Mitä saatte
Kun organisaationne sääntö on määritetty, Klytic Tel antaa mahdollisuuden:
- tallentaa vain linjat tai jonot, joille on syy, esimerkiksi asiakasvastaanoton;
- varata kuuntelun pienelle joukolle henkilöitä antamatta sitä jokaiselle päätelaitteelle;
- tietää, missä tallenteet ovat ja mitä niistä on olemassa muualla, kuten sähköpostitse vastaanotetut ääniviestit.
Itse sääntö, eli miksi tallennetaan, kenelle siitä kerrotaan ja kuinka kauan säilytetään, kuuluu organisaatiollenne. Se selitetään oppaassa Kuinka kauan puhelutallenteita säilytetään. Tämä sivu kuvaa vain sen toteutuksen palvelussa.
Missä tallenteet ovat
Jokaisella Klytic Telin asiakasorganisaatiolla on oma puhelinpalvelimensa. Tallenteet säilytetään siellä tilauksen yhteydessä valitulla hosting-alueella: Klyticin pilvessä, oletuksena Euroopassa, Mauritiuksella tai muulla sovellettavaa lainkäyttöaluetta vastaavalla alueella, tai omilla palvelimillanne.
Organisaation tallenteita ei sekoiteta toisen organisaation tallenteisiin. Reitti päätelaitteiden tai sovellusten ja palvelimen välillä on salattu (SRTP ja TLS).
Palvelin varmuuskopioidaan päivittäin Klyticin varmuuskopioinnilla. Näitä kopioita käytetään vain palvelun palauttamiseen häiriön jälkeen; käyttäjänne eivät voi tarkastella niitä.
Kuka voi kuunnella
Periaate on yksinkertainen: oikeus soittaa ei anna oikeutta kuunnella. Työntekijällä, jonka linja tallennetaan, ei pelkästään sen vuoksi ole pääsyä kollegoidensa tallenteisiin.
Kuunteluoikeus annetaan organisaationne nimeltä nimeämille henkilöille, yleensä yksikön esihenkilölle tai laadusta tai perehdytyksestä vastaavalle henkilölle. Oikeutettujen henkilöiden määrä on rajattava valitun käyttötarkoituksen tarpeisiin.
Kuka tekee mitäkin:
- Organisaationne päättää, kenen on kuunneltava ja mihin tarkoitukseen.
- Puhelinvaihteenne nimetty pääkäyttäjä, tai Klytic hänen pyynnöstään käyttöönoton yhteydessä tai tuen kautta, antaa tai poistaa tämän oikeuden.
- Oikeutetut henkilöt kuuntelevat vastuualueensa tallenteita.
Valmistelkaa oikeutettujen henkilöiden luettelo ennen käyttöönottoa. Klytic sisällyttää sen puhelinvaihteen määrityksiin.
Tallentakaa vain se, mille on syy
Tallennus on saatavilla Peruslinjasta alkaen, mutta sitä ei ole tarkoitus ottaa käyttöön kaikkialla. CNIL katsoo, että kaikkien puheluiden pysyvä tai järjestelmällinen tallennus ei ole sallittua, ellei erityinen säädös sitä salli.
Käytännössä Klyticin kanssa:
- Luetelkaa linjat tai jonot, joilla on käyttötarkoitus: asiakasvastaanotto laatua varten, myyntilinja tilauksen todistamista varten, kun säädös sitä edellyttää, tukijono perehdytystä varten.
- Jättäkää muut päätelaitteet tallentamatta, ja varatkaa tallentamattomia linjoja henkilökohtaisille puheluille ja henkilöstön edustajille.
- Pyytäkää lisäämään tallennettavien linjojen puheluiden alkuun informointitiedote. Klytic sisällyttää sen puhevalikkoon.
- Määrittäkää säilytysaika sääntönne mukaan. Klytic Tel ei määrää teille lakisääteistä säilytysaikaa; menetelmä on säilytysaikaa käsittelevässä oppaassa.
Jos käytätte Business-linjaan sisältyvää keskustelujen litterointia ja tiivistelmää, myös nämä tekstit ovat puhelusta johdettuja tietoja. Sääntönne on katettava ne.
Pääsyn valvonta
Kaikissa tilanteissa käytettävissä oleva kontrolli on oikeuksien tarkistus: tarkistetaan säännöllisesti, kenellä on kuunteluoikeus, ja poistetaan se niiltä, jotka eivät enää tarvitse sitä. Tehkää tarkistus vähintään kerran vuodessa sekä jokaisen tehtävämuutoksen tai lähdön yhteydessä.
Jos tarvitsette yksityiskohtaisen kuunteluhistorian, kysykää tuelta, mitä kokoonpanonne kirjaa. Tämä sivu ei lupaa lokia, josta näkyisi jokaisen tiedoston osalta, kuka sen on kuunnellut ja mihin aikaan.
Kun oikeutettu työntekijä lähtee, pyytäkää hänen oikeutensa poistamista samalla, kun hänen alanumeronsa suljetaan.
Sähköpostitse vastaanotettu ääniviesti
Klytic Tel lähettää ääniviestit sähköpostitse. Viesti sisältää kopion soittajan tallenteesta. Se ei silloin enää riipu puhelinvaihteen oikeuksista vaan saapuneiden viestien postilaatikon oikeuksista: kuka tahansa, jolla on pääsy postilaatikkoon delegoinnin kautta tai koska se on jaettu postilaatikko, voi kuunnella sen. Siihen sovelletaan myös sähköpostin varmuuskopiointia ja säilytysaikoja.
Valitkaa siis vastaanottolinjalle huolellisesti postilaatikko, johon ääniviestit tulevat. Jaettujen postilaatikoiden toiminta kuvataan ohjeessa Jaetut postilaatikot, aliakset, verkkotunnukset ja pääkäyttäjät.
Palvelun rajat
- Jos tallenne on poistettu vahingossa, ottakaa yhteyttä tukeen: puhelinpalvelujen varmuuskopiot kattavat viimeiset 30 päivää, ja tuki kertoo, mitä voidaan palauttaa. Tämä toimenpide käsitellään maksullisena tukipyyntönä.
- Ulkoiseen numeroon soitettu puhelu on salattu vain Klyticin alustalle asti; siitä eteenpäin sen suojaus riippuu operaattoreista.
- Työntekijöiden ja soittajien informointi on edelleen organisaationne vastuulla.
Usein kysyttyä
Kuinka kauan tallennetta säilytetään?
Se riippuu käyttötarkoituksestanne. Katso Kuinka kauan puhelutallenteita säilytetään.
Voiko Klytic kuunnella tallenteitamme?
Klyticin teknikot toimivat vain palvelun tarpeisiin, ja toimista jää jälki. Kehys selitetään oppaassa Mitä puhelinalusta tietää yrityksestänne.
Voiko poistetun tallenteen saada takaisin?
Ottakaa yhteyttä tukeen. Puhelinpalvelujen päivittäiset varmuuskopiot kattavat viimeiset 30 päivää. Vahingossa poistettu tallenne katsotaan virheelliseksi toiminnoksi: sen palautus käsitellään maksullisena tukipyyntönä. Vain työntekijän lähdön yhteydessä tekemä tahallinen poisto sisältyy hintaan, enintään 3 pyyntöä kuukaudessa. Periaate kuvataan sivulla Tietoturva ja varmuuskopiointi.
Ovatko tallenteet riski petostapauksissa?
Ovat, jos liian moni pääsee niihin. Katso IP-puhelinjärjestelmän suojaaminen.
