Što dobivate
Tri objekta odgovaraju na zajedničke adrese. Izvana izgledaju slično; ne ponašaju se jednako.
Alias: druga adresa koja stiže u postojeći sandučić. Distribucijska lista: adresa koja kopiju dostavlja u više sandučića. Zajednički sandučić: zajednički sandučić s vlastitom adresom, koji više osoba otvara svojim korisničkim računom, prema dodijeljenim pravima.
| Potreba | Objekt | Primjer |
|---|
| Adresu obrađuje samo jedna osoba | Alias | uprava@ koji stiže direktorici |
| Svatko mora primiti svoju kopiju | Distribucijska lista | prodajni-tim@ za obavještavanje svih komercijalista |
| Tim obrađuje poruke i svatko mora vidjeti što je učinjeno | Zajednički sandučić | kontakt@, racuni@, sandučić računovodstva |
Praktično pravilo: ako dvije osobe mogu odgovoriti istom klijentu a da to ne znaju, potreban je zajednički sandučić, a ne lista. U zajedničkom sandučiću poruka koja je pročitana, razvrstana ili obrađena takva je za sve.
Tko to može učiniti
- Administrator vašeg računa, u administracijskoj konzoli: izrada sandučića, aliasa i lista, izbor domena, prava na zajedničkim sandučićima, kvote.
- Svaki korisnik, u svojoj web-pošti: svoje automatske odgovore, svoje filtre te dijeljenje vlastitih mapa i kalendara s kolegama.
- Podrška Klytic: dodavanje domene, zapise SPF, DKIM i DMARC za tu domenu te zahtjeve koji nadilaze konzolu, poput promjene načina smještaja.
Korisnik sam sebi ne izrađuje alias ni sandučić, osim uz izričito delegiranje koje odluči administrator. To pravilo sprječava adrese koje nitko ne prati.
Postaviti zajednički sandučić
- Izraditi sandučić. Administrator izrađuje sandučić sa zajedničkom adresom, primjerice racuni@. To je potpuni sandučić, s vlastitim prostorom za pohranu.
- Dodijeliti prava, osobu po osobu. Za svakog suradnika administrator bira razinu: samo pregledavanje; upravljanje sadržajem (čitanje, razvrstavanje, izrada mapa, brisanje); ili administriranje, odnosno i upravljanje pravima drugih na tom sandučiću. Posljednju razinu rezervirajte za voditelja službe.
- Postaviti slanje. Postoje dva odvojena prava. „Slati kao“: primatelj vidi samo adresu zajedničkog sandučića. „Slati u ime“: vidi sandučić i ime osobe koja je napisala poruku. Za racuni@ prvo je u pravilu bolje; za asistenticu koja piše u ime partnera drugo je transparentnije.
- Provjeriti na računalima. Ovlaštene osobe pronalaze zajednički sandučić u svojoj web-pošti, pokraj vlastitog. Prikaz se može razlikovati u Outlooku i na telefonu: testirajte na po jednom uređaju svake vrste prije nego što to najavite cijelom timu.
Nikada ne dijelite lozinku zajedničkog sandučića. Svatko ga otvara vlastitim korisničkim računom: pri odlasku osobe tada je dovoljno ukloniti pravo, a svaka radnja ostaje pripisana nekome.
Više domena u istoj konzoli
Grupa koja zadržava jedinstveno upravljanje može sve svoje domene okupiti u jednoj administracijskoj konzoli: grupa.hr, brend-a.hr, podruznica-b.com. Svaka domena ima vlastite adrese i vlastite zapise SPF, DKIM i DMARC.
Osoba koja radi za dva društva ima dvije mogućnosti. Ili po jedan sandučić u svakoj domeni, ako dvije djelatnosti moraju ostati odvojene. Ili jedan sandučić s aliasom u drugoj domeni, ako sve mora obrađivati na istome mjestu. U drugom slučaju provjerite je li adresa odabrana za odgovor doista adresa pravog društva.
Pri puštanju u rad javite Klyticu moraju li se društva vidjeti u adresaru poduzeća ili ostati odvojena.
Razdvojiti subjekte
Postoje tri razine razdvajanja, od najblaže do najjače.
- Zasebne domene na istoj platformi: adrese su odvojene, ali cjelinom upravlja jedan administrator ili jedan tim.
- Administratorska prava ograničena na jednu domenu: platforma poznaje to načelo, koje voditelju ovisnog društva omogućuje upravljanje sandučićima njegove domene bez uvida u ostale. O njegovoj se uspostavi odlučuje s Klyticom, ovisno o vašem načinu smještaja; ne smatrajte ga zajamčenim prije pisane potvrde.
- Namjenska instanca ili poslužitelj po subjektu: kada se administratori uopće ne smiju vidjeti ili kada se društvo sutra može prodati, to je odgovarajuća razina. Uspostavlja se prema ponudi.
Razmišljanje je isto i za dokumente: pogledajte više društava u Klytic Docs.
Kalendari, dvorane i adresar poduzeća
Kalendari i adresar dijeljeni su objekti odvojeni od sandučića. Klytic Mail uključuje osobne i dijeljene kalendare, pregled raspoloživosti, rezervaciju dvorana za sastanke i globalni adresar poduzeća. Pristup zajedničkom sandučiću ne daje nužno pristup njegovu kalendaru: svaki objekt ima vlastita prava. Za asistenticu koja upravlja kalendarom rukovoditelja postavite oboje.
Ograničenja usluge
- Klytic ne obećava delegiranje „po ovisnom društvu“ izvan onoga što je potvrđeno za vaš račun.
- Preuzimanje postojeće organizacije (aliasi, liste, zajednički sandučići iz drugog sustava e-pošte) dio je migracije, koja se provodi prema ponudi.
- Funkcije koje općenito treba zahtijevati od sustava e-pošte opisane su u vodiču što poslovna e-pošta mora moći.
Česta pitanja
Može li korisnik sam izraditi alias?
Ne može, izrađuje ga administrator računa u konzoli. Korisnik zato može dijeliti vlastite mape i kalendare.
Što biva s adresom zaposlenika koji odlazi?
Može ostati aktivna, postati alias ili biti zatvorena uz automatski odgovor. Pogledajte sačuvati poštanski sandučić zaposlenika koji odlazi.
Mogu li se dva ovisna društva potpuno izolirati?
Mogu, s namjenskom instancom ili poslužiteljem po subjektu. Načini su opisani na stranici smještaj i suverenost.
Je li poruka izbrisana u zajedničkom sandučiću izgubljena?
Nije. Najprije se vraća iz mape za oporavak, bez troškova. Nakon toga podrška je vraća iz sigurnosnih kopija iz posljednjih 30 dana, intervencijom koja je uključena ili se naplaćuje ovisno o uzroku. Pogledajte vratiti poruku ili poštanski sandučić.
