Żamma, arkivjar, backup: tliet perijodi
It-tliet kelmiet spiss jitfixklu. Ma jwieġbux l-istess mistoqsija.
| Mistoqsija | Tul tipiku |
|---|
| Backup | Tmorru lura wara inċident | Jiem jew ġimgħat |
| Arkivjar | Iżżommu dokument li ma għadux jintuża kuljum, intatt u li jista’ jiġi kkonsultat | Dak tal-obbligu jew tal-użu |
| Żamma | Kemm żmien id-dokument għandu jew jista’ jeżisti | Iffissat minn test, kuntratt jew deċiżjoni interna |
Għad-data personali, is-CNIL jiddeskrivi tliet stadji. Id-database attiva, sakemm id-data sservi l-għan li għalih inġabret. L-arkivjar intermedju, meta ma għadhiex isservi dak l-għan iżda tibqa’ utli, pereżempju għal kawża jew obbligu legali: f’dak il-każ tinżamm separata u tiġi kkonsultata okkażjonalment minn persuni awtorizzati. Fl-aħħar, l-arkivjar definittiv, għal ċerta informazzjoni miżmuma minħabba l-valur tagħha. Din il-qasma tapplika tajjeb għad-dokumenti kollha.
Il-backup għandu l-gwida tiegħu: versioning, replikazzjoni u backup. Backup ta’ tletin jum mhuwiex arkivjar.
X’tiffissa politika ta’ arkivjar
Politika tiddaħħal f’ftit paġni. Twieġeb, għal kull familja ta’ dokumenti, għal seba’ mistoqsijiet:
- xiex: il-familja ta’ dokumenti (fatturi, kuntratti, fajls tal-persunal, minuti);
- għal kemm żmien, u minn meta: l-għeluq tas-sena finanzjarja, it-tmiem tal-kuntratt, it-tluq tal-impjegat;
- fejn: liema folder, liema dipartiment, liema ospitar;
- f’liema forma: oriġinali fuq il-karta, kopja diġitali, format tal-fajl;
- min huwa responsabbli: responsabbli għal kull familja, mhux “l-IT”;
- min għadu jista’ jaċċessah: arkivju mhuwiex miftuħ għal kull min kien jara l-folder attiv;
- x’isir minnu fl-aħħar: qerda, żamma definittiva, jew konsenja lil terz, b’raġġa tad-deċiżjoni.
Kollox jibda b’inventarju. Mingħajru, il-politika hi slogan: tiffissa perijodi għal dokumenti li ħadd ma jaf fejn huma.
Perijodi li jiġu mit-testi
Fi Franza, diversi perijodi huma ffissati mil-liġi. Is-sit uffiċjali Service Public Entreprendre iġibhom flimkien, bir-referenzi tagħhom. Hawn huma xi wħadu, fost l-aktar komuni għal kumpanija:
| Dokument | Tul | Punt tat-tluq | Test ċitat |
|---|
| Kotba u reġistri tal-kontabilità | 10 snin | Għeluq tas-sena finanzjarja | Code de commerce, art. L123-22 |
| Dokumenti ta’ sostenn (ordnijiet, noti ta’ kunsinna, fatturi) | 10 snin | Għeluq tas-sena finanzjarja | Code de commerce, art. L123-22 |
| Dokumenti fiskali (regola ġenerali) | 6 snin | L-aħħar operazzjoni msemmija jew id-data tal-preparazzjoni | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Kuntratti u korrispondenza kummerċjali | 5 snin | Skont il-preskrizzjoni applikabbli | Code de commerce, art. L110-1 sa L110-4 |
| Kopja tal-payslip (min iħaddem) | 5 snin | Mhux speċifikat fil-paġna | Code du travail, art. L3243-1 sa L3243-5 |
| Reġistru uniku tal-persunal | 5 snin | Tluq tal-impjegat | Code du travail, art. R1221-26 |
Tliet osservazzjonijiet. L-istess dokument jista’ jaqa’ taħt aktar minn perijodu wieħed: fattura hi fl-istess ħin dokument tal-kontabilità u dokument fiskali. Il-perijodu fiskali jitla’ għal għaxar snin f’każ ta’ attività moħbija. U din it-tabella tgħodd biss għal Franza: is-settur tal-attività (saħħa, banek, assigurazzjoni) u l-pajjiż tal-qarrej jibdlu l-perijodi. Ma teżistix skala waħda li tapplika għall-kumpaniji kollha.
Il-fajls tal-persunal u d-data personali
Dokument li fih data personali ma jinżammx għal dejjem. Il-GDPR jimponi perijodu limitat, li l-kontrollur jiddetermina skont l-għan, kif ifakkar is-CNIL.
Għar-riżorsi umani, is-CNIL ippubblika f’April 2026 qafas ta’ referenza dwar il-perijodi ta’ żamma, organizzat skont l-attività: reklutar, ġestjoni amministrattiva, rimunerazzjoni, inċidenti fuq il-post tax-xogħol, rappurtar ta’ nuqqasijiet. Dan il-qafas hu soft law: ir-rispett tiegħu mhuwiex obbligatorju. Madankollu, ċerti perijodi li jirriproduċi huma imposti mit-testi, u min iħaddem ma jistax jidderoga minnhom. Diversi perijodi jistgħu japplikaw għall-istess ipproċessar.
Fil-prattika, fajl tal-HR maħżun f’DMS jeħtieġ żewġ regoli: min għadu jista’ jiftaħu wara t-tluq tal-impjegat, u meta jiġi mħassar. Li żżomm “għal kull eventwalità” mhijiex regola.
Il-format u l-leġibbiltà wara għaxar snin
Li żżomm fajl għal għaxar snin ma jservi għal xejn jekk ħadd ma jista’ jiftaħu. Il-post huwa importanti, u l-format ukoll:
- ippreferu formati miftuħa u dokumentati, u dokument fiss (PDF) minflok fajl li jista’ jinbidel għad-dokumenti li jgħoddu;
- tiddependux minn software li jista’ jisparixxi jew jibdel il-liċenzja;
- żommu l-metadata: data, tip, tul, responsabbli, li mingħajrhom l-arkivju jsir muħar ta’ fajls;
- ippjanaw il-ħruġ: li tkunu tistgħu tesportaw l-arkivji f’formati standard jekk tibdlu l-fornitur.
Il-valur ta’ kopja diġitali ta’ oriġinali fuq il-karta jsegwi regoli speċifiċi. Qabel ma teqirdu oriġinali, ivverifikaw mal-accountant jew mal-konsulent tagħkom.
Eżempju: politika f’nofs jum
Każ ipotetiku. SME ta’ erbgħin persuna tlaqqa’ l-accountant, il-maniġer tal-HR u d-direttur tagħha. F’nofs jum, jelenkaw sitt familji ta’ dokumenti.
Il-fatturi tal-fornituri jgħaddu minn proċedura ta’ validazzjoni, imbagħad jiġu maħżuna skont is-sena; jinżommu għaxar snin wara l-għeluq tas-sena finanzjarja. Il-kuntratti tal-klijenti jiġu maħżuna skont il-klijent, u jinżommu ħames snin wara t-tmiem tagħhom. Il-fajls tal-persunal jinsabu f’folder b’aċċess ristrett; il-perijodi tagħhom isegwu l-qafas tas-CNIL, ivverifikat għal kull dokument. L-abbozzi u d-dokumenti tax-xogħol m’għandhomx politika: jgħixu u jisparixxu mal-proġetti.
Kull sena, fi Frar, l-accountant tidentifika l-folders li waslu fl-iskadenza, tieħu l-approvazzjoni għall-qerda tagħhom, u tikteb id-deċiżjoni. Il-politika tiddaħħal f’żewġ paġni.
Iż-żbalji frekwenti
- Li żżomm kollox. Mhuwiex prudenti għad-data personali, u jagħmel it-tfittxija aktar bil-mod.
- Li tħares lejn il-backup bħala arkivju. Jitħassar fi tmiem il-perijodu ta’ żamma tiegħu.
- Li tarkivja fl-email. L-attachment ta’ email m’għandux klassifikazzjoni, proċedura jew tul. L-arkivjar tal-messaġġi hu suġġett għalih.
- Li tinsa l-kopji. Attachments, kompjuters sinkronizzati, USB sticks: tħassir fid-DMS ma jħassarhomx.
Mistoqsijiet frekwenti
Nistgħu nżommu kollox għal dejjem?
Għal dokumenti mingħajr data personali, huwa possibbli, iżda jiswa u ma jinqarax faċilment. Għal data personali, le: il-perijodu għandu jkun limitat għall-għan.
Backup ta’ tletin jum huwa arkivjar?
Le. Iservi biex tmorru lura wara inċident. Ara versioning, replikazzjoni u backup.
Għandna narkivjaw l-emails?
Huwa suġġett separat, bl-għodda tiegħu. Ara l-arkivjar tal-messaġġi.
Kif insibu arkivju wara ħames snin?
B’klassifikazzjoni stabbli u b’tikketti mqiegħda fil-mument tad-depożitu. Ara kif issibu, tittikkettjaw u tiċċirkolaw dokument.
Fejn għandhom ikunu ospitati l-arkivji?
Il-kwistjoni tal-post u ta’ min iħaddem is-servizz hi ttrattata f’x’inhu cloud sovran?
Fejn jinsab Klytic
Klytic Docs iżomm il-folders, il-verżjonijiet u t-tikketti fl-istanza dedikata tal-klijent, sakemm il-klijent iħallihom hemm. Il-proceduri ta’ validazzjoni jqiegħdu u jżommu dokument ladarba jkun approvat, bħall-fattura tal-fornitur fl-eżempju ppubblikat. Id-drittijiet skont il-grupp jippermettu li l-aċċess għal folder tal-arkivji jkun ristrett. Id-data tagħkom tista’ tiġi esportata f’kull ħin f’formati standard, u tibqa’ esportabbli għal tletin jum wara t-tmiem tal-kuntratt qabel ma tiġi mħassra.
Żewġ affarijiet m’għandhomx jitfixklu. Il-backup ta’ Klytic idum tletin jum: jipproteġi kontra inċident, mhuwiex arkivjar ta’ għaxar snin. L-arkivjar legali mogħti għal Klytic Mail huwa għażla tal-email: ma jibdilx lil Klytic Docs f’sistema ta’ arkivjar b’valur probatorju.
Il-politika nnifisha (familji, perijodi, qerda) tibqa’ deċiżjoni tal-kumpanija, applikata mill-amministraturi tagħha. L-ospitar huwa possibbli f’kull żona ġeografika li tikkorrispondi għall-ġurisdizzjoni applikabbli, soġġett għad-disponibbiltà tas-servizzi, b’mod partikolari fl-Ewropa jew f’Mauritius, jew fuq is-servers tal-klijent. Klytic mhuwiex offerta kkwalifikata SecNumCloud.
Din il-paġna tiddeskrivi qafas ġenerali. Ma tieħux post il-parir tal-accountant jew tal-konsulent tagħkom.
Pożizzjoni legali fil-11 ta’ Ottubru 2026. Il-perijodi ċitati huma dawk tal-liġi Franċiża, kif ippreżentati mis-sit uffiċjali Service Public Entreprendre, li jirreferi b’mod partikolari għall-artikolu L123-22 tal-Code de commerce u għall-artikolu L102 B tal-Livre des procédures fiscales. Ivarjaw skont il-pajjiż, is-settur u n-natura tad-dokument.
Sorsi
Ikkonsultati f’Ottubru 2026.
- Service Public Entreprendre (Premier ministre), perijodi ta’ żamma tad-dokumenti għall-kumpaniji: 10 snin għall-kotba tal-kontabilità u d-dokumenti ta’ sostenn (C. com., art. L123-22), 6 snin għad-dokumenti fiskali (LPF, art. L102 B), 5 snin għall-kuntratti kummerċjali, perijodi tad-dokumenti tal-persunal. service-public.gouv.fr
- CNIL, les durées de conservation des données: perijodu limitat iffissat skont l-għan; database attiva, arkivjar intermedju, arkivjar definittiv. cnil.fr
- CNIL, qafas ta’ referenza dwar il-perijodi ta’ żamma għall-ġestjoni tar-riżorsi umani (April 2026): soft law, organizzat skont l-attività; ċerti perijodi huma imposti mit-testi. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: arkivjar legali disponibbli bħala għażla. klytic.com
- Klytic, Ospitar u sovranità: esportazzjoni f’kull ħin f’formati standard, data esportabbli għal 30 jum wara t-tmiem tal-kuntratt u mbagħad imħassra. klytic.com
