Co wypływa, gdy dokument trafia do usługi AI
Wysłanie pliku do asystenta online lub podłączenie narzędzia AI do przestrzeni dokumentów powoduje wypływ czegoś więcej niż tylko tekstu dokumentu:
- treść, w całości lub we fragmentach;
- metadane: nazwa pliku, autor, ścieżka folderu. „Klienci/Kowalski/Spór 2026” mówi już bardzo wiele;
- samo zapytanie: „znajdź umowy, które możemy rozwiązać bez kary” ujawnia zamiar;
- dzienniki dostawcy: zapytania i odpowiedzi, przechowywane zgodnie z jego warunkami;
- indeks pochodny: aby wyszukiwać według znaczenia, narzędzie tworzy reprezentację treści, która jest formą jej kopii;
- dalsze wykorzystanie: w zależności od umowy dane mogą służyć do ulepszania modelu.
Do tego dochodzi kwestia prawa właściwego dla dostawcy, omówiona w poradniku ochrona firmy przed CLOUD Act.
Warunki przetwarzania lokalnego lub w instancji
CNIL zaleca, aby przy wdrażaniu generatywnej AI wybrać bezpieczny sposób wdrożenia, na przykład preferując systemy lokalne, zabezpieczone i wyspecjalizowane. W przeciwnym razie wymaga ustalenia, w jakim zakresie dostawca może ponownie wykorzystać przekazane dane, i odpowiedniego dostosowania sposobu użycia. W praktyce to sześć pytań:
- Gdzie działa model? Na komputerze, na serwerze firmy, w instancji dostawcy systemu DMS czy u zewnętrznego dostawcy AI.
- Kto go obsługuje? Firma, która uruchamia model, ma dostęp do tego, co on czyta.
- Czy zapytania i fragmenty są rejestrowane w dziennikach? Jak długo i kto może czytać te dzienniki?
- Czy dokumenty służą do ulepszania modelu? Odpowiedź musi być zapisana w umowie.
- Czy indeks respektuje uprawnienia? Osoba nie może uzyskać, zadając pytanie AI, treści folderu, którego nie może otworzyć.
- Co dzieje się z indeksem, gdy dokument zostaje usunięty? W przeciwnym razie okres przechowywania dotyczy tylko pliku, a nie jego kopii.
CNIL zaleca również uregulowanie sposobów użycia za pomocą listy tego, co dozwolone i zabronione, na przykład niewprowadzania do systemu danych osobowych, gdy nie jest to przewidziane.
Co AI robi, a czego nie rozstrzyga
Odpowiednio uregulowana AI może proponować etykiety, wyodrębniać datę, kwotę lub nazwę dostawcy albo odpowiadać na wyszukiwanie sformułowane w języku potocznym. To są sugestie. Czasem są błędne, i rzadko w widoczny sposób.
Nie zwalnia z trzech decyzji:
- struktura folderów: kto jest właścicielem którego folderu, gdzie przechowuje się umowę. Automatyczna klasyfikacja w strukturze, o której nikt nie zdecydował, pozostaje bałaganem;
- uprawnienia: AI nie wie, kto powinien widzieć listy płac;
- okres przechowywania: wynika z przepisu lub polityki, zob. przechowywanie i archiwizacja dokumentów.
W przypadku dokumentów, które wiążą firmę, zatwierdza je człowiek. To rola obiegu zatwierdzania, a nie modelu.
Ograniczenie: model obsługiwany przez Państwa dostawcę to wciąż dostęp
Uruchomienie modelu u dostawcy systemu DMS pozwala uniknąć wysyłania dokumentów do strony trzeciej. Nie oznacza to jednak braku dostępu. Aby przeczytać dokument, model musi widzieć go w postaci jawnej. Operator, który uruchamia model, ma więc technicznie dostęp do treści, tak jak wtedy, gdy przywraca kopię zapasową lub interweniuje w ramach wsparcia.
Szyfrowanie uwidacznia ten kompromis. Dokument zaszyfrowany u źródła kluczem wyprowadzonym z konta użytkownika jest nieczytelny dla operatora. Jest nieczytelny również dla modelu działającego na serwerze. W zależności od trybu szyfrowania folderu zyskują Państwo poufność albo przetwarzanie po stronie serwera, rzadko jedno i drugie. Kwestię posiadania kluczy rozwinięto w poradniku czym jest chmura suwerenna?
Przykład: wyszukiwanie klauzul w umowach
Przypadek hipotetyczny. Kancelaria zatrudniająca piętnaście osób chce odnaleźć wszystkie umowy zawierające klauzulę o zakazie konkurencji. Trzy możliwości.
Powszechnie dostępny asystent online. Umieszcza się w nim umowy. Treść, nazwy klientów i zapytanie opuszczają firmę. Ich przechowywanie i ponowne wykorzystanie zależą od warunków usługi.
Model na serwerze firmy. Indeksuje tylko folder „Umowy”, z uprawnieniami tego folderu. Dzienniki są ograniczone i czyta je administrator. Treść nie opuszcza infrastruktury, ale trzeba utrzymywać i aktualizować ten serwer.
Bez AI. Etykieta „zakaz konkurencji” jest nadawana w momencie dodania dokumentu, w obiegu zatwierdzania. Wyszukiwanie według etykiety odnajduje umowy w kilka sekund. Przy powtarzającej się i dobrze zdefiniowanej potrzebie często to wystarcza.
Właściwy wybór zależy od tego, jak często pojawia się pytanie i jak wrażliwe są dokumenty, a nie od atrakcyjności narzędzia.
Nie mylić z transkrypcją spotkań
Wideokonferencja może generować transkrypcję i podsumowanie. To przetwarzanie spotkania, a nie klasyfikacja plików. Podsumowanie staje się dokumentem jak każdy inny: przechowuje się je, udostępnia i zachowuje według tych samych zasad. Nie czyni ono systemu DMS „inteligentnym”.
Najczęściej zadawane pytania
Czy można używać powszechnie dostępnego asystenta AI do dokumentów wewnętrznych?
Dopiero po zapoznaniu się z jego warunkami: przechowywaniem zapytań, ponownym wykorzystaniem danych, prawem właściwym. CNIL zaleca uregulowanie sposobu jego użycia.
Czy AI zainstalowana lokalnie jest z definicji bezpieczna?
Nie. Pozwala uniknąć wypływu danych, ale nadal trzeba uregulować uprawnienia do indeksu, dzienniki i usuwanie.
Czy AI może ustalać okresy przechowywania?
Nie. Wynikają one z przepisów i Państwa polityki. Zob. przechowywanie i archiwizacja dokumentów.
A filtrowanie e-maili przez AI?
Temat ma własny poradnik: AI a poufność filtrowania.
Czy można dodać AI do Klytic Docs?
Tak, za pomocą rozszerzenia dodanego przez Państwa do instancji. Przed jego aktywacją proszę sprawdzić, korzystając z pytań z tego poradnika, gdzie działa model i co przechowuje.
Jak klasyfikować bez AI?
Za pomocą folderów zespołowych, etykiet i obiegu dokumentów. Zob. wyszukiwanie, etykietowanie i obieg dokumentu.
Gdzie plasuje się Klytic
Klytic Docs domyślnie nie zawiera AI: klasyfikacja opiera się na folderach zespołowych, etykietach, obiegach zatwierdzania i wyszukiwaniu. Jeśli Państwo sobie tego życzą, mogą Państwo dodać rozszerzenie AI do swojej instancji, której są Państwo administratorem. Pytania z tego poradnika dotyczą wtedy tego rozszerzenia: gdzie działa model, kto go obsługuje, co jest przechowywane i co opuszcza instancję.
Wideokonferencje zawarte w Klytic Docs umożliwiają nagrywanie, transkrypcję, tłumaczenie i podsumowywanie spotkań w instancji klienta. To usługa spotkań, a nie inteligentny system DMS. Są udostępniane dla ograniczonej liczby użytkowników; obsługa dużej liczby użytkowników w wideokonferencjach wymaga odrębnej wyceny.
W przypadku dokumentów szyfrowanych u źródła klucz jest generowany na podstawie konta klienta: Klytic nie może odczytać ich treści. Dane, które usługa musi przetwarzać, są szyfrowane w spoczynku kluczami zarządzanymi przez Klytic. Po stronie Klytic dostęp techniczny jest imienny i rejestrowany w dziennikach.
W przypadku e-maili Klytic MTA korzysta z modelu obsługiwanego przez Klytic lub w instancji klienta, a nie przez usługę powszechnie dostępną, wyłącznie do rozstrzygania wiadomości o niejednoznacznej ocenie. Szczegóły znajdują się w poradniku o filtrowaniu.
Hosting jest możliwy w dowolnej strefie geograficznej odpowiadającej właściwej jurysdykcji, z zastrzeżeniem dostępności usług, w szczególności w Europie lub na Mauritiusie, albo na serwerach klienta. Klytic nie jest ofertą z kwalifikacją SecNumCloud.
Ta strona opisuje ogólne ramy. Nie zastępuje analizy warunków konkretnej usługi AI.
Źródła
Sprawdzone w październiku 2026 r.
- CNIL, „Comment déployer une IA générative ? La CNIL apporte de premières précisions” (Jak wdrożyć generatywną AI? CNIL przedstawia pierwsze wyjaśnienia), 18 lipca 2024 r.: preferować systemy lokalne, zabezpieczone i wyspecjalizowane; w przeciwnym razie ocenić ponowne wykorzystanie danych przez dostawcę; uregulować sposoby użycia, na przykład nie przekazywać danych osobowych. cnil.fr
- Klytic, Czym jest chmura suwerenna?: klucz dokumentów szyfrowanych u źródła generowany na podstawie konta klienta i nieczytelny dla Klytic; dane przetwarzane przez usługę szyfrowane w spoczynku kluczami zarządzanymi przez Klytic. klytic.com
- Klytic, strona Klytic Docs: klasyfikacja według folderów i etykiet, obiegi zatwierdzania, wyszukiwanie. klytic.com
- Klytic, Hosting i suwerenność: dostęp techniczny ograniczony do eksploatacji i wsparcia, imienny i rejestrowany w dziennikach. klytic.com
