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Vergleiche
Microsoft 365 bleibt die solide Wahl, wenn Ihre Fachbereiche die Breite der Suite tatsächlich nutzen. Eine in Europa betriebene Lösung wird zur soliden Wahl, wenn Sie möchten, dass ein europäisches Unternehmen die E-Mails und Dateien innehat, und Ihre Anwendungen in einen engeren Umfang passen. Beide Sätze können gleichzeitig zutreffen, für zwei verschiedene Abteilungen desselben Unternehmens.
Jeder der folgenden Punkte ist ein rationaler Grund zu bleiben, zumindest für einen Teil des Unternehmens.
Eine „souveräne Lösung“, die denselben Umfang ohne Vorbehalt verspricht, übertreibt bei ihrem Produkt. Die europäischen und Schweizer Suiten decken E-Mail, Dateien, Videokonferenz und manchmal Chat ab. Sie ersetzen diese Insel nicht.
Die Kosten eines Wechsels beschränken sich nicht auf das Abonnement: Schulung, Übernahme der Vorlagen, neu anzubindende Integrationen, eine Phase geringerer Produktivität. Ist der Grund für den Wechsel ein Slogan, gleicht nichts diese Kosten aus.
Beispiel. Eine Steuerberatungskanzlei mit 25 Personen bearbeitet ihre Prüfungsakten in Excel-Arbeitsmappen mit Makros. Microsoft 365 als Ganzes zu verlassen wäre ein Fehler. Die nützliche Frage ist enger gefasst: Müssen der allgemeine E-Mail-Dienst und der Austausch von Unterlagen mit den Mandanten beim selben Betreiber bleiben wie die Arbeitsmappen?
Microsoft ist ein amerikanisches Unternehmen. Die EU Data Boundary lokalisiert für berechtigte Tenants die Kundendaten und die pseudonymisierten personenbezogenen Daten in der EU oder der EFTA, mit dokumentierten Ausnahmen: Support, bestimmte Eskalationen, optionale Funktionen. Ein Multi-Geo-Tenant fällt laut Microsoft nicht darunter. Das beantwortet einen Teil der Frage „wo stehen die Festplatten“. Es beantwortet nicht die Frage „wer kann in den Vereinigten Staaten gezwungen werden, Daten herauszugeben, die er kontrolliert“.
Die auf den CLOUD Act zurückgehende Vorschrift (18 U.S.C. § 2713) betrifft die Daten, die der Anbieter innehat oder kontrolliert, auch außerhalb der Vereinigten Staaten. Artikel 48 der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) wiederum erkennt eine Entscheidung eines Drittlands, die die Herausgabe personenbezogener Daten verlangt, nur an, wenn sie auf einer internationalen Übereinkunft beruht, etwa einem Rechtshilfeabkommen, das mit der Union oder dem Mitgliedstaat in Kraft ist. Ein amerikanischer Anbieter, der in Europa tätig ist, kann sich also zwischen zwei Rechtsordnungen befinden, ohne dass der Ausgang eines konkreten Falls im Voraus feststeht.
Am 10. Juni 2025 wurde der Direktor für öffentliche Angelegenheiten und Recht von Microsoft France vor dem Untersuchungsausschuss des Senats zum öffentlichen Beschaffungswesen gefragt, ob er unter Eid garantieren könne, dass die Daten französischer Bürger, die Microsoft über die Ugap anvertraut wurden, niemals infolge einer Anordnung der amerikanischen Regierung ohne die ausdrückliche Zustimmung der französischen Behörden übermittelt würden. Seine Antwort: „Nein, das kann ich nicht garantieren, aber, noch einmal, das ist bisher noch nie vorgekommen.“ Beide Hälften des Satzes zählen, und jede Geschäftsleitung wägt sie ab.
Bleibt die Grundlage der Übermittlungen. Am 5. Oktober 2026 ist der Angemessenheitsbeschluss (EU) 2023/1795 in Kraft. Er ist umstritten, wie Kommentare von Anwaltskanzleien (DAC Beachcroft, WilmerHale) festhalten; laut WilmerHale hat das Gericht der Europäischen Union am 3. September 2025 eine Nichtigkeitsklage abgewiesen, und am 31. Oktober 2025 wurde ein Rechtsmittel beim Gerichtshof eingelegt. Die Einzelheiten finden Sie unter ein Unternehmen vor dem CLOUD Act schützen und unter DSGVO und Microsoft 365.
Bei Microsoft 365 zu bleiben ist also keine „nicht konforme“ Wahl: DPA, Datenresidenz und Verzeichnis der Übermittlungen ermöglichen es, sie zu dokumentieren. Es ist eine Wahl, die einen Betreiber akzeptiert, der zwei Rechtsordnungen unterliegt. Sie ist Sache der Geschäftsleitung, nicht nur der IT-Abteilung.
In rechtlicher Hinsicht. Ein Betreiber nach europäischem Recht. Ein Vertrag mit einem europäischen Gerichtsstand. Hängt dieser Betreiber für die Datenhaltung weder von einem amerikanischen Konzern noch von amerikanischen Auftragsverarbeitern ab, richtet sich die im CLOUD Act vorgesehene Anordnung nicht an ihn. Er bleibt dem Recht seines Landes unterworfen: Es ist ein Wechsel der Rechtsordnung, keine Immunität. Verlangen Sie die Liste der Auftragsverarbeiter (Sicherungen, Support, E-Mail-Versand), den Standort der Personen, die auf die Daten zugreifen, und wer die Verschlüsselungsschlüssel innehat.
In operativer Hinsicht. Ein Support, der nicht von vornherein der eines amerikanischen Konzerns ist. Je nach Angebot: ein Hosting in Frankreich, in Deutschland oder bei Ihnen. Je nach Angebot auch: die Möglichkeit, nur den E-Mail-Dienst zu nehmen. Ein enger Umfang lässt sich einfacher im Verzeichnis beschreiben und prüfen.
Was sie nicht automatisch bietet. Eine SecNumCloud-Qualifizierung: Das ist ein bestimmtes Angebot im Katalog der ANSSI. Seit Version 3.2 seines Anforderungskatalogs (2022) enthält SecNumCloud Schutzanforderungen gegenüber außereuropäischem Recht (Sitz, Kapitalkontrolle, Standort, Personal); ein Wort in einer Broschüre ersetzt das nicht. Ebenso wenig gleichwertige Bürosoftware oder eine unsichtbare Migration von Teams. Schließlich kann der Softwarehersteller ausländisch bleiben (Zimbra wird in den Vereinigten Staaten hergestellt): Der Vertrag muss festhalten, dass der Softwarehersteller nicht auf die Inhalte zugreift.
Die Wahl ist nicht binär. Drei Konfigurationen sind verbreitet.
Eine Microsoft-Insel für eine Tätigkeit behalten, den allgemeinen E-Mail-Dienst auslagern. Ein Industrie-KMU mit zwei Standorten behält Microsoft 365-Lizenzen für die Finanzabteilung und das Konstruktionsbüro; Werkstatt, Vertrieb und Verwaltung wechseln zu einem E-Mail-Dienst und einer Dateifreigabe, die in Europa betrieben werden. Dann müssen zwei Verzeichnisdienste, das Routing einer Domain zwischen zwei Systemen, systemübergreifende Kalendereinladungen und eine schriftliche Regel geklärt werden: welche Daten wohin gehen. Der häufige Fehler besteht darin, jeden nach Belieben wählen zu lassen.
Die Suite behalten und einen Filter vorschalten. Ist die Entscheidung über den Betreiber noch nicht reif, aber das Phishing drängt, filtert ein vor Exchange geschalteter MTA die eingehenden E-Mails, ohne die Postfächer anzutasten. Die Inhalte bleiben bei Microsoft. Das ist eine Sicherheitsmaßnahme, kein Wechsel des Betreibers.
Schrittweise aussteigen. Zuerst der E-Mail-Dienst, weil er auf Standardprotokollen beruht; danach die Dateien; Teams, solange die Kunden es vorschreiben. Jeder Schritt wird nach seinen Ergebnissen beurteilt, bevor der nächste in Angriff genommen wird. Die Seiten Migration von Microsoft 365 und Migration ohne Unterbrechung beschreiben die Reihenfolge der Arbeiten.
| Wenn der folgende Satz zutrifft | Ausrichtung |
|---|---|
| Teams arbeiten produktiv mit fortgeschrittenem Excel oder Power BI | Microsoft 365 für diese Teams behalten |
| Kunden und Lieferanten schreiben Teams vor | Teams behalten oder bewusst einen anderen Kanal anbieten |
| Der allgemeine Bedarf umfasst E-Mail, Dateien und ihre Online-Bearbeitung, Videokonferenz, ein CRM, Telefonie | Eine modulare europäische Suite ist geeignet |
| Die Ausschreibung verlangt ein namentlich SecNumCloud-qualifiziertes Angebot | Dieses Angebot im Katalog der ANSSI wählen, nicht einen E-Mail-Dienst, der das Wort „souverän“ verwendet |
| Sie wollen einen Filter vor den Postfächern, ohne Exchange zu verlassen | Ein vor Microsoft 365 geschalteter MTA genügt. Die Suite kann bleiben |
| Die Geschäftsleitung möchte, dass ein europäisches Unternehmen die laufenden E-Mails und Dateien innehat | Allgemeinen E-Mail-Dienst und allgemeine Dateien auslagern, eine Insel für die Tätigkeiten behalten, die sie erfordern |
| Der Tenant ist Multi-Geo, oder Copilot und Connectoren sind aktiviert | Die Ausnahmen der EU Data Boundary lesen, bevor man schließt, dass die Datenresidenz genügt |
| Die Muttergesellschaft schreibt Entra ID und seine Anwendungen vor | Microsoft 365 behalten; die Frage wird auf Konzernebene behandelt |
| Niemand intern kann einen Server administrieren | Einen Betreiber wählen, der den Dienst betreibt, keine selbst zu installierende Software |
Wenn bei Ihnen zwei widersprüchliche Zeilen zutreffen, ist die Antwort fast immer ein Mischszenario.
Der häufige Fehler besteht darin, den Test allein der IT-Abteilung zu überlassen: Sie validiert die Technik, nicht die Nutzung. Ein kostenloser Test dient genau dazu.
Es kann in einem DSGVO-Rahmen eingesetzt werden. Die Verordnung verbietet amerikanische Softwarehersteller nicht; sie verlangt einen DPA, der die aktivierten Dienste abdeckt, eine Grundlage für die Übermittlungen und ein aktuelles Verzeichnis. Die Nationalität des Betreibers ist eine eigene Entscheidung. Siehe DSGVO und Microsoft 365.
Nein. Sie beschreibt, wo bestimmte Daten gespeichert und verarbeitet werden. Der CLOUD Act betrifft den Anbieter, der die Daten innehat oder kontrolliert, unabhängig vom Standort der Festplatte.
Ja, indem man Lizenzen für die Personen behält, die sie benötigen. Prüfen Sie vorher, was aus den Kalendern, den aus dem E-Mail-Dienst geplanten Teams-Besprechungen und den freigegebenen Postfächern wird.
Nein. SecNumCloud qualifiziert ein bestimmtes Angebot im Katalog der ANSSI. Ein in Europa betriebener E-Mail-Dienst kann auch ohne diese Qualifizierung geeignet sein, es sei denn, Ihre Ausschreibung verlangt sie.
Klytic ist eine der möglichen europäischen Lösungen, nicht die einzige Antwort. Betrieben von Dedicace Software, einem französischen Unternehmen, ist es geeignet, wenn Sie E-Mail-Dienst, Dokumente (eine dedizierte Nextcloud-Instanz pro Kunde, kein gemeinsam genutzter Bereich, mit Freigabe, Online-Bearbeitung allein oder gemeinsam und Versionsverlauf), Videokonferenz, CRM und Telefonie kombinieren möchten. Hosting in jeder geografischen Zone, die der anwendbaren Rechtsordnung entspricht, vorbehaltlich der Verfügbarkeit der benötigten Dienste, zum Beispiel in Europa oder auf Mauritius, oder auf den Servern des Kunden.
Es ist nicht geeignet, wenn das Projekt darin besteht, Office wiederzufinden: Es ersetzt weder fortgeschrittenes Excel noch Power BI noch Teams. Klytic ist nicht SecNumCloud-qualifiziert, und ein französischer Betreiber bleibt dem französischen Recht unterworfen. Die Übersicht über die anderen Anbieter bietet der Leitfaden 2026.
Diese Seite beschreibt einen allgemeinen Rahmen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.
Abgerufen im Oktober 2026.
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