Det får I
Tre muligheder, fra den hurtigste til den bredeste:
| Situation | Mulighed | Hvem handler |
|---|
| En uheldig ændring i en fil | Versionshistorik | I selv, i jeres område |
| En slettet fil eller mappe | Papirkurv | I selv, i jeres område |
| Tømt papirkurv, en hel beskadiget mappe, en større hændelse | Klytics sikkerhedskopier, 30 dage | Klytic-supporten, efter anmodning |
De to første muligheder er øjeblikkelige og gratis. Den tredje er inkluderet eller faktureret afhængigt af årsagen: se nedenfor.
Gendan en gammel version
- Åbn detaljepanelet for den pågældende fil i browseren.
- Vis filens versionshistorik. Hver version er dateret.
- Download versionen, og åbn den for at kontrollere indholdet, før I vælger.
- Gendan den ønskede version. Den bliver igen den aktuelle version. Den version, I erstatter, går ikke tabt: den kommer ind i historikken, og I kan vende tilbage til den.
I kan også give en vigtig version et navn, for eksempel »underskrevet version« eller »sendt til kunden«. En navngivet version er undtaget fra den automatiske oprydning, der er beskrevet nedenfor.
Hvor mange versioner gemmes
Klytic Docs gemmer ikke alle versioner for evigt. Jo ældre en version er, jo mere udtyndes historikken:
- i den første time ca. én version pr. minut;
- i det første døgn én version pr. time;
- op til 30 dage én version pr. dag;
- derefter én version pr. uge.
Gemninger, der ligger tæt, samles: en ny version oprettes kun, hvis der er gået nogle minutter siden den forrige. Versioner optager plads. Når de overstiger den andel af brugerens ledige plads, der er afsat til dem, slettes de ældste først. Har I særlige krav til opbevaring af versioner, så tal med Klytic-supporten.
Find en slettet fil
En slettet fil eller mappe havner først i papirkurven. Fra visningen af slettede filer kan I gendanne den, downloade den eller slette den permanent. Når den gendannes, kommer den tilbage på sin oprindelige placering med sin versionshistorik.
- Elementer i papirkurven opbevares som standard i mindst 30 dage. Derefter kan de slettes permanent, hvis der mangler plads.
- I en delt mappe havner et element, som en kollega har slettet, i ejerens papirkurv. Kan I ikke se det i jeres egen, så spørg mappens ejer.
- I en teammappe kan slettede elementer gendannes af de medlemmer, der har adgang til mappen.
Ud over papirkurven: Klytic-backup
Historikken og papirkurven findes i tjenesten. De dækker ikke en tømt papirkurv, en hel overskrevet mappe eller en hændelse, der rammer instansen. Til de tilfælde sikkerhedskopieres Klytic Docs hver time. Sikkerhedskopierne er krypterede, replikeret på flere lokationer, uforanderlige og opbevares i 30 dage.
Dækningen af en gendannelse afhænger af årsagen:
- fejl i Klytics tjeneste: inkluderet;
- bevidst sletning foretaget af en medarbejder, der for eksempel sletter sine filer ved fratrædelse, eller en konto, som en administrator har slettet for tidligt ved en fratrædelse: inkluderet, dog højst 3 anmodninger om måneden;
- angreb trods korrekt beskyttede computere (opdateringer installeret, antivirus aktivt): inkluderet;
- utilsigtet sletning, fejlbetjening eller utilstrækkeligt beskyttede computere: betalt supportsag.
En fil, der er slettet, eller en mappe, der er overskrevet ved et uheld, er en fejlbetjening. Kontrollér derfor først versionshistorikken og papirkurven.
For at anmode om en gendannelse kontakter I Klytic-supporten og angiver:
- den pågældende mappe eller fil med sti;
- den omtrentlige dato og det omtrentlige tidspunkt, hvor den stadig var korrekt;
- om gendannelsen skal erstatte det eksisterende eller lægges ved siden af.
Hvorfor versionshistorikken ikke erstatter en backup: guiden Versionering, replikering og backup af dokumenter forklarer det i detaljer.
Samtidig redigering og lokale kopier
Når flere personer redigerer et dokument i browseren, følger historikken denne fælles fil. Gemninger under sessionen vises som versioner.
En kopi, der er downloadet og derefter ændret på en computer, indgår ikke i historikken, før den lægges tilbage i Klytic Docs. Med synkroniseringsklienten opretter hver overførsel fra computeren derimod en ny version på serveren. Se Synkronisér Klytic Docs på jeres enheder.
Afhængigt af mappens krypteringsform tilbydes historikken og forhåndsvisningen af versioner måske ikke på samme måde. Er I i tvivl om en end-to-end-krypteret mappe, så spørg supporten, før I får brug for det.
Eksempel
En tirsdag kl. 16 indsætter en medarbejder ved en fejl en gammel pristabel i den fælles prisliste. Medarbejderen åbner historikken, downloader versionen fra kl. 11 for at kontrollere den og gendanner den derefter. Den fejlbehæftede version bliver i historikken. Om fredagen slettes samme prisliste ved et uheld: den ansvarlige gendanner den fra teammappens papirkurv. Supporten skulle ikke involveres, og intet blev faktureret.
Ofte stillede spørgsmål
Er synkroniseringen på min computer en backup?
Nej: en sletning på computeren slår igennem i tjenesten. Se Synkronisér Klytic Docs på jeres enheder.
Kan jeg få en fil tilbage, der blev slettet for to måneder siden?
Kun hvis den stadig ligger i papirkurven. Klytics sikkerhedskopier dækker de seneste 30 dage. For langtidsopbevaring, se Opbevar og arkivér dokumenter.
Hvad gør vi, hvis alle filer i en mappe er blevet krypteret af en virus?
Kontakt Klytic-supporten med det samme. Var jeres computere korrekt beskyttet, er gendannelsen inkluderet: I er offer for angrebet. Var de ikke tilstrækkeligt beskyttet, for eksempel på grund af manglende opdateringer eller antivirus, håndteres den som en betalt supportsag. Fremgangsmåden er beskrevet i Beskyt dokumentstyringen mod ransomware, og gendan den.
Hvem har ændret filen?
Mappens aktivitetslog viser det. Se Styr, hvem der ser hvilke dokumenter.
