Lo que usted obtiene
Tres objetos responden a las direcciones colectivas. Se parecen vistos desde fuera; no se comportan de la misma manera.
Alias: otra dirección que llega a un buzón existente. Lista de distribución: una dirección que distribuye una copia a varios buzones. Buzón compartido: un buzón común, con su propia dirección, que varias personas abren con su propia cuenta, según los permisos que se les den.
| Necesidad | Objeto | Ejemplo |
|---|
| Una sola persona atiende la dirección | Alias | direccion@ que llega a la gerente |
| Cada uno debe recibir su copia | Lista de distribución | equipo-comercial@ para informar a todos los comerciales |
| Un equipo atiende los mensajes y cada uno debe ver lo que se ha hecho | Buzón compartido | contacto@, facturas@, el buzón del departamento de contabilidad |
La regla práctica: si dos personas pueden responder al mismo cliente sin saberlo, hace falta un buzón compartido en lugar de una lista. En un buzón compartido, un mensaje leído, clasificado o atendido lo está para todos.
Quién puede hacerlo
- El administrador de su cuenta, en la consola de administración: creación de buzones, alias y listas, elección de los dominios, permisos sobre los buzones compartidos, cuotas.
- Cada usuario, en su webmail: sus respuestas automáticas, sus filtros y el uso compartido de sus propias carpetas y agendas con compañeros.
- El soporte de Klytic: la incorporación de un dominio, los registros SPF, DKIM y DMARC de ese dominio y las solicitudes que van más allá de la consola, como un cambio de modo de alojamiento.
Un usuario no crea alias ni buzones para sí mismo, salvo delegación expresa decidida por el administrador. Esta regla evita direcciones que nadie vigila.
Configurar un buzón compartido
- Crear el buzón. El administrador crea un buzón con la dirección colectiva, por ejemplo facturas@. Es un buzón completo, con su propio espacio de almacenamiento.
- Dar los permisos, persona por persona. Para cada colaborador, el administrador elige un nivel: solo consultar; gestionar el contenido (leer, clasificar, crear carpetas, eliminar); o administrar, es decir, gestionar también los permisos de los demás sobre ese buzón. Reserve este último nivel al responsable del departamento.
- Configurar el envío. Existen dos permisos distintos. «Enviar como»: el destinatario solo ve la dirección del buzón compartido. «Enviar en nombre de»: ve el buzón y el nombre de la persona que ha escrito. Para facturas@, el primero suele ser preferible; para una asistente que escribe en nombre de un socio, el segundo es más transparente.
- Comprobar en los equipos. Las personas autorizadas encuentran el buzón compartido en su webmail, junto al suyo. La visualización puede variar en Outlook y en el teléfono: pruebe en un equipo de cada tipo antes de anunciarlo a todo el equipo.
No comunique nunca la contraseña de un buzón compartido. Cada uno lo abre con su propia cuenta: así, retirar un permiso basta cuando una persona se va, y cada acción queda atribuida a alguien.
Varios dominios en la misma consola
Un grupo que mantiene una gestión única puede reunir todos sus dominios en una sola consola de administración: grupo.es, marca-a.es, filial-b.com. Cada dominio tiene sus propias direcciones y sus propios registros SPF, DKIM y DMARC.
Una persona que trabaja para dos sociedades tiene dos posibilidades. O bien un buzón en cada dominio, si las dos actividades deben permanecer separadas. O bien un solo buzón, con un alias en el otro dominio, si debe gestionarlo todo en el mismo lugar. En el segundo caso, compruebe que la dirección elegida para responder es la de la sociedad correcta.
Indique a Klytic, en la puesta en servicio, si las sociedades deben verse en la libreta de direcciones de la empresa o permanecer separadas.
Separar entidades
Existen tres niveles de separación, del más ligero al más fuerte.
- Dominios distintos en la misma plataforma: las direcciones están separadas, pero un solo administrador, o un solo equipo, gestiona el conjunto.
- Permisos de administración limitados a un dominio: la plataforma conoce este principio, que permite a un responsable de filial gestionar los buzones de su dominio sin ver los de los demás. Su implantación se decide con Klytic, según su modo de alojamiento; no lo dé por hecho antes de una confirmación por escrito.
- Una instancia o un servidor dedicado por entidad: cuando los administradores no deben verse en absoluto, o cuando una sociedad puede venderse mañana, es el nivel adecuado. Se implanta bajo presupuesto.
El razonamiento es el mismo para los documentos: véase varias sociedades en la plataforma.
Agendas, salas y libreta de la empresa
Las agendas y la libreta de direcciones son objetos compartidos distintos de los buzones. Klytic Mail incluye las agendas personales y compartidas, la consulta de disponibilidad, la reserva de salas de reuniones y la libreta de direcciones global de la empresa. Dar acceso a un buzón compartido no da necesariamente acceso a su agenda: cada objeto tiene sus propios permisos. Para una asistente que gestiona la agenda de un directivo, configure ambos.
Límites del servicio
- Klytic no promete una delegación «por filial» más allá de lo confirmado para su cuenta.
- La incorporación de una organización existente (alias, listas, buzones compartidos de otro sistema de correo) forma parte de una migración, realizada bajo presupuesto.
- Las funciones que se deben exigir a un correo electrónico en general se describen en la guía lo que debe hacer un correo electrónico profesional.
Preguntas frecuentes
¿Puede un usuario crear un alias por sí mismo?
No, lo crea el administrador de la cuenta en la consola. El usuario, en cambio, puede compartir sus propias carpetas y agendas.
¿Qué pasa con la dirección de un empleado que se va?
Puede seguir activa, convertirse en un alias o cerrarse con una respuesta automática. Véase buzón de un empleado que se va.
¿Se pueden aislar por completo dos filiales?
Sí, con una instancia o un servidor dedicado por entidad. Los modos se describen en la página alojamiento y soberanía.
¿Se pierde un mensaje eliminado en un buzón compartido?
No. Se recupera primero en la carpeta de elementos eliminados, sin coste. Si no está allí, el soporte lo restaura desde las copias de seguridad de los últimos 30 días, mediante una intervención incluida o facturada según la causa. Véase restaurar un mensaje o un buzón.
