Mitä saatte
Jokainen työntekijä näkee kolme asiaa: oman henkilökohtaisen tilansa, ryhmilleen avatut tiimikansiot ja kohteet, jotka kollega on jakanut hänelle. Ei mitään muuta. Oikeudet määritetään käyttäjän, ryhmän ja kansion mukaan yrityksellenne varatussa instanssissa.
Hyvä asetus mahtuu yhteen lauseeseen: yksi tiimikansio kutakin pysyvää kokonaisuutta (osasto, toimipiste, yhtiö) kohden, yksi ryhmä kutakin käyttäjäjoukkoa kohden ja yksittäiset jaot vain kertaluonteisiin tarpeisiin.
Kaksi tasoa: tili ja kansio
Tili ratkaisee, kuka pääsee sisään. Instanssinne pääkäyttäjä luo sen, poistaa sen käytöstä tai poistaa sen. Kirjautumista voi vahvistaa kaksivaiheisella tunnistautumisella.
Kansio ratkaisee, mitä henkilö voi tehdä sisään päästyään. Useimmiten kolme tasoa riittää:
| Oikeus | Mitä se sallii | Esimerkki |
|---|
| Luku | Avaaminen ja katselu | Laatuohjeet koko henkilöstölle |
| Muokkaus | Tiedostojen luonti, muokkaus ja poisto | Myyntiosaston työkansio |
| Uudelleenjako | Pääsyn antaminen edelleen muille | Projektipäällikkö, joka ottaa mukaan kollegoita |
Uudelleenjako-oikeus on arkaluonteisin: juuri sen kautta asiakirja päätyy suunnitellun piirin ulkopuolelle. Antakaa se vain niille, jotka sitä tarvitsevat.
Ajatelkaa ryhminä, älkää niminä
Heti kun tiimissä on enemmän kuin muutama henkilö, antakaa oikeudet ryhmille: ”Kirjanpito”, ”Konepaja Lyon”, ”Johto”. Ryhmää ylläpidetään yhdellä toimenpiteellä:
- uusi työntekijä: henkilö lisätään ryhmään, ja hän näkee heti osastonsa kansiot;
- tehtävämuutos: hän vaihtaa ryhmää, ja käyttöoikeudet seuraavat;
- lähtö tiimistä: hän poistuu ryhmästä, ja pääsy katoaa kansioihin koskematta.
Nimi kerrallaan annetut oikeudet erkanevat aina lopulta todellisesta organisaatiosta. Kukaan ei enää tiedä, miksi entinen harjoittelija näkee yhä tarjouskansion.
Tiimikansio: osasto, toimipiste, yhtiö
Tiimikansio kuuluu organisaatiolle, ei henkilölle. Pääkäyttäjä luo sen, liittää siihen yhden tai useamman ryhmän ja määrittää kunkin oikeustason. Sinne tallennetut tiedostot pysyvät paikallaan, kun niiden laatija vaihtaa tehtävää tai lähtee yrityksestä.
Osaston sisällä olevalle arkaluonteisemmalle sisällölle, esimerkiksi palkanlaskennalle henkilöstöhallinnossa, yksinkertaisin ratkaisu on erillinen tiimikansio, joka on avattu suppeammalle ryhmälle. Alikansioon voidaan myös määrittää tarkempia oikeuksia, jos tämä asetus on käytössä instanssissanne: pyytäkää sitä Klyticin tuelta.
Yhtiö tai tytäryhtiö: saman instanssin sisällä keino on sama, ryhmä ja tiimikansiot kullekin yhtiölle. Jos yhtiöt on eristettävä niin, ettei yksikään yhteinen pääkäyttäjä näe toista, kyse on eri arkkitehtuurista, joka kuvataan ohjeessa Useita yhtiöitä Klytic Docsissa. Siinä käsitellään myös henkilöä, joka työskentelee kahdelle tytäryhtiölle.
Kuka hallinnoi mitäkin
- Instanssinne pääkäyttäjä, organisaationne jäsen: hän luo tilit ja ryhmät, avaa tiimikansiot ja määrittää jakosäännöt kaikille.
- Ryhmän pääkäyttäjä, jos delegoitte: hän hallinnoi ryhmänsä tilejä (luonti, salasana, kiintiö) ilman pääsyä yleisiin asetuksiin. Hyödyllinen toimipisteelle tai tytäryhtiölle, joka hoitaa omat uudet työntekijänsä.
- Jokainen käyttäjä: hän jakaa omia tiedostojaan pääkäyttäjän asettamissa rajoissa.
- Klyticin tuki: se auttaa organisoinnin käyttöönotossa ja huolehtii ylläpidosta ja palautuksista, jotka sisältyvät hintaan tai laskutetaan syyn mukaan (katso Asiakirjan aiemman version palauttaminen). Klyticin teknikot toimivat vain palvelun tarpeisiin ja jäljitettävästi. He eivät päätä puolestanne, kuka näkee mitäkin.
Kenellä on pääsy tiedostoon
Tiedoston tai kansion tietopaneeli näyttää, kenen kanssa se on jaettu. Se näyttää myös henkilöt, joilla on pääsy siihen, koska heille on jaettu yläkansio. Tieto näkyy omistajalle ja niille, joilla on uudelleenjako-oikeus. Tämä on ensimmäinen tarkistus ennen arkaluonteisen asiakirjan tallentamista olemassa olevaan kansioon.
Käyttöoikeuksien tarkastelu: loki
Klytic Docs pitää lokia kansioiden käytöstä ja tapahtumista: luonnit, muutokset, poistot, jaot. Sen avulla voi vastata kysymyksiin kuten ”kuka jakoi tämän kansion?” tai ”kuka poisti tämän tiedoston ja milloin?”. Käyttö- ja hallintalokit voidaan myös viedä omiin valvontatyökaluihinne.
Jos tarvitsette tarkemman jäljen, esimerkiksi yksittäisen tiedoston pelkän avaamisen, tarkistakaa Klyticin tuelta, mitä instanssinne tallentaa, ennen kuin teette siitä sisäisen säännön.
Esimerkki: 40 hengen pk-yritys
| Tiimikansio | Ryhmä muokkausoikeuksin | Ryhmä lukuoikeuksin |
|---|
| Myynti | Myyjät | Johto |
| Kirjanpito | Kirjanpito | Johto |
| HR | HR | ei mikään |
| Ohjeet | Laatu | Koko henkilöstö |
Uudelleenjako-oikeus on vain osastojen esihenkilöillä. Uusi myyjä lisätään ryhmään ”Myyjät”: muuta ei tarvitse tehdä.
Usein kysyttyä
Työntekijä lähtee yrityksestä. Mitä teen hänen käyttöoikeuksilleen?
Poistakaa hänet ryhmistään, ottakaa talteen hänen henkilökohtaiset tiedostonsa ja poistakaa sitten hänen tilinsä käytöstä. Toimintaohje on sivulla Asiakirjat työntekijän tai tiimin lähtiessä.
Voinko estää ryhmää jakamasta ulkopuolisille?
Kyllä. Pääkäyttäjä voi sulkea tietyt ryhmät jakojen luomisen ulkopuolelle. Katso Jakolinkit, kumppanit ja lataukset.
Tarvitsevatko kaksi tytäryhtiötä kaksi instanssia?
Vain jos yksikään yhteinen pääkäyttäjä ei saa nähdä toista yhtiötä. Molempia malleja verrataan ohjeessa Useita yhtiöitä Klytic Docsissa.
Tiedosto poistettiin vahingossa. Kuka voi palauttaa sen?
Käyttäjä itse roskakorista maksutta. Jos roskakori ei enää riitä, Klyticin tuki palauttaa sen viimeisten 30 päivän varmuuskopioista. Vahingossa tehty poisto on virheellinen toiminto: palautus käsitellään maksullisena tukipyyntönä. Katso Asiakirjan aiemman version palauttaminen.
