Spørgsmålet, der skal afgøres først
Før mapper og grupper skal I stille dette spørgsmål: Må én og samme person administrere dokumenterne for alle selskaberne?
Administratoren af en instans opretter konti, grupper og teammapper. Administratoren kan derfor teknisk set give sig selv adgang til enhver mappe. I en fælles instans afhænger adskillelsen mellem selskaberne af de indstillinger, administratoren sætter, ikke af en barriere, som vedkommende ikke kan krydse.
- Er svaret ja (holdingselskab og datterselskaber, der administreres af samme team, etableret tillid): én instans med adskilte områder.
- Er svaret nej (selskaber med forskellige ejere, en enhed, der skal kunne sælges, tavshedspligt, der gælder for en bestemt aktivitet): én instans pr. selskab.
Ordning 1: én instans pr. selskab
Det er den stærke isolation. Klytic Docs kører altid på en dedikeret instans: uanset hostingform ligger jeres filer aldrig sammen med andre kunders. Samme princip gælder mellem selskaber i en koncern, der ønsker denne barriere.
- Hver instans har sine egne konti, sine egne administratorer og sine egne delingsregler.
- Hver instans krypterer sine data med sin egen nøgle, som ikke deles med nogen anden instans.
- Hver instans kan hostes efter den form, der er valgt for selskabet: Klytic-cloud, dedikeret server eller selskabets egne servere. Hostingzonen vælges efter den gældende jurisdiktion med forbehold for tjenesternes tilgængelighed.
- Et salg eller en udskillelse bliver enkel: det pågældende selskabs instans følger med.
Mellem to instanser udveksles der via delingslinks, som med en ekstern partner: Delingslinks, partnere og downloads. Valg af hosting er beskrevet nærmere på siden Hosting og suverænitet.
Ordning 2: én instans, adskilte områder
Én instans passer, når personerne har tillid til hinanden, og visse mapper er fælles for koncernen. Adskillelsen bygger på grupper og teammapper:
- En gruppe pr. selskab, for eksempel »Selskab A – medarbejdere« og »Selskab B – medarbejdere«, eventuelt opdelt pr. afdeling.
- Teammapper pr. selskab, der kun er åbne for det pågældende selskabs gruppe.
- Fælles mapper for koncernen (procedurer, politikker, skabeloner) med læseadgang for alle.
- En delingsregel: administratoren kan begrænse interne delinger til medlemmer af personens egne grupper. En medarbejder i selskab A kan så kun dele med kolleger i sine grupper.
- Uddelegering, hvis hvert selskab håndterer sine nye medarbejdere: en gruppeadministrator pr. selskab opretter og administrerer konti i sin gruppe uden adgang til de generelle indstillinger.
Detaljerne om rettigheder pr. gruppe og pr. mappe findes i Styr, hvem der ser hvilke dokumenter.
Sammenlign de to ordninger
| Kriterium | Én instans pr. selskab | Fælles instans |
|---|
| Fælles administrator | Nej, medmindre det udtrykkeligt vælges | Ja |
| Krypteringsnøgle | Én pr. selskab | Én for instansen |
| Fælles mapper for koncernen | Via delingslinks | Teammapper åbne for flere grupper |
| Person i to selskaber | En konto i hver instans | Én konto, to grupper |
| Salg af et selskab | Instansen følger med | Udtræk af mapper skal organiseres |
En person, der arbejder for to datterselskaber
I en fælles instans er personen med i begge grupper. Vedkommende ser derfor begge områder, hver med sine rettigheder. Det er den forventede adfærd.
Risikoen er, at personen bliver broen: ved at flytte eller videredele et dokument fra selskab A til selskab B. Tre indstillinger begrænser det:
- giv kun læseadgang i det område, hvor personen ikke skal producere dokumenter;
- giv ikke ret til videredeling på følsomme mapper;
- indstil personens rettigheder til ekstern deling for sig, så et dokument fra det ene selskab ikke sendes via link i det andet selskabs navn.
Er denne risiko ikke acceptabel, er det et tegn på, at de to selskaber hører under ordning 1. Personen har så en konto i hver instans, og hver konto ser kun sit eget selskab.
Eksempel: en koncern med tre selskaber
Et holdingselskab ejer en handelsvirksomhed og en rådgivningsvirksomhed, der har tavshedspligt over for sine kunder. Holdingselskabet og handelsvirksomheden deler en instans: en gruppe pr. selskab, adskilte teammapper og en fælles mappe »Koncern – procedurer«. Rådgivningsvirksomheden har sin egen instans med sin egen administrator. Økonomichefen, der arbejder for alle tre, har en konto i hver instans.
Skift af ordning senere
Hostingformen kan ændres, for eksempel fra Klytic-cloud til en dedikeret instans. At dele en fælles instans i to eller slå to sammen er et projekt, der skal forberedes med Klytic: opgørelse af mapper, konti og links og derefter migrering. Det er bedst at afgøre spørgsmålet om en fælles administrator fra starten.
