X’tiksbu
Ladarba tkun stabbilita r-regola tal-organizzazzjoni tagħkom, Klytic Tel jippermettilkom:
- tirreġistraw biss il-linji jew il-kjuwijiet li għandhom raġuni għal dan, pereżempju l-akkoljenza tal-klijenti;
- tirriżervaw is-smigħ għal numru żgħir ta’ persuni, mingħajr ma tagħtuh lil kull apparat;
- tkunu tafu fejn jinsabu r-reġistrazzjonijiet u x’jeżisti minnhom x’imkien ieħor, bħall-voicemails riċevuti bl-email.
Ir-regola nnifisha, jiġifieri għaliex tirreġistraw, lil min tinfurmaw u għal kemm żmien iżżommu, hija responsabbiltà tal-organizzazzjoni tagħkom. Hija spjegata f’Kemm għandhom jinżammu r-reġistrazzjonijiet tat-telefonati. Din il-paġna tiddeskrivi biss l-implimentazzjoni tagħha fis-servizz.
Fejn huma r-reġistrazzjonijiet
Kull organizzazzjoni klijenta ta’ Klytic Tel għandha s-server tat-telefonija tagħha. Ir-reġistrazzjonijiet jinżammu hemm, fiż-żona tal-ospitar magħżula mal-abbonament: il-cloud ta’ Klytic, bħala default fl-Ewropa, f’Mauritius jew f’żona oħra konformi mal-ġurisdizzjoni applikabbli, jew is-servers tagħkom stess.
Ir-reġistrazzjonijiet ta’ organizzazzjoni ma jitħalltux ma’ dawk ta’ oħra. It-triq bejn l-apparati jew l-applikazzjonijiet u s-server hija kriptata (SRTP u TLS).
Is-server ikollu backup kuljum permezz tal-backups ta’ Klytic. Dawn il-kopji jservu biss biex jirrestawraw is-servizz wara inċident; l-utenti tagħkom ma jistgħux jikkonsultawhom.
Min jista’ jisma’
Il-prinċipju huwa sempliċi: li tistgħu tiċċemplu ma jagħtikomx id-dritt li tisimgħu. Impjegat li l-linja tiegħu tiġi rreġistrata m’għandux, sempliċement minn dan il-fatt, aċċess għar-reġistrazzjonijiet tal-kollegi tiegħu.
Id-dritt tas-smigħ jingħata lil persuni maħtura b’isimhom mill-organizzazzjoni tagħkom, ġeneralment kap ta’ dipartiment jew il-persuna responsabbli mill-kwalità jew mit-taħriġ. In-numru ta’ persuni awtorizzati għandu jibqa’ limitat għall-ħtiġijiet tal-iskop magħżul.
Min jagħmel xiex:
- L-organizzazzjoni tagħkom tiddeċiedi min għandu bżonn jisma’, u għal liema skop.
- L-amministratur maħtur tas-centralina tagħkom, jew Klytic fuq talba tiegħu waqt l-attivazzjoni jew permezz tas-support, jagħti jew jneħħi dan id-dritt.
- Il-persuni awtorizzati jisimgħu r-reġistrazzjonijiet li jikkorrispondu għall-perimetru tagħhom.
Ħejju l-lista tal-persuni awtorizzati qabel l-attivazzjoni. Klytic jdaħħalha fis-settings tas-centralina.
Irreġistraw biss dak li għandu raġuni
Ir-reġistrazzjoni hija disponibbli mil-Linja Bażika, iżda mhix maħsuba biex tiġi attivata kullimkien. Is-CNIL iqis li reġistrazzjoni permanenti jew sistematika tat-telefonati kollha mhix ammessa, ħlief jekk test partikolari jipprevedi dan.
Fil-prattika, ma’ Klytic:
- Elenkaw il-linji jew il-kjuwijiet li għandhom skop: l-akkoljenza tal-klijenti għall-kwalità, linja kummerċjali għall-prova ta’ ordni meta test jipprevedi dan, kju tas-support għat-taħriġ.
- Ħallu l-apparati l-oħra mingħajr reġistrazzjoni, u ipprevedu linji mhux irreġistrati għat-telefonati personali u għar-rappreżentanti tal-impjegati.
- Itolbu li jiżdied l-avviż ta’ informazzjoni fil-bidu tat-telefonati fuq il-linji rreġistrati. Klytic jinkludih fl-akkoljenza bil-vuċi.
- Iffissaw iż-żmien taż-żamma skont ir-regola tagħkom. Klytic Tel ma jimponilkomx żmien legali; il-metodu jinsab fil-gwida dwar iż-żmien taż-żamma.
Jekk tużaw it-traskrizzjoni u s-sommarju tal-konversazzjonijiet, inklużi fil-Linja Business, dawn it-testi huma wkoll data miġjuba mit-telefonata. Ir-regola tagħkom għandha tkoprihom.
Ikkontrollaw l-aċċessi
Il-kontroll disponibbli f’kull ċirkustanza huwa r-reviżjoni tad-drittijiet: tivverifikaw regolarment min għandu d-dritt tas-smigħ, u tneħħuh lil min m’għadx għandu bżonnu. Agħmluha mill-inqas darba fis-sena, u ma’ kull bidla fil-pożizzjoni jew tluq.
Jekk għandkom bżonn storja dettaljata tas-smigħat, staqsu lis-support x’tirreġistra l-konfigurazzjoni tagħkom. Din il-paġna ma twiegħedx log li jindika, għal kull fajl, min semgħu u f’liema ħin.
Meta jitlaq impjegat awtorizzat, itolbu t-tneħħija tad-dritt tiegħu fl-istess ħin mal-għeluq tal-apparat tiegħu.
Il-voicemail riċevut bl-email
Klytic Tel jibgħat il-voicemails bl-email. Dan il-messaġġ fih kopja tar-reġistrazzjoni ta’ min ċempel. Imbagħad ma jibqax jiddependi mid-drittijiet tas-centralina, iżda minn dawk tal-kaxxa tal-email li tirċievih: kull persuna li għandha aċċess għall-kaxxa, permezz ta’ delega jew għax hija kaxxa kondiviża, tista’ tismgħu. Isegwi wkoll il-backup u l-perjodi tas-sistema tal-email.
Għalhekk, għal linja tal-akkoljenza, agħżlu b’attenzjoni l-kaxxa li tirċievi l-voicemails. Il-funzjonament tal-kaxxi kondiviżi huwa deskritt f’Kaxxi kondiviżi, alias, dominji u amministraturi.
Limiti tas-servizz
- Għal reġistrazzjoni mħassra bi żball, ikkuntattjaw lis-support: il-backups tat-telefonija jkopru l-aħħar 30 jum, u s-support jgħidilkom x’jista’ jiġi rrestawrat. Dan l-intervent isir permezz ta’ ticket ta’ assistenza bi ħlas.
- Telefonata lejn numru estern hija kriptata biss sal-pjattaforma ta’ Klytic; lil hinn minnha, il-protezzjoni tagħha tiddependi mill-operaturi.
- L-informazzjoni lill-impjegati u lill-korrispondenti tibqa’ r-responsabbiltà tal-organizzazzjoni tagħkom.
Mistoqsijiet frekwenti
Għal kemm żmien għandha tinżamm reġistrazzjoni?
Jiddependi mill-iskop tagħkom. Ara Kemm għandhom jinżammu r-reġistrazzjonijiet tat-telefonati.
Klytic jista’ jisma’ r-reġistrazzjonijiet tagħna?
It-tekniċi ta’ Klytic jintervjenu biss għall-ħtiġijiet tas-servizz, b’mod irreġistrat. Il-qafas huwa spjegat f’X’taf pjattaforma tat-telefonija dwar il-kumpanija tagħkom.
Nistgħu nirkupraw reġistrazzjoni mħassra?
Ikkuntattjaw lis-support. Il-backups tat-telefonija, ta’ kuljum, ikopru l-aħħar 30 jum. Reġistrazzjoni mħassra bi żball titqies żball fl-użu: ir-restawr tagħha jsir permezz ta’ ticket ta’ assistenza bi ħlas. Huwa inkluż biss tħassir volontarju minn impjegat meta jitlaq, sa massimu ta’ 3 talbiet fix-xahar. Il-prinċipju huwa deskritt f’Sigurtà u backup.
Ir-reġistrazzjonijiet huma riskju f’każ ta’ frodi?
Iva, jekk ikunu aċċessibbli għal wisq persuni. Ara Kif tissiguraw it-telefonija IP u tillimitaw il-frodi.
