De vier beslissingen van de filter
Klytic MTA staat vóór uw e-mailomgeving, of het nu gaat om Klytic Mail, Microsoft 365, Google Workspace, Exchange of een andere server. Elk inkomend bericht krijgt een van deze vier beslissingen.
| Beslissing | Wat er gebeurt | Wat u kunt doen |
|---|
| Afleveren | Het bericht komt in de mailbox aan, met zijn score en reden in de headers. Een gevaarlijke bijlage wordt verwijderd en vervangen door een informatiebericht. | Het melden als het kwaadaardig blijkt. |
| In quarantaine plaatsen | Het bericht wordt geïsoleerd en versleuteld. Het komt niet in de mailbox aan. | Het vrijgeven via de ontvangen link, of het laten verlopen. |
| Weigeren | Het bericht wordt geweigerd. Het wordt niet bewaard. | Niets vrij te geven. Als de afzender legitiem is, past de beheerder een regel aan. |
| Uitstellen | Het bericht wordt even in de wacht gezet, bijvoorbeeld omdat de afzender onbekend is. Een normale verzendende server biedt het opnieuw aan. | Doorgaans niets: het bericht komt met een kleine vertraging aan. |
De quarantaine dient om wat twijfelachtig is niet meteen te wissen. Uitstellen is geen quarantaine: het vertraagt, het houdt niet vast. Aan de verzendkant kan een bericht ook enkele ogenblikken worden tegengehouden om het nog te kunnen terughalen; die vertraging wordt beschreven in DKIM-ondertekening, S/MIME-ondertekening en terughalen van uitgaande post.
Wie doet wat
- De ontvangende gebruiker krijgt de quarantainemelding in zijn gewone e-mailomgeving, geeft zijn eigen berichten vrij via de link en beheert zijn persoonlijke lijsten.
- De domeinbeheerder stelt de regels in die voor het hele domein gelden, bijvoorbeeld een afzender toestaan die bij meerdere collega’s wordt tegengehouden. Hij bepaalt ook hoe een bericht moet worden gemeld.
- Klytic exploiteert de gateway, activeert de functies van uw formule en beantwoordt supportvragen.
Geen enkele van deze stappen verloopt via een webmail van Klytic. De quarantainelink komt per e-mail binnen, in de e-mailomgeving die de gebruiker al gebruikt.
Wat er gebeurt met een bericht in quarantaine
Het bericht wordt geïsoleerd en versleuteld. Het blijft volledig, bijlagen inbegrepen, zolang de vrijgavelink geldig is: 7 dagen. Na die termijn kan het niet meer uit de gateway worden teruggehaald.
De ontvanger wordt verwittigd volgens de instelling van het domein: een melding voor elk tegengehouden bericht, of een periodiek overzicht met de wachtende berichten.
De quarantaine is geen archief. Ze vervangt noch de archivering van uw berichten, noch de back-up van uw e-mailomgeving. Een vrijgegeven bericht staat daarna in uw mailbox, zoals de andere.
Een bericht vrijgeven
- Identificeer het bericht. Aan de quarantainemelding herkent u het tegengehouden bericht.
- Vraag uzelf af of het werd verwacht. Kent u de afzender? Verwachtte u dit document? Controleer bij twijfel bij de afzender via een kanaal dat u al kende, bijvoorbeeld zijn gewone telefoonnummer, niet door op het bericht te antwoorden.
- Geef het vrij via de link. Eén klik volstaat. Het bericht wordt dan in uw gewone mailbox afgeleverd.
- Open het niet “om te kijken”. Open geen bijlage om te controleren of ze veilig is. Blijft de twijfel, laat het bericht dan in quarantaine en verwittig uw beheerder.
Na een vrijgave houdt Klytic MTA rekening met uw keuze voor de volgende berichten. De link is persoonlijk: stuur hem niet door.
Wanneer dezelfde legitieme afzender bij meerdere personen wordt tegengehouden, stelt de domeinbeheerder een afzenderregel in voor het hele domein, in plaats van iedereen afzonderlijk te laten vrijgeven. De rolverdeling wordt beschreven in Wie stelt de filter in bij Klytic MTA.
Een valspositief corrigeren
Een valspositief is een legitiem bericht dat als twijfelachtig wordt behandeld. De correctie gebeurt in twee stappen:
- geef het bericht vrij via de link;
- voeg de afzender toe aan uw persoonlijke witte lijst, zodat zijn volgende berichten u bereiken.
De persoonlijke zwarte lijst dient voor het omgekeerde: een afzender weren die u schrijft zonder daarom gevaarlijk te zijn. Uw beheerder vertelt u hoe u deze lijsten opent.
Deze lijsten gelden alleen voor u. Ze worden als laatste toegepast, na de domeinregels, en vervangen geen regel die de beheerder heeft ingesteld.
Voorbeeld. Een vaste leverancier verandert van tool voor het versturen van facturen. Zijn berichten vertrekken voortaan vanaf een andere server en drie personen van de boekhouding vinden ze in quarantaine. Vóór elke vrijgave belt de beheerder de leverancier op zijn gewone nummer om de wijziging te bevestigen: een nieuwe afzender van facturen is ook het klassieke vertrekpunt van fraude. Zodra de wijziging bevestigd is, stelt hij een regel in voor het domein. De drie persoonlijke lijsten zijn dan overbodig.
Een bericht melden dat in de mailbox is aangekomen
Een afgeleverd bericht kan kwaadaardig blijken: een valse leverancier, een link naar een valse inlogpagina. Meld het. De meldingen van uw gebruikers verbeteren de filtering en verminderen het aantal valspositieven.
Hoe u meldt, is voor uw domein vastgelegd; uw beheerder vertelt het u. In afwachting van de melding:
- klik niet op de links en antwoord niet;
- stuur het bericht niet door naar collega’s om hun mening te vragen;
- als u al hebt geklikt of een wachtwoord hebt ingevoerd, verwittig dan meteen uw beheerder.
Voor de beheerder: Klytic MTA werkt op de post die passeert. Het verwijdert geen bericht dat al in de mailboxen staat. Als hetzelfde bericht bij meerdere personen is afgeleverd, gebeurt het opruimen in uw e-mailomgeving, door de beheerder ervan.
Met de formule Advanced worden links ook opnieuw geanalyseerd op het moment van klikken. Bij een bericht dat werd afgeleverd omdat het veilig leek, kan de link dus later worden geblokkeerd, als de website intussen gevaarlijk is geworden. Dat is het verwachte gedrag: meld dit bericht.
Wat uw formule omvat
| Functie | Essential | Advanced |
|---|
| Versleutelde quarantaine, veilige vrijgave en meldingen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Gevaarlijke bijlagen verwijderd, met een informatiebericht | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Witte en zwarte lijsten per gebruiker | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Leren op basis van meldingen, beoordeling door AI van twijfelachtige berichten | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Links opnieuw geanalyseerd op het moment van klikken | Nee | Inbegrepen |
| Kwaadaardige HTML-bestanden en verborgen tekst in afbeeldingen | Nee | Inbegrepen |
| Sms-melding wanneer een belangrijke afzender u schrijft | Optie | Optie |
De prijzen staan op de pagina Prijzen.
Grenzen
- Een bericht in quarantaine verloopt samen met zijn link, na 7 dagen. Daarna vraagt u de afzender het opnieuw te sturen.
- Een geweigerd bericht wordt niet bewaard: er is niets vrij te geven.
- De gateway verwijdert geen bericht dat al in de mailboxen is afgeleverd.
- Een persoonlijke lijst geldt alleen voor de eigenaar ervan. Wat voor iedereen geldt, hoort in een domeinregel.
Om de dreigingen zelf te herkennen, zie Spam, phishing, malware en gecompromitteerd account.
