Ką gaunate
Bendriems adresams skirti trys objektai. Iš išorės jie atrodo panašūs; veikia jie skirtingai.
Pseudonimas: kitas adresas, kurio laiškai patenka į esamą pašto dėžutę. Platinimo sąrašas: adresas, išsiunčiantis kopiją į kelias dėžutes. Bendra pašto dėžutė: bendra dėžutė su savo adresu, kurią keli asmenys atidaro savo paskyromis, pagal jiems suteiktas teises.
| Poreikis | Objektas | Pavyzdys |
|---|
| Adresą tvarko vienas asmuo | Pseudonimas | direction@, patenkantis pas vadovę |
| Kiekvienas turi gauti savo kopiją | Platinimo sąrašas | equipe-commerciale@, skirtas informuoti visus pardavimo vadybininkus |
| Komanda tvarko laiškus ir kiekvienas turi matyti, kas padaryta | Bendra pašto dėžutė | contact@, factures@, buhalterijos dėžutė |
Praktinė taisyklė: jei du asmenys gali atsakyti tam pačiam klientui to nežinodami, reikia bendros pašto dėžutės, o ne sąrašo. Bendroje dėžutėje perskaitytas, sudėtas į aplanką ar sutvarkytas laiškas toks yra visiems.
Kas gali tai padaryti
- Jūsų paskyros administratorius administravimo konsolėje: dėžučių, pseudonimų ir sąrašų kūrimas, domenų pasirinkimas, teisės į bendras dėžutes, kvotos.
- Kiekvienas naudotojas savo internetiniame pašte: savo automatiniai atsakymai, filtrai ir savo aplankų bei kalendorių bendrinimas su kolegomis.
- Klytic palaikymo komanda: domeno pridėjimas, šio domeno SPF, DKIM ir DMARC įrašai ir prašymai, viršijantys konsolės galimybes, pavyzdžiui, talpinimo būdo pakeitimas.
Naudotojas pats sau nekuria pseudonimo ar pašto dėžutės, nebent administratorius aiškiai deleguoja šią teisę. Ta taisyklė apsaugo nuo adresų, kurių niekas nestebė.
Bendros pašto dėžutės nustatymas
- Sukurti dėžutę. Administratorius sukuria dėžutę su bendru adresu, pavyzdžiui, factures@. Tai visavertė dėžutė su savo saugojimo vieta.
- Suteikti teises kiekvienam asmeniui atskirai. Kiekvienam darbuotojui administratorius pasirenka lygį: tik peržiūrėti; tvarkyti turinį (skaityti, dėti į aplankus, kurti aplankus, trinti); arba administruoti, t. y. tvarkyti ir kitų asmenų teises į šią dėžutę. Pastarąjį lygį palikite skyriaus vadovui.
- Nustatyti siuntimą. Yra dvi skirtingos teisės. „Siųsti kaip“: gavėjas mato tik bendros dėžutės adresą. „Siųsti vardu“: jis mato dėžutę ir parašiusio asmens vardą. Adresui factures@ paprastai geresnis pirmasis; asistentei, rašančiai partnerio vardu, skaidresnis antrasis.
- Patikrinti kompiuteriuose. Įgalioti asmenys mato bendrą dėžutę savo internetiniame pašte šalia savosios. Outlook ir telefone rodinys gali skirtis: prieš pranešdami visai komandai, išbandykite kiekvieno tipo įrenginyje.
Niekada neperduokite bendros dėžutės slaptažodžio. Kiekvienas ją atidaro savo paskyra: tada išeinant asmeniui pakanka atšaukti teisę, o kiekvienas veiksmas lieka priskirtas konkrečiam asmeniui.
Keli domenai toje pačioje konsolėje
Grupė, išlaikanti bendrą eksploatavimą, gali sujungti visus savo domenus vienoje administravimo konsolėje: groupe.fr, enseigne-a.fr, filiale-b.com. Kiekvienas domenas turi savo adresus ir savo SPF, DKIM bei DMARC įrašus.
Asmuo, dirbantis dviem įmonėms, turi dvi galimybes. Arba po dėžutę kiekviename domene, jei abi veiklos turi likti atskirtos. Arba viena dėžutė su pseudonimu kitame domene, jei jis turi viską tvarkyti vienoje vietoje. Antruoju atveju patikrinkite, ar atsakymui pasirinktas adresas tikrai priklauso tinkamai įmonei.
Paleidžiant paslaugą nurodykite Klytic, ar įmonės turi matyti viena kitą įmonės adresų knygoje, ar likti atskirtos.
Subjektų atskyrimas
Yra trys atskyrimo lygiai, nuo lengviausio iki stipriausio.
- Atskiri domenai toje pačioje platformoje: adresai atskirti, bet viską valdo vienas administratorius ar viena komanda.
- Vienu domenu apribotos administravimo teisės: platforma žino šį principą, leidžiantį dukterinės įmonės atsakingam asmeniui valdyti savo domeno dėžutes, nematant kitų. Jo įdiegimas nusprendžiamas su Klytic, atsižvelgiant į jūsų talpinimo būdą; nelaikykite jo užtikrintu, kol negavote rašytinio patvirtinimo.
- Skirtas egzempliorius ar serveris kiekvienam subjektui: kai administratoriai visiškai neturi matyti vieni kitų ar kai įmonė rytoj gali būti parduota, tinka būtent šis lygis. Jis įdiegiamas pagal pasiūlymą.
Dokumentams taikomas tas pats samprotavimas: žr. kelios įmonės Klytic Docs.
Kalendoriai, salės ir įmonės adresų knyga
Kalendoriai ir adresų knyga yra nuo pašto dėžučių atskiri bendri objektai. Klytic Mail apima asmeninius ir bendrus kalendorius, užimtumo peržiūrą, pasitarimų salių rezervavimą ir bendrą įmonės adresų knygą. Prieiga prie bendros dėžutės nebūtinai suteikia prieigą prie jos kalendoriaus: kiekvienas objektas turi savo teises. Asistentei, tvarkančiai vadovo kalendorių, nustatykite abu.
Paslaugos ribos
- Klytic nežada delegavimo „pagal dukterinę įmonę“ daugiau, nei patvirtinta jūsų paskyrai.
- Esamos organizacijos (pseudonimų, sąrašų, bendrų dėžučių iš kitos el. pašto sistemos) perkėlimas yra migracijos dalis ir atliekamas pagal pasiūlymą.
- Funkcijos, kurių apskritai reikia reikalauti iš el. pašto sistemos, aprašytos gide kokių funkcijų tikėtis iš verslo el. pašto.
Dažniausi klausimai
Ar naudotojas gali pats sukurti pseudonimą?
Ne, jį konsolėje sukuria paskyros administratorius. Tačiau naudotojas gali bendrinti savo aplankus ir kalendorius.
Kas nutinka išeinančio darbuotojo adresui?
Jis gali likti aktyvus, tapti pseudonimu arba būti uždarytas su automatiniu atsakymu. Žr. išeinančio darbuotojo pašto dėžutės išsaugojimas.
Ar galima visiškai izoliuoti dvi dukterines įmones?
Taip, naudojant skirtą egzempliorių ar serverį kiekvienam subjektui. Būdai aprašyti puslapyje talpinimas ir suverenumas.
Ar bendroje dėžutėje ištrintas laiškas prarandamas?
Ne. Pirmiausia jis nemokamai atgaunamas iš išmestų laiškų aplanko. Vėliau palaikymo komanda jį atkuria iš paskutinių 30 dienų atsarginių kopijų, o šis darbas įskaičiuotas arba apmokestinamas pagal priežastį. Žr. laiško ar pašto dėžutės atkūrimas.
