Tre åtgärder som teamen blandar ihop
| Åtgärd | Vem | Varaktighet | Vad den används till | Vad den inte gör |
|---|
| Sortera i en mapp | Användaren | Så länge användaren behåller meddelandet | Organisera, hitta | Skydda mot radering |
| Återvinningsmappen | Användaren | Kort | Hämta tillbaka ett meddelande som raderats av misstag | Bevara långsiktigt |
| Juridisk arkivering (tillägg) | Utformas med Klytic | Enligt offertens utformning | Bevara meddelanden för att kunna visa upp dem | Ersätta säkerhetskopieringen för återställning |
Sortera: brevlådans organisation
Ett meddelande som sorterats i en mapp ”Kunder 2025” ligger kvar i brevlådan. Det räknas in i brevlådans lagringsutrymme, 5 GB i Standard, 15 GB i Pro, som kan utökas vid behov. Det kan hittas med sökningen, flyttas och raderas av användaren.
- Sortera per kund, per ärende eller per år, med mappar och filter som automatiskt sorterar inkommande e-post.
- För ett team är en delad brevlåda eller delade mappar bättre än kopior utspridda i varje brevlåda.
- Undvik Outlooks lokala arkiv. Outlooks arkiveringsfunktion flyttar meddelandena till en fil på datorn: de lämnar servern, och därmed Klytics säkerhetskopior. Om datorn försvinner försvinner de också.
Om en brevlåda närmar sig sin gräns, utöka utrymmet eller uppgradera brevlådan till Pro i stället för att flytta historiken till en dator.
Återvinningsmappen: hämta tillbaka, inte bevara
Ett raderat meddelande hamnar i återvinningsmappen, även efter att papperskorgen har tömts. Användaren kan själv hitta det där under en begränsad tid och lägga tillbaka det i en mapp. Det är ett skyddsnät mot felgrepp, inte en plats för bevarande. Tillvägagångssättet beskrivs i återställa ett meddelande eller en brevlåda.
Juridisk arkivering: ett tillägg som ska utformas
Juridisk arkivering erbjuds som tillägg, för paketen Standard och Pro. Det är ingen knapp som varje användare aktiverar: det är en tjänst som sätts upp tillsammans med Klytic, för att bevara meddelanden separat, så att de kan visas upp, med ett bevisvärde som beror på den utformning som definieras i offerten.
Innan ni begär den, förbered svaren på dessa frågor:
- Omfattningen. Alla brevlådor, vissa funktioner (ledning, ekonomi, inköp) eller vissa delade brevlådor?
- Lagringstiden. Hur länge ska meddelandena bevaras, och av vilket skäl: skyldighet, avtal, risk för tvist?
- Åtkomsten. Vem ska kunna söka i arkiven och ta ut ett meddelande: ledningen, juristerna, en revisor?
- Historiken. Ska meddelanden som redan finns i brevlådorna tas med, eller bara de som kommer efter införandet? Ställ frågan uttryckligen till Klytic.
- Utlämningen. I vilken form lämnas arkiven tillbaka när avtalet upphör?
Den detaljerade inställningen görs tillsammans med Klytic, när offerten tas fram.
Exempel. En teknikkonsult med 40 anställda (ett hypotetiskt fall) måste vid en tvist om ett bygguppdrag kunna visa upp korrespondensen med sina kunder och underleverantörer. Den begär juridisk arkivering för projektledarnas brevlådor och för den delade brevlådan projets@, begränsar sökning i arkiven till ledningen och fastställer lagringstiden med sin rådgivare. Övriga brevlådor förlitar sig på säkerhetskopieringen på 30 dagar och återvinningsmappen.
Vad arkiveringen inte ersätter
- Säkerhetskopieringen för återställning. Klytics säkerhetskopior, som tas varje timme och sparas i 30 dagar, används för att återställa en brevlåda eller ett meddelande till ett tidigare läge. Arkiveringen är inte till för det, och omvänt. Se återställa ett meddelande eller en brevlåda.
- En policy för lagringstider. Att bestämma hur länge vad ska sparas är en fråga för en skriftlig regel i företaget, inte för en inställning i e-posten. Metoden är densamma som för dokument: bevara och arkivera dokument.
- Extra lagringsutrymme. Juridisk arkivering är inget sätt att tömma en full brevlåda.
När en anställd slutar
Om brevlådan för en person som slutar ska bevaras, ska arkiveringen beslutas medan kontot fortfarande är under kontroll: innan brevlådan raderas, innan den görs om till ett alias, och inom de 30 dagarna med säkerhetskopior om meddelanden har raderats. Hela tillvägagångssättet finns i brevlådan när en anställd slutar.
Vanliga frågor
Ingår juridisk arkivering i Klytic Mail?
Nej, det är ett tillägg som finns både i Standard och i Pro. Detaljerna om erbjudandet finns på sidan Klytic Mail.
Hur länge ska e-post sparas?
Det finns ingen enskild lagringstid. Den beror på meddelandenas art och era skyldigheter. Se bevara och arkivera dokument.
Kan en användare radera ett meddelande som sorterats i en mapp?
Ja. Att sortera är inte att bevara. Bara juridisk arkivering, beroende på hur den har utformats, skyddar meddelanden mot radering.
Kan säkerhetskopieringen på 30 dagar fungera som arkiv?
Nej. Den används för att gå tillbaka. Varför förklaras i säkerhetskopiering, radering och kontinuitet.
