιραζόταν. Αναιρείται μόνο για λίγα δευτερόλεπτα.
Ξεχάσατε κάτι μετά τη διαγραφή; Τα αντίγραφα ασφαλείας της Klytic επιτρέπουν ανάκτηση κατόπιν αιτήματος στην υποστήριξη, από τα αντίγραφα ασφαλείας των τελευταίων 30 ημερών. Για έναν λογαριασμό που διαγράφηκε πρόωρα κατά μια αποχώρηση, η ανάκτηση αυτή περιλαμβάνεται, έως 3 αιτήματα τον μήνα. Αυτό το δίχτυ ασφαλείας δεν είναι αρχειοθέτηση των φακέλων του εργαζομένου: μετά τις 30 ημέρες, ό,τι δεν έχει ανακτηθεί χάνεται.
Παράδειγμα: αποχώρηση μιας πωλήτριας
Μια πωλήτρια αφήνει την επιχείρηση στο τέλος του μήνα. Δύο εβδομάδες νωρίτερα, ο υπεύθυνός της τη βοηθά να μετακινήσει τις προσφορές που βρίσκονται σε εξέλιξη στον φάκελο ομάδας «Εμπορικό». Μεταβιβάζει στον διάδοχό της έναν προσωπικό φάκελο που μοιραζόταν με δύο συναδέλφους. Οι σύνδεσμοι της προς τρεις πελάτες δημιουργούνται ξανά από τον διάδοχο, με νέο κωδικό πρόσβασης. Την τελευταία ημέρα, ο διαχειριστής απενεργοποιεί τον λογαριασμό της. Έναν μήνα αργότερα, μετά από έλεγχο, ο λογαριασμός διαγράφεται.
Τι δεν καλύπτει αυτή η σελίδα
- Η θυρίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου αντιμετωπίζεται ξεχωριστά: Θυρίδα e-mail εργαζομένου που αποχωρεί.
- Το πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται ορισμένα έγγραφα ανθρώπινου δυναμικού ή εμπορικά έγγραφα εξαρτάται από την πολιτική αρχειοθέτησης: δείτε τον οδηγό Διατήρηση των σημαντικών εγγράφων.
- Ένα αντίγραφο που έχει ήδη μεταφορτωθεί σε προσωπικό υπολογιστή δεν μπορεί να ανακτηθεί από το Klytic Docs. Είναι ζήτημα εσωτερικού κανονισμού και διαχείρισης του εξοπλισμού.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να διαγράψω τον λογαριασμό αμέσως;
Όχι. Απενεργοποιήστε τον πρώτα: η πρόσβαση κόβεται και τίποτα δεν χάνεται. Διαγράψτε τον όταν βεβαιωθείτε ότι δεν έχει μείνει κανένα χρήσιμο αρχείο.
Πώς να αποφύγω αυτή τη δουλειά στην επόμενη αποχώρηση;
Δουλεύοντας σε φακέλους ομάδας αντί για προσωπικούς χώρους. Δείτε Ρύθμιση του ποιος βλέπει ποια έγγραφα.
Ένας πελάτης χρησιμοποιούσε έναν σύνδεσμο που είχε δημιουργήσει ο εργαζόμενος. Τι κάνω;
Δημιουργήστε ξανά τον σύνδεσμο από έναν λογαριασμό που παραμένει, με κωδικό πρόσβασης και ημερομηνία λήξης. Δείτε Σύνδεσμοι κοινοποίησης, συνεργάτες και λήψεις.
Και η θυρίδα e-mail του;
Αντιμετωπίζεται στο Klytic Mail: Θυρίδα e-mail εργαζομένου που αποχωρεί.
