Mida te saate
Iga töötaja näeb kolme asja: oma isiklikku ala, tema gruppidele avatud meeskonnakaustu ja elemente, mida kolleeg on temaga jaganud. Mitte midagi muud. Õigused seadistatakse kasutaja, grupi ja kausta kaupa teie ettevõttele eraldatud instantsis.
Õige seadistus mahub ühte lausesse: üks meeskonnakaust püsiva ulatuse kohta (osakond, asukoht, ettevõte), üks grupp sihtrühma kohta ja üksikjagamised ainult ühekordseteks juhtudeks.
Kaks tasandit: konto ja kaust
Konto otsustab, kes siseneb. Selle loob, deaktiveerib või kustutab teie instantsi administraator. Sisselogimise tugevdamiseks on saadaval kaheastmeline autentimine.
Kaust otsustab, mida inimene pärast sisenemist teha saab. Enamasti piisab kolmest tasemest:
| Õigus | Mida see võimaldab | Näide |
|---|
| Lugemine | Avada ja vaadata | Kvaliteediprotseduurid kogu personalile |
| Muutmine | Faile luua, muuta ja kustutada | Müügiosakonna töökaust |
| Edasijagamine | Anda omakorda juurdepääs teistele inimestele | Projektijuht, kes kaasab kolleege |
Edasijagamisõigus on kõige tundlikum: just see viib dokumendi kavandatud ulatusest välja. Andke see ainult neile, kes seda kasutavad.
Mõelge gruppides, mitte nimedes
Niipea kui meeskonnas on rohkem kui mõni inimene, andke õigused gruppidele: „Raamatupidamine“, „Lyoni töökoda“, „Juhtkond“. Gruppi hallatakse ühe liigutusega:
- saabumine: inimene lisatakse gruppi ja ta näeb kohe oma osakonna kaustu;
- ametikoha muutus: ta vahetab gruppi ja tema juurdepääsud järgnevad;
- meeskonnast lahkumine: ta lahkub grupist ja juurdepääs kaob kaustu puutumata.
Nimeliselt antud õigused lähevad tegelikust organisatsioonist alati lahku. Keegi ei tea enam, miks mõni endine praktikant näeb ikka veel pakkumiste kausta.
Meeskonnakaust: osakond, asukoht, ettevõte
Meeskonnakaust kuulub organisatsioonile, mitte inimesele. Administraator loob selle, seob sellega ühe või mitu gruppi ja määrab igaühe õiguste taseme. Sinna laaditud failid jäävad alles, kui nende autor vahetab ametikohta või lahkub ettevõttest.
Tundlikuma sisu jaoks osakonna sees, näiteks palgaandmed personaliosakonnas, on lihtsaim eraldi meeskonnakaust, mis on avatud kitsamale grupile. Alamkaustale saab anda ka peenemaid õigusi, kui see seadistus on teie instantsis aktiveeritud: küsige seda Klyticu toelt.
Ettevõte või tütarettevõte: ühes instantsis on hoob sama, grupp ja meeskonnakaustad iga ettevõtte kohta. Kui ettevõtted peavad olema nii isoleeritud, et ükski ühine administraator ei näeks teist, on see teistsugune arhitektuur, mida kirjeldab leht Mitu ettevõtet Klytic Docsis. Seal käsitletakse ka inimest, kes töötab kahe tütarettevõtte heaks.
Kes mida haldab
- Teie instantsi administraator, teie organisatsiooni töötaja: loob kontod ja grupid, avab meeskonnakaustad, määrab kõigile jagamisreeglid.
- Grupi administraator, kui te delegeerite: haldab oma grupi kontosid (loomine, parool, kvoot) ilma juurdepääsuta üldseadetele. Kasulik asukohale või tütarettevõttele, mis haldab oma uusi töötajaid.
- Iga kasutaja: jagab oma faile administraatori määratud piirides.
- Klyticu tugi: aitab teil selle korralduse sisse seada, tagab hoolduse ja taastamised, mis sisalduvad hinnas või on tasulised sõltuvalt põhjusest (vt Dokumendi versiooni leidmine). Klyticu tehnikud sekkuvad ainult teenuse vajadusteks ja jälgitavalt. Nad ei otsusta teie eest, kes mida näeb.
Kontrollige, kellel on failile juurdepääs
Faili või kausta üksikasjade paneel näitab, kellega seda on jagatud. See näitab ka inimesi, kellel on juurdepääs, sest neile on jagatud ülemkaust. Seda teavet näevad omanik ja edasijagamisõigusega inimesed. See on esimene kontroll enne tundliku dokumendi paigutamist olemasolevasse kausta.
Juurdepääsude ülevaatamine: logi
Klytic Docs peab logi kaustade juurdepääsude ja tegevuste kohta: loomised, muudatused, kustutamised, jagamised. See aitab vastata küsimustele nagu „kes seda kausta jagas?“ või „kes selle faili kustutas ja millal?“. Juurdepääsu- ja halduslogisid saab eksportida ka teie enda seiretööriistadesse.
Kui vajate täpsemat jälge, näiteks konkreetse faili lihtsat vaatamist, kontrollige Klyticu toelt, mida teie instants salvestab, enne kui teete sellest sisereegli.
Näide: 40 töötajaga VKE
| Meeskonnakaust | Muutmisõigusega grupp | Lugemisõigusega grupp |
|---|
| Müük | Müügiesindajad | Juhtkond |
| Raamatupidamine | Raamatupidamine | Juhtkond |
| Personal | Personal | puudub |
| Protseduurid | Kvaliteet | Kogu personal |
Edasijagamisõigus antakse ainult osakonnajuhtidele. Uus müügiesindaja lisatakse gruppi „Müügiesindajad“: rohkem pole vaja midagi teha.
Korduma kippuvad küsimused
Töötaja lahkub ettevõttest: mida teha tema juurdepääsudega?
Eemaldage ta tema gruppidest, võtke üle tema isiklikud failid ja deaktiveerige seejärel tema konto. Juhised on lehel Dokumendid töötaja või meeskonna lahkumisel.
Kas ma saan takistada grupil väljapoole jagamast?
Jah, administraator saab teatud grupid jagamiste loomisest välja jätta. Vt Jagamislingid, partnerid ja allalaadimised.
Kas kahel tütarettevõttel peab olema kaks instantsi?
Ainult siis, kui ükski ühine administraator ei tohi teist ettevõtet näha. Kahte režiimi võrreldakse lehel Mitu ettevõtet Klytic Docsis.
Fail kustutati kogemata: kes saab selle taastada?
Kasutaja ise prügikastist, tasuta. Kui prügikastist enam ei piisa, taastab Klyticu tugi selle viimase 30 päeva varukoopiatest. Kogemata kustutamine on vale tegevus: selline taastamine toimub tasulise tugipileti alusel. Vt Dokumendi versiooni leidmine.
