Det får I
I giver adgang til en fil eller en mappe uden at sende den som vedhæftning. Dokumentet bliver på sin plads i jeres instans. I ved, hvem der har adgang, I kan til enhver tid begrænse rettighederne eller lukke adgangen, og modtageren ser altid den nyeste version.
Del internt
Vælg en kollega eller en gruppe i jeres organisation i delingspanelet for en fil eller en mappe. I fastsætter rettighederne: læsning, redigering, videredeling. Elementet vises i modtagerens område.
For en hel afdeling er en teammappe, der er åben for en gruppe, bedre end en række individuelle delinger. Indstilling af grupper er forklaret i Styr, hvem der ser hvilke dokumenter.
Send et link eksternt
Et delingslink giver en person uden konto i jeres instans adgang til en fil eller en mappe. Adressen indeholder en tilfældig identifikator, som er umulig at gætte. For hvert link indstiller I:
- rettighederne: kun læsning eller upload og redigering. For en mappe kan en ren upload-tilstand også bruges til at modtage filer uden at vise, hvad mappen allerede indeholder;
- en adgangskode, der sendes via en anden kanal end linket, for eksempel telefonisk;
- en slutdato, hvorefter linket automatisk holder op med at virke;
- en note til modtageren efter behov.
I kan oprette flere links til samme mappe med forskellige rettigheder og fjerne hvert link for sig. Send dette link fra Klytic Mail i stedet for en tung vedhæftning: modtageren ser den opdaterede version.
Undgå utilsigtet deling
De fleste læk skyldes et link på den forkerte mappe eller et link, der er åbent uden tidsbegrænsning. En administrator af jeres instans kan fastsætte regler for alle:
- kræve adgangskode på alle eksterne links;
- sætte en standardslutdato og en maksimal varighed, som brugeren ikke kan overskride;
- tillade eller forbyde videredeling af et modtaget element;
- begrænse interne delinger til medlemmer af personens grupper;
- forhindre medlemmer af visse grupper i at oprette delinger, men stadig lade dem modtage delinger.
For brugeren er to vaner nok. Del den relevante undermappe, aldrig den overordnede mappe af bekvemmelighed. Og kontrollér i delingspanelet, hvem der allerede har adgang, også via en overordnet mappe, før I lægger et følsomt dokument.
Arbejd sammen med en partner
Det rette værktøj afhænger af varigheden og retningen af udvekslingen.
| Situation | Greb |
|---|
| Enkeltstående forsendelse af et dokument | Link med kun læseadgang, adgangskode, kort slutdato |
| Modtage bilag fra en kunde | Link med kun upload på en dedikeret mappe |
| Regelmæssig udveksling i begge retninger | Mappe dedikeret til partneren, link med redigering, adgangskode, slutdato, der gennemgås ved hver frist |
| Varigt samarbejde | Konto oprettet af administratoren i jeres instans, placeret i en gruppe, der kun ser den fælles mappe |
Partnermappen placeres uden for jeres følsomme mappestruktur. Så kan et for bredt link ikke eksponere andet. Tal med Klytic om, hvordan oprettelse af konti til eksterne personer påvirker dimensioneringen af jeres abonnement.
Til møder deltager eksterne gæster i Klytic Docs’ videokonference via et simpelt link uden konto. Adgangen til mødet åbner ikke jeres mapper: et dokument, der vises under opkaldet, deles for sig via et link.
Videokonferencen leveres til et begrænset antal brugere. Understøttelse af et stort antal brugere i videokonference kræver et særskilt tilbud.
Følsomme dokumenter og downloads
Et dokument, der vises på en skærm, kan altid kopieres eller fotograferes. Kontrollen bygger derfor på flere kombinerede håndtag:
- giv læseadgang uden redigering;
- skjul download-knappen på et link. Det gør det sværere at hente filen, ikke umuligt;
- sæt en kort slutdato, og fjern linket, så snart det ikke længere er nødvendigt;
- følg aktiviteten i mappen i loggen;
- synkronisér ikke en følsom mappe til en ekstern eller delt computer;
- for det, der aldrig må forlade virksomheden, opret ingen links, og udeluk den pågældende gruppe fra at oprette delinger.
Kommunikationen med jeres instans er krypteret. Afhængigt af mappens krypteringsform kan de tilgængelige delingsmuligheder dog variere: kontrollér dem, før I krypterer en mappe, der er beregnet til eksterne personer.
Eksempel: en mappe »Kunder« og en mappe »Løn«
En servicevirksomhed opretter to teammapper.
- Kunder: hver kunde har sin undermappe. Projektlederne opretter links beskyttet med adgangskode, gyldige i højst tredive dage, hvilket administratoren håndhæver.
- Løn: kun åben for gruppen Løn, med redigering, uden ret til videredeling. Gruppen er udelukket fra at oprette delinger. Lønsedler sendes aldrig via link.
Begrænsninger
- At fjerne et link lukker adgangen, men sletter ikke en kopi, som modtageren allerede har downloadet.
- Et link, der videregives til en tredjepart, kan bruges af denne tredjepart, hvis det ikke har adgangskode. Derfor er det en fordel at gøre adgangskoden obligatorisk.
- Valget om at integrere Klytic Docs med virksomhedens andre værktøjer behandles i guiden Forbind dokumentstyringen med ERP, CRM og e-mail.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan ser jeg, hvem der har adgang til en mappe?
Delingspanelet viser det, også adgange, der er arvet fra en overordnet mappe. De grundlæggende regler findes i Styr, hvem der ser hvilke dokumenter.
Hvad sker der med links, som en medarbejder, der stopper, har oprettet?
De skal overtages eller lukkes, før kontoen lukkes. Se Dokumenter, når en medarbejder eller et team stopper.
Partneren har ændret filen ved en fejl. Kan jeg gå tilbage?
Ja, via filens versionshistorik. Se Find en tidligere version af et dokument.
Hvor finder jeg præsentationen af Klytic Docs?
På siden Klytic Docs.
