Kolm toimingut, mida meeskonnad segi ajavad
| Toiming | Kes | Kestus | Milleks see on | Mida see ei tee |
|---|
| Kausta paigutamine | Kasutaja | Seni, kuni kasutaja kirja hoiab | Korrastamine, leidmine | Kaitse kustutamise eest |
| Prügikonteineri kaust | Kasutaja | Lühike | Ekslikult kustutatud kirja taastamine | Pikaajaline säilitamine |
| Seadusjärgne arhiveerimine (lisavõimalus) | Kujundatakse koos Klyticuga | Vastavalt hinnapakkumises kokkulepitule | Kirjade säilitamine, et neid saaks esitada | Taastamiseks mõeldud varunduse asendamine |
Paigutamine: postkasti korrastamine
Kaustas „Kliendid 2025“ olev kiri jääb postkasti. See arvestatakse postkasti salvestusruumi hulka: 5 GB Standardis, 15 GB Pros, soovi korral laiendatav. Seda saab otsingu abil leida, teisaldada ja kasutaja saab selle kustutada.
- Liigitage kliendi, tehingu või aasta kaupa kaustade ja filtritega, mis sissetulevad kirjad automaatselt paigutavad.
- Meeskonna jaoks eelistage jagatud postkasti või jagatud kaustu igasse postkasti laiali pillutatud koopiatele.
- Vältige Outlooki kohalikke arhiive. Outlooki arhiveerimisfunktsioon teisaldab kirjad arvutis olevasse faili: need lahkuvad serverist ja seega ka Klyticu varukoopiatest. Kui arvuti kaob, kaovad ka need.
Kui postkast läheneb oma piirile, suurendage ruumi või viige postkast Pro paketile, selle asemel et ajalugu tööjaama teisaldada.
Prügikonteineri kaust: taastamine, mitte säilitamine
Kustutatud kiri, isegi pärast prügikasti tühjendamist, läbib prügikonteineri kausta. Kasutaja leiab selle sealt piiratud aja jooksul ise üles ja saab selle kausta tagasi panna. See on turvavõrk vale tegevuse vastu, mitte säilitamise koht. Toimingut kirjeldab leht kirja või postkasti taastamine.
Seadusjärgne arhiveerimine: lisavõimalus, mis tuleb kujundada
Seadusjärgset arhiveerimist pakutakse lisavõimalusena Standard- ja Pro-pakettidele. See ei ole nupp, mille iga kasutaja sisse lülitab: see on koos Klyticuga juurutatav teenus kirjade eraldi säilitamiseks, et neid saaks esitada, ning selle tõendusväärtus sõltub hinnapakkumises määratud raamistikust.
Enne taotlemist valmistage ette vastused järgmistele küsimustele:
- Ulatus. Kõik postkastid, teatud ametikohad (juhtkond, raamatupidamine, hanked) või teatud jagatud postkastid?
- Kestus. Kui kaua säilitada ja mis põhjusel: kohustus, leping, vaidluse oht?
- Juurdepääs. Kes saab arhiivist otsida ja sealt kirja välja võtta: juhtkond, juriidiline osakond, audiitor?
- Ajalugu. Kas tuleb üle võtta postkastides juba olevad kirjad või ainult need, mis saabuvad pärast juurutamist? Küsige seda Klyticult otse.
- Väljumine. Millisel kujul arhiivid lepingu lõpus tagastatakse?
Täpne seadistus tehakse koos Klyticuga hinnapakkumise ajal.
Näide. 40 töötajaga projekteerimisbüroo (hüpoteetiline juhtum) peab ehitusobjekti vaidluse korral suutma esitada kirjavahetuse oma klientide ja alltöövõtjatega. Büroo taotleb seadusjärgset arhiveerimist projektijuhtide postkastidele ja jagatud postkastile projektid@, lubab arhiivis otsida ainult juhtkonnal ja määrab kestuse koos oma nõustajaga. Teised postkastid jäävad 30-päevase varunduse ja prügikonteineri kausta peale.
Mida arhiveerimine ei asenda
- Taastamiseks mõeldud varundust. Klyticu varukoopiad, mida tehakse iga tund ja hoitakse 30 päeva, on mõeldud postkasti või kirja varasema seisu taastamiseks. Arhiveerimine ei ole selleks ja vastupidi. Vt kirja või postkasti taastamine.
- Säilitusaegade poliitikat. Otsus, kui kaua mida hoida, kuulub ettevõtte kirjaliku reegli, mitte e-posti seadistuse alla. Meetod on sama mis dokumentide puhul: dokumentide säilitamine ja arhiveerimine.
- Täiendavat salvestusruumi. Seadusjärgne arhiveerimine ei ole vahend täis postkasti tühjendamiseks.
Töötaja lahkumine
Kui lahkuva inimese postkast tuleb säilitada, otsustatakse arhiveerimine ajal, mil konto on veel kontrolli all: enne postkasti kustutamist, enne selle aliaseks muutmist ja 30-päevase varundusakna jooksul, kui kirju on kustutatud. Täielik protseduur on lehel lahkuva töötaja postkast.
Korduma kippuvad küsimused
Kas seadusjärgne arhiveerimine sisaldub Klytic Mailis?
Ei, see on lisavõimalus, saadaval nii Standardis kui ka Pros. Pakkumise üksikasjad on lehel Klytic Mail.
Kui kaua tuleb e-kirju säilitada?
Ühtset kestust ei ole. See sõltub kirjade laadist ja teie kohustustest. Vt dokumentide säilitamine ja arhiveerimine.
Kas kasutaja saab kausta paigutatud kirja kustutada?
Jah. Paigutamine ei ole säilitamine. Ainult seadusjärgne arhiveerimine kaitseb kirju vastavalt oma raamistikule kustutamise eest.
Kas 30-päevast varundust saab kasutada arhiivina?
Ei. See on mõeldud tagasi pöördumiseks. Põhjust selgitab juhend e-posti varundus, kustutamine ja talitluspidevus.
