Čuvanje, arhiviranje, sigurnosno kopiranje: tri roka
Te se tri riječi često miješaju. Ne odgovaraju na isto pitanje.
| Pitanje | Uobičajeno trajanje |
|---|
| Sigurnosno kopiranje | Vratiti se unatrag nakon incidenta | Danima ili tjednima |
| Arhiviranje | Čuvati dokument koji se više ne koristi svakodnevno, netaknut i dostupan za pregled | Koliko traje obveza ili namjena |
| Čuvanje | Koliko dugo dokument mora ili smije postojati | Određeno propisom, ugovorom ili internom odlukom |
Za osobne podatke francusko nadzorno tijelo CNIL opisuje tri razdoblja. Aktivna baza, dok podatak služi svrsi radi koje je prikupljen. Međuarhiviranje, kada više ne služi toj svrsi, ali je i dalje koristan, primjerice za spor ili zakonsku obvezu: tada se odvaja i povremeno ga pregledavaju ovlaštene osobe. Na kraju trajno arhiviranje, za određene informacije koje se čuvaju zbog svoje vrijednosti. Ta podjela dobro se primjenjuje na sve dokumente.
Sigurnosno kopiranje ima vlastiti vodič: verzioniranje, replikacija i sigurnosno kopiranje. Sigurnosna kopija od trideset dana nije arhiviranje.
Što određuje politika arhiviranja
Politika stane na nekoliko stranica. Za svaku vrstu dokumenata odgovara na sedam pitanja:
- što: vrsta dokumenata (računi, ugovori, kadrovski dosjei, zapisnici);
- koliko dugo i od kada: zaključenje poslovne godine, kraj ugovora, odlazak zaposlenika;
- gdje: koja mapa, koji odjel, koji smještaj;
- u kojem obliku: papirnati izvornik, digitalna kopija, format datoteke;
- tko je odgovoran: odgovorna osoba za svaku vrstu, a ne „IT“;
- tko mu još pristupa: arhiva nije otvorena svima koji su vidjeli aktivnu mapu;
- kakva je konačna sudbina: uništenje, trajno čuvanje ili predaja trećoj strani, uz trag odluke.
Sve počinje popisom. Bez njega politika je samo slogan: određuje rokove za dokumente za koje nitko ne zna gdje se nalaze.
Rokovi koji proizlaze iz propisa
U Francuskoj su brojni rokovi propisani zakonom. Službena stranica Service Public Entreprendre okuplja ih, s referencama. Evo nekih od najčešćih za poduzeće:
| Dokument | Rok | Početak roka | Navedeni propis |
|---|
| Poslovne knjige i knjigovodstveni registri | 10 godina | Zaključenje poslovne godine | Code de commerce, čl. L123-22 |
| Knjigovodstvene isprave (narudžbenice, otpremnice, računi) | 10 godina | Zaključenje poslovne godine | Code de commerce, čl. L123-22 |
| Porezni dokumenti (opće pravilo) | 6 godina | Posljednja navedena transakcija ili datum izrade | Livre des procédures fiscales, čl. L102 B |
| Ugovori i poslovna korespondencija | 5 godina | Ovisno o primjenjivoj zastari | Code de commerce, čl. L110-1 do L110-4 |
| Primjerak platne liste (poslodavac) | 5 godina | Nije navedeno na stranici | Code du travail, čl. L3243-1 do L3243-5 |
| Jedinstveni registar zaposlenika | 5 godina | Odlazak zaposlenika | Code du travail, čl. R1221-26 |
Tri napomene. Isti dokument može podlijegati više rokova: račun je istodobno knjigovodstvena isprava i porezni dokument. Porezni rok produljuje se na deset godina u slučaju prikrivene djelatnosti. A ova tablica vrijedi samo za Francusku: djelatnost (zdravstvo, bankarstvo, osiguranje) i zemlja čitatelja mijenjaju rokove. Ne postoji jedinstvena ljestvica primjenjiva na sva poduzeća.
Kadrovski dosjei i osobni podaci
Dokument koji sadrži osobne podatke ne čuva se neograničeno. GDPR propisuje ograničeno razdoblje, koje voditelj obrade određuje prema svrsi, kako podsjeća CNIL.
Za ljudske potencijale CNIL je u travnju 2026. objavio referentni okvir rokova čuvanja, uređen po aktivnostima: zapošljavanje, administrativno upravljanje, plaće, ozljede na radu, prijave nepravilnosti. Taj je okvir neobvezujuće pravo: njegovo poštivanje nije obvezno. Međutim, neke rokove koje preuzima propisuju zakoni i poslodavac od njih ne može odstupiti. Na istu obradu može se primjenjivati više rokova.
U praksi kadrovski dosje spremljen u sustav za upravljanje dokumentima treba dva pravila: tko ga još smije otvoriti nakon odlaska zaposlenika i kada se briše. Čuvanje „za svaki slučaj“ nije pravilo.
Format i čitljivost za deset godina
Čuvanje datoteke deset godina nema smisla ako je nitko ne može otvoriti. Važna je lokacija, ali i format:
- dajte prednost otvorenim i dokumentiranim formatima te zaključanom dokumentu (PDF) umjesto izmjenjive datoteke za isprave koje su mjerodavne;
- ne ovisite o softveru koji može nestati ili promijeniti licenciju;
- čuvajte metapodatke: datum, vrstu, rok, odgovornu osobu, bez kojih je arhiva hrpa datoteka;
- predvidite izlaz: mogućnost izvoza arhiva u standardnim formatima ako promijenite pružatelja usluge.
Vrijednost digitalne kopije papirnatog izvornika podliježe posebnim pravilima. Prije uništavanja izvornika provjerite ih sa svojim računovođom ili savjetnikom.
Primjer: politika za pola dana
Hipotetski slučaj. MSP s četrdeset zaposlenih okuplja računovotkinju, voditeljicu ljudskih potencijala i direktora. Za pola dana popisuju šest vrsta dokumenata.
Ulazni računi dobavljača prolaze tijek odobravanja, a zatim se spremaju po godinama; čuvaju se deset godina nakon zaključenja poslovne godine. Ugovori s klijentima spremaju se po klijentu i čuvaju pet godina nakon isteka. Kadrovski dosjei nalaze se u mapi s ograničenim pristupom; njihovi rokovi slijede referentni okvir CNIL-a, provjeren za svaki dokument. Nacrti i radni dokumenti nemaju politiku: nastaju i nestaju s projektima.
Svake godine, u veljači, računovotkinja utvrđuje mape kojima je istekao rok, daje odobriti njihovo uništenje i bilježi odluku. Politika stane na dvije stranice.
Česte pogreške
- Čuvati sve. To nije oprezno za osobne podatke, a i usporava pretraživanje.
- Smatrati sigurnosnu kopiju arhivom. Ona se briše nakon isteka razdoblja zadržavanja.
- Arhivirati u e-pošti. Privitak e-poruke nema ni razvrstavanje, ni tijek odobravanja, ni rok. Arhiviranje poruka zasebna je tema.
- Zaboraviti kopije. Privici, sinkronizirana računala, USB ključevi: brisanje u sustavu za upravljanje dokumentima ne uklanja ih.
Česta pitanja
Može li se sve čuvati neograničeno?
Za dokumente bez osobnih podataka moguće je, ali skupo i nepregledno. Za osobne podatke nije: rok mora biti ograničen na svrhu.
Je li sigurnosna kopija od trideset dana arhiviranje?
Nije. Služi za vraćanje unatrag nakon incidenta. Pogledajte verzioniranje, replikacija i sigurnosno kopiranje.
Treba li arhivirati e-poruke?
To je zasebna tema, s vlastitim alatima. Pogledajte arhiviranje poruka.
Kako pronaći arhivu za pet godina?
Stabilnim razvrstavanjem i oznakama dodanima pri predaji. Pogledajte pronaći, označiti i proslijediti dokument.
Gdje trebaju biti smještene arhive?
Pitanje lokacije i operatera obrađeno je u što je suvereni oblak?
Gdje se nalazi Klytic
Klytic Docs čuva mape, verzije i oznake u namjenskoj instanci klijenta, dokle god ih ondje drži. Tijekovi odobravanja spremaju i čuvaju dokument nakon odobrenja, poput ulaznog računa dobavljača iz objavljenog primjera. Prava po grupama omogućuju ograničavanje pristupa arhivskoj mapi. Vaši se podaci u svakom trenutku mogu izvesti u standardnim formatima i ostaju izvozivi trideset dana nakon isteka ugovora, nakon čega se brišu.
Dvije stvari ne treba miješati. Sigurnosna kopija Klytic traje trideset dana: štiti od incidenta, nije arhiviranje na deset godina. Zakonsko arhiviranje najavljeno za Klytic Mail opcija je e-pošte: ne pretvara Klytic Docs u sustav dokaznog arhiviranja.
Sama politika (vrste, rokovi, uništavanja) ostaje odluka poduzeća, koju provode njegovi administratori. Smještaj je moguć u bilo kojoj zemljopisnoj zoni koja odgovara mjerodavnoj jurisdikciji, ovisno o dostupnosti usluga, osobito u Europi ili na Mauricijusu, ili na poslužiteljima klijenta. Klytic nije ponuda s kvalifikacijom SecNumCloud.
Ova stranica opisuje opći okvir. Ne zamjenjuje mišljenje vašeg računovođe ili savjetnika.
Pravno stanje na dan 11. listopada 2026. Navedeni rokovi su rokovi francuskog prava, kako ih prikazuje službena stranica Service Public Entreprendre, koja se poziva osobito na članak L123-22 Code de commerce i članak L102 B Livre des procédures fiscales. Razlikuju se ovisno o zemlji, djelatnosti i vrsti dokumenta.
Izvori
Pregledano u listopadu 2026.
- Service Public Entreprendre (Premier ministre), rokovi čuvanja dokumenata za poduzeća: 10 godina za poslovne knjige i knjigovodstvene isprave (C. com., čl. L123-22), 6 godina za porezne dokumente (LPF, čl. L102 B), 5 godina za poslovne ugovore, rokovi za kadrovske dokumente. service-public.gouv.fr
- CNIL, rokovi čuvanja podataka: ograničeni rok određen prema svrsi; aktivna baza, međuarhiviranje, trajno arhiviranje. cnil.fr
- CNIL, referentni okvir rokova čuvanja za upravljanje ljudskim potencijalima (travanj 2026.): neobvezujuće pravo, uređeno po aktivnostima; neke rokove propisuju zakoni. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: zakonsko arhiviranje dostupno kao opcija. klytic.com
- Klytic, Smještaj podataka i suverenost: izvoz u svakom trenutku u standardnim formatima, podaci izvozivi 30 dana nakon isteka ugovora, a zatim izbrisani. klytic.com
