Ką gaunate
Joks darbo dokumentas neprarandamas, jokia prieiga nelieka po išėjimo, o kolegos toliau dirba be pertraukų. Veiksmų tvarka svarbi: pirmiausia atgaunama, tik tada uždaroma.
Dvi skirtingos situacijos
| Situacija | Pagrindinis veiksmas | Ką asmuo pasilieka |
|---|
| Komandos pakeitimas ar užuduoties projekte pabaiga | Pašalinti jį iš atitinkamos grupės | Savo paskyrą, asmeninę erdvę, kitas grupes |
| Visos komandos ar rangovo išėjimas | Pašalinti grupę iš komandos aplanko arba ištuštinti grupę | Savo paskyras, jei jos naudojamos kitur |
| Išėjimas iš įmonės | Atgauti jo failus, tada išjungti ir galiausiai ištrinti paskyrą | Nieko |
Jei jūsų darbo aplankai yra komandų aplankai, dauguma išėjimų sutvarkoma pašalinant grupę. Į komandos aplanką įkelti failai priklauso organizacijai: jie lieka vietoje, kai jų autorius išeina. Grupių nustatymas aprašytas puslapyje Nustatyti, kas mato kuriuos dokumentus.
Prieš išėjimo dieną
Atlikite šiuos patikrinimus, kol asmuo dar dirba. Jis žino, kas svarbu jo erdvėje.
- Asmeninės erdvės inventorizacija. Visa, kas reikalinga įmonei, turi būti perkelta į komandos aplanką: vykdomi pasiūlymai, klientų failai, šablonai.
- Failų perdavimas. Savo nustatymuose asmuo gali perduoti failo ar aplanko nuosavybę kolegai. Kolega priima perdavimą ir randa elementus savo erdvėje kartu su jų bendrinimais. Tarnybiniam dokumentui paprasčiausia jį perkelti į komandos aplanką.
- Iš jo erdvės bendrinami aplankai. Jei jis bendrino asmeninį aplanką su kolegomis, perduokite ar perkelkite jį prieš uždarymą: kitaip jis išnyks kartu su paskyra.
- Išorės nuorodos. Peržiūrėkite jo sukurtas nuorodas. Pašalinkite nebenaudojamas. Tas, kuriomis klientas ar partneris dar naudojasi, sukurkite iš naujo iš liekančios paskyros.
- Įrenginiai. Numatykite sinchronizavimo kliento atjungimą jo kompiuteryje ir telefone bei vietinių kopijų pašalinimą iš grąžinamos įrangos.
Išėjimo dieną: išjungti paskyrą
Jūsų instancijos administratorius išjungia paskyrą. Pasekmės:
- asmuo nebegali prisijungti nei naršyklėje, nei iš savo įrenginių, kurie nustoja sinchronizuoti;
- jo sukurtos viešos nuorodos ir bendrinimai el. paštu nustoja veikti;
- pagal numatytuosius nustatymus jo atlikti vidiniai bendrinimai lieka prieinami kolegoms, kurie toliau dirba;
- jo failai išsaugomi. Paskyrą galima vėl įjungti be praradimų.
Todėl išjungimas yra saugus laukimo etapas. Jis suteikia laiko patikrinti, ar nieko netrūksta.
Po išėjimo
Jei išjungtos paskyros erdvėje lieka failų, juos visus galima perduoti kolegai serverio pusėje. Paprašykite to Klytic palaikymo komandos, nurodydami pradinę paskyrą ir perimantą paskyrą.
Tik po to administratorius ištrina paskyrą. Dėmesio: ištrynimas iš karto pašalina visus asmeninės erdvės failus, įskaitant tuos, kuriuos asmuo bendrino. Jį galima atšaukti tik per kelias sekundes.
Ką nors pamiršote po ištrynimo? Klytic atsarginės kopijos leidžia atkurti duomenis paprašius palaikymo komandos, iš paskutinių 30 dienų atsarginių kopijų. Jei paskyra išeinant darbuotojui ištrinta per anksti, šis atkūrimas įskaičiuotas, ne daugiau kaip 3 prašymai per mėnesį. Ši apsauga nėra darbuotojo aplankų archyvavimas: po 30 dienų tai, kas nebuvo atgauta, prarandama.
Pavyzdys: pardavėjos išėjimas
Pardavėja palieka įmonę mėnesio pabaigoje. Prieš dvi savaites jos vadovas padeda jai perkelti vykdomus pasiūlymus į komandos aplanką „Pardavimai“. Ji perduoda savo įpėdiniui asmeninį aplanką, kurį bendrino su dviem kolegomis. Jos nuorodas trims klientams įpėdinis sukuria iš naujo, su nauju slaptažodžiu. Paskutinę dieną administratorius išjungia jos paskyrą. Po mėnesio, viską patikrinus, paskyra ištrinama.
Ko šis puslapis neapima
- Asmens pašto dėžutė tvarkoma atskirai: Išeinančio darbuotojo pašto dėžutė.
- Kiek laiko reikia saugoti tam tikrus personalo ar komercinius dokumentus, nustato archyvavimo politika: žr. gidą Svarbių dokumentų saugojimas.
- Kopijos, jau atsisiųstos į asmeninį kompiuterį, Klytic Docs atgauti negali. Tai vidaus taisyklių ir įrangos valdymo klausimas.
Dažniausi klausimai
Ar paskyrą reikia ištrinti iš karto?
Ne. Pirmiausia ją išjunkite: prieiga nutraukiama ir niekas neprarandama. Ištrinkite ją, kai patikrinote, kad neliko jokių reikalingų failų.
Kaip išvengti šio darbo kito išėjimo metu?
Dirbant komandų aplankuose, o ne asmeninėse erdvėse. Žr. Nustatyti, kas mato kuriuos dokumentus.
Klientas naudojo darbuotojo sukurtą nuorodą. Ką daryti?
Sukurkite nuorodą iš naujo iš liekančios paskyros, su slaptažodžiu ir galiojimo pabaigos data. Žr. Bendrinimo nuorodos, partneriai ir atsisiuntimai.
O jo pašto dėžutė?
Ji tvarkoma Klytic Mail: Išeinančio darbuotojo pašto dėžutė.
