Kolme toimenpidettä, jotka tiimit sekoittavat
| Toimenpide | Kuka | Kesto | Mihin se on tarkoitettu | Mitä se ei tee |
|---|
| Järjestäminen kansioon | Käyttäjä | Niin kauan kuin käyttäjä säilyttää viestin | Järjestäminen, löytäminen | Suojaa poistolta |
| Palautuskori | Käyttäjä | Lyhyt | Vahingossa poistetun viestin palauttaminen | Säilyttää pitkään |
| Lakisääteinen arkistointi (lisäpalvelu) | Määritetään Klyticin kanssa | Tarjouksessa sovitun mukaan | Viestien säilyttäminen niin, että ne voidaan esittää | Korvaa palautukseen tarkoitettua varmuuskopiota |
Järjestäminen: postilaatikon organisointi
Kansioon ”Asiakkaat 2025” järjestetty viesti pysyy postilaatikossa. Se lasketaan postilaatikon tallennustilaan, joka on 5 Gt Standard-tasossa ja 15 Gt Pro-tasossa ja jota voi laajentaa pyynnöstä. Sen voi löytää haulla, siirtää, ja käyttäjä voi poistaa sen.
- Luokitelkaa asiakkaan, toimeksiannon tai vuoden mukaan kansioilla ja suodattimilla, jotka järjestävät saapuvan postin automaattisesti.
- Tiimille jaettu postilaatikko tai jaetut kansiot ovat parempia kuin kuhunkin postilaatikkoon hajautetut kopiot.
- Välttäkää Outlookin paikallisia arkistoja. Outlookin arkistointitoiminto siirtää viestit tietokoneella olevaan tiedostoon: ne poistuvat palvelimelta ja siten Klyticin varmuuskopioista. Jos tietokone katoaa, ne katoavat myös.
Jos postilaatikko lähestyy rajaansa, kasvattakaa tilaa tai vaihtakaa postilaatikko Pro-tasoon sen sijaan, että siirtäisitte historian työasemalle.
Palautuskori: palauttamista varten, ei säilytykseen
Poistettu viesti kulkee palautuskorin kautta, vaikka roskakori olisi tyhjennetty. Käyttäjä voi löytää sen sieltä itse rajoitetun ajan ja palauttaa sen kansioon. Se on turvaverkko virheellistä toimintoa vastaan, ei säilytyspaikka. Toimenpide kuvataan ohjeessa viestin tai postilaatikon palauttaminen.
Lakisääteinen arkistointi: määritettävä lisäpalvelu
Lakisääteistä arkistointia tarjotaan lisäpalveluna Standard- ja Pro-tasoille. Se ei ole painike, jonka kukin käyttäjä ottaa käyttöön: se on Klyticin kanssa käyttöön otettava palvelu, jolla viestit säilytetään erillään, jotta ne voidaan esittää, ja niiden todistusarvo riippuu tarjouksessa sovitusta määrittelystä.
Ennen kuin pyydätte sitä, valmistelkaa vastaukset näihin kysymyksiin:
- Kattavuus. Kaikki postilaatikot, tietyt toiminnot (johto, kirjanpito, hankinnat) vai tietyt jaetut postilaatikot?
- Kesto. Kuinka kauan säilytetään ja mistä syystä: velvoite, sopimus, riitariski?
- Pääsy. Kuka voi hakea arkistoista ja poimia niistä viestin: johto, lakiasiat, tilintarkastaja?
- Historia. Pitääkö postilaatikoissa jo olevat viestit ottaa mukaan vai vain käyttöönoton jälkeen saapuvat? Kysykää tätä Klyticiltä nimenomaisesti.
- Luovutus. Missä muodossa arkistot luovutetaan sopimuksen päättyessä?
Tarkemmat asetukset sovitaan Klyticin kanssa tarjousvaiheessa.
Esimerkki. 40 hengen suunnittelutoimiston (kuvitteellinen tapaus) on voitava esittää työmaata koskevan riidan sattuessa viestinvaihtonsa asiakkaiden ja alihankkijoiden kanssa. Se pyytää lakisääteistä arkistointia projektipäälliköiden postilaatikoille ja jaetulle postilaatikolle projektit@, rajaa arkistohaun johdolle ja määrittää säilytysajan neuvonantajansa kanssa. Muut postilaatikot jäävät 30 päivän varmuuskopioinnin ja palautuskorin varaan.
Mitä arkistointi ei korvaa
- Palautukseen tarkoitettua varmuuskopiota. Klyticin tunneittaiset, 30 päivää säilytettävät varmuuskopiot palauttavat postilaatikon tai viestin aiempaan tilaan. Arkistointi ei ole sitä varten, eikä päinvastoin. Katso viestin tai postilaatikon palauttaminen.
- Säilytysaikapolitiikkaa. Päätös siitä, kuinka kauan mitäkin säilytetään, kuuluu yrityksen kirjalliseen sääntöön, ei sähköpostin asetukseen. Menetelmä on sama kuin asiakirjoille: tärkeiden asiakirjojen säilytys ja arkistointipolitiikka.
- Lisätallennustilaa. Lakisääteinen arkistointi ei ole keino tyhjentää täyttä postilaatikkoa.
Työntekijän lähtö
Jos lähtevän henkilön postilaatikko on säilytettävä, arkistoinnista päätetään, kun tili on vielä hallinnassa: ennen postilaatikon poistamista, ennen sen muuttamista aliakseksi ja 30 päivän varmuuskopiointijakson sisällä, jos viestejä on poistettu. Koko menettely on ohjeessa lähtevän työntekijän postilaatikko.
Usein kysyttyä
Sisältyykö lakisääteinen arkistointi Klytic Mailiin?
Ei, se on lisäpalvelu, jota on saatavilla sekä Standard- että Pro-tasossa. Tarjouksen tiedot ovat sivulla Klytic Mail.
Kuinka kauan sähköposteja on säilytettävä?
Yhtä ainoaa säilytysaikaa ei ole. Se riippuu viestien luonteesta ja velvoitteistanne. Katso tärkeiden asiakirjojen säilytys ja arkistointipolitiikka.
Voiko käyttäjä poistaa kansioon järjestetyn viestin?
Kyllä. Järjestäminen ei ole säilyttämistä. Vain lakisääteinen arkistointi suojaa viestejä poistoilta määrittelynsä mukaisesti.
Voiko 30 päivän varmuuskopiota käyttää arkistona?
Ei. Se on tarkoitettu aiempaan tilaan palaamiseen. Syy selitetään oppaassa sähköpostin varmuuskopiointi, poistot ja jatkuvuus.
