Kaj dobite
Noben delovni dokument se ne izgubi, po odhodu ne ostane noben dostop, sodelavci pa nadaljujejo delo brez prekinitve. Vrstni red korakov je pomemben: najprej prevzamete, nato zaprete.
Dva različna položaja
| Položaj | Glavni ukrep | Kaj oseba obdrži |
|---|
| Menjava ekipe ali konec dela na projektu | Odstranite jo iz zadevne skupine | Svoj račun, osebni prostor, druge skupine |
| Odhod celotne ekipe ali zunanjega izvajalca | Odstranite skupino iz skupinske mape ali izpraznite skupino | Svoje račune, če se uporabljajo drugje |
| Odhod iz podjetja | Prevzemite njene datoteke, nato deaktivirajte in na koncu izbrišite račun | Nič |
Če so vaše delovne mape skupinske mape, večino odhodov uredite z odstranitvijo skupine. Datoteke, naložene v skupinsko mapo, pripadajo organizaciji: ostanejo na mestu, ko avtor odide. Nastavitev skupin je opisana v Določite, kdo vidi katere dokumente.
Pred datumom odhoda
Te preveritve opravite, dokler je oseba še tu. Ve, kaj je v njenem prostoru pomembno.
- Popis osebnega prostora. Vse, kar služi podjetju, mora v skupinsko mapo: odprte ponudbe, datoteke strank, predloge.
- Prenos datotek. Oseba lahko v svojih nastavitvah lastništvo datoteke ali mape prenese na sodelavca. Sodelavec prenos sprejme in elemente najde v svojem prostoru, skupaj z njihovimi deljenji. Za dokument oddelka je najpreprosteje, da ga premaknete v skupinsko mapo.
- Mape, deljene iz njenega prostora. Če je osebno mapo delila s sodelavci, jo pred zaprtjem prenesite ali premaknite: sicer bo izginila skupaj z računom.
- Zunanje povezave. Preglejte povezave, ki jih je ustvarila. Odstranite tiste, ki niso več v uporabi. Tiste, ki jih stranka ali partner še uporablja, ustvarite znova iz računa, ki ostaja.
- Naprave. Predvidite odjavo odjemalca za sinhronizacijo na njenem računalniku in telefonu ter odstranitev lokalnih kopij na vrnjeni opremi.
Na dan odhoda: deaktivirajte račun
Skrbnik vaše instance deaktivira račun. Učinki:
- oseba se ne more več prijaviti, niti v brskalniku niti z naprav, ki prenehajo sinhronizirati;
- javne povezave in deljenja po e-pošti, ki jih je ustvarila, prenehajo delovati;
- notranja deljenja, ki jih je naredila, ostanejo privzeto dostopna sodelavcem, ki nadaljujejo delo;
- njene datoteke se ohranijo. Račun je mogoče znova aktivirati brez izgube.
Deaktivacija je torej varna vmesna faza. Daje čas, da preverite, ali ničesar ne manjka.
Po odhodu
Če v prostoru deaktiviranega računa ostanejo datoteke, je mogoč celoten prenos na sodelavca na strani strežnika. Zahtevajte ga pri podpori Klytic in navedite izvorni račun ter račun, ki prevzema.
Šele nato skrbnik račun izbriše. Pozor: izbris takoj odstrani vse datoteke osebnega prostora, tudi tiste, ki jih je oseba delila. Razveljaviti ga je mogoče le nekaj sekund.
Ste po izbrisu nekaj pozabili? Varnostne kopije Klytic omogočajo obnovo na zahtevo pri podpori, iz varnostnih kopij zadnjih 30 dni. Za račun, ki je bil ob odhodu izbrisan prezgodaj, je ta obnova vključena, do 3 zahtevkov na mesec. Ta varnostna mreža ni arhiv map zaposlenega: po 30 dneh je izgubljeno vse, kar ni bilo prevzeto.
Primer: odhod prodajalke
Prodajalka zapusti podjetje ob koncu meseca. Dva tedna prej ji vodja pomaga premakniti odprte ponudbe v skupinsko mapo »Prodaja«. Nasledniku prenese osebno mapo, ki jo je delila z dvema sodelavcema. Njene povezave za tri stranke naslednik ustvari znova, z novim geslom. Zadnji dan skrbnik deaktivira njen račun. Mesec pozneje, po preverjanju, se račun izbriše.
Česa ta stran ne obravnava
- E-poštni predal osebe se ureja posebej: E-poštni predal zaposlenega, ki odhaja.
- Kako dolgo je treba hraniti nekatere kadrovske ali poslovne dokumente, določa politika arhiviranja: glejte vodnik Hramba pomembnih dokumentov.
- Kopije, ki je bila že prenesena na osebni računalnik, Klytic Docs ne more prevzeti nazaj. To je vprašanje notranjih pravil in upravljanja opreme.
Pogosta vprašanja
Ali je treba račun izbrisati takoj?
Ne. Najprej ga deaktivirajte: dostop je prekinjen in nič se ne izgubi. Izbrišite ga, ko preverite, da ni ostala nobena uporabna datoteka.
Kako se temu delu izogniti ob naslednjem odhodu?
Z delom v skupinskih mapah namesto v osebnih prostorih. Glejte Določite, kdo vidi katere dokumente.
Stranka je uporabljala povezavo, ki jo je ustvaril zaposleni. Kaj storiti?
Povezavo ustvarite znova iz računa, ki ostaja, z geslom in datumom poteka. Glejte Povezave za deljenje, partnerji in prenosi.
Kaj pa e-poštni predal te osebe?
Ureja se v Klytic Mail: E-poštni predal zaposlenega, ki odhaja.
