Какво получавате
- Търговци, които работят по своите карти, без да могат да изтеглят базата с клиенти или контакти.
- Експорт, запазен за посочените от вас хора и ограничен до техния собствен обхват от клиенти.
- Следа от създаванията, редакциите и изтриванията, с автора и датата.
- При инцидент – възстановяване по заявка към поддръжката от резервните копия на Klytic за последните 30 дни, включено или платено според причината.
- Klytic CRM няма кошче по подразбиране. Като опция разширението „кошче“ ви позволява сами да възстановите изтрита карта. То също така помага за подкрепата на проекта с отворен код, на който се основава Klytic CRM.
Основната стъпка: разделете преглед и експорт
Администраторът на вашия акаунт или поддръжката на Klytic по ваше искане настройва правата на всяка група. Както за клиентските карти, така и за контактите правото на експорт е отделно от правата за преглед, създаване и редакция.
- Отнемете правото на експорт на групата на търговците.
- Проверете дали някой търговец не го получава чрез друга група: човек натрупва правата на всички свои групи.
- Отнемете го на външните изпълнители, без изключение.
- Дайте го поименно на един-двама души, например на търговското ръководство и на администрацията на продажбите.
Експортът следва обхвата на човека. Търговец, който вижда само своите клиенти и на когото оставите правото на експорт, би експортирал само своите клиенти. Цялата база може да бъде експортирана само от човек, който има едновременно разширен достъп до всички клиенти и право на експорт. Именно тази комбинация трябва да бъде запазена. Настройката на обхватите е описана в Кой кои клиенти вижда в Klytic CRM.
Какво не е експорт на базата
Отнемането на правото на експорт не пречи на текущата работа:
- генериране на PDF на оферта, поръчка или фактура с визията на вашето дружество и изпращането му на клиента;
- изпращане на електронна фактура към акредитираната платформа;
- преглед на търговско табло.
Тези изходи засягат един документ или един клиент. Експортът, за който става дума тук, създава файл, който съдържа цялата или част от базата с клиенти или контакти. Именно той позволява да се отнесе цял портфейл.
Правата предотвратяват масовото изтегляне. Те не пречат на оправомощен човек да препише това, което вижда на екрана. Най-добрата защита остава обхват на преглед, ограничен до клиентите, от които човекът има нужда.
Какво записва журналът
Klytic CRM може автоматично да записва събития в историята на съответната карта, с автора и датата:
- създаване, редакция и изтриване на клиентска карта или контакт;
- валидиране, редакция и изтриване на оферта, поръчка или фактура.
Отделно журнал за сигурност може да записва влизанията, неуспешните опити за влизане, създаването, промяната и деактивирането на акаунти и групи.
Какво журналът не показва:
- Той не отчита прегледите. Няма да видите кой е отворил карта, без да я промени.
- Той отбелязва промяна, но не непременно възстановява старата стойност. За да върнете изгубено съдържание, е нужно възстановяване от резервно копие.
Записваните събития се избират в конфигурацията на услугата. Помолете поддръжката да провери кои са активни за вашия акаунт, преди да ви потрябват. Предотвратяването на експорта става чрез правата, предварително, а не чрез журнала.
Напускане на търговец
Подгответе напускането преди връщането на оборудването, а не след това.
- Спрете експорта веднага щом напускането е обявено, ако го е имал, и отнемете разширения достъп.
- Преразпределете картите, на които е бил определен търговец, към колега, така че нито един клиент да не остане без контактно лице.
- Закрийте акаунта в последния ден. Неговите оферти, поръчки и фактури остават в базата, с неговото име като автор.
- Прегледайте скорошната история на неговите карти: необичайни изтривания или промени през последните седмици.
Ако голям брой карти са били променени или изтрити, поискайте възстановяване от поддръжката. Ако изтриването е умишлено, при напускане на търговец, това възстановяване е включено, в рамките на 3 заявки на месец. Случайното изтриване е предмет на платен тикет за поддръжка. С разширението „кошче“, като опция, изтритите карти се възстановяват и директно. За Klytic CRM се прави резервно копие на всеки час, а резервните копия се съхраняват 30 дни. Посочете приблизителната дата на инцидента. Това не е контрол в реално време: резервното копие поправя, но не предотвратява. Вижте Сигурност и резервни копия.
Вашата база остава експортируема
Ограничаването на експорта в екипа не променя нищо в правата на вашето дружество. Базата ви принадлежи: хората, които оправомощите, могат да я експортират, а при прекратяване на договора данните ви остават достъпни за извличане в стандартни формати, с придружаваща помощ. Въпросът на тази страница е само: кой в екипа има това право.
За общата рамка прочетете Чии са данните в една CRM система.
Често задавани въпроси
Мога ли да разбера кой е прегледал дадена карта?
Не, журналът записва създавания, редакции и изтривания, но не и прегледи. По-добре ограничете обхвата на всеки: Кой кои клиенти вижда.
Може ли търговец без право на експорт все още да изпраща оферта в PDF?
Да, изпращането на документ на клиент не е експорт на базата.
Вчера бяха изтрити карти. Какво да направя?
Ако сте абонирани за разширението „кошче“, като опция, първо ги възстановете от кошчето. В противен случай поискайте възстановяване от поддръжката, с приблизителната дата. То е включено при неизправност на услугата, както и при умишлено изтриване от служител, например при напускане на търговец, в рамките на 3 заявки на месец. Случайно изтриване или грешна манипулация е предмет на платен тикет за поддръжка. Вижте Сигурност и резервни копия.
Защо да защитаваме CRM системата като счетоводството?
Вижте Чии са данните в една CRM система.
