Tre handlinger, som medarbejderne forveksler
| Handling | Hvem | Varighed | Hvad den bruges til | Hvad den ikke gør |
|---|
| Læg i en mappe | Brugeren | Så længe brugeren beholder e-mailen | Organisere, finde frem | Beskytte mod en sletning |
| Containermappen | Brugeren | Kort | Hente en e-mail, der er slettet ved en fejl | Opbevare på lang sigt |
| Lovpligtig arkivering (tilvalg) | Aftales med Klytic | Efter aftalen i tilbuddet | Opbevare e-mails for at kunne fremlægge dem | Erstatte backup til genopretning |
Læg i mapper: organiseringen af postkassen
En e-mail, der lægges i en mappe »Kunder 2025«, bliver i postkassen. Den tæller med i postkassens lagerplads, 5 GB i Standard, 15 GB i Pro, som kan udvides efter behov. Den kan findes via søgningen, flyttes og slettes af brugeren.
- Sortér efter kunde, sag eller år med mapper og filtre, der automatisk sorterer indgående post.
- For et team er en delt postkasse eller delte mapper at foretrække frem for kopier spredt i hver enkelt postkasse.
- Undgå lokale Outlook-arkiver. Outlooks arkiveringsfunktion flytter e-mails til en fil på computeren: de forlader serveren og dermed Klytics backups. Mistes computeren, mistes de også.
Nærmer en postkasse sig sin grænse, så udvid pladsen, eller opgradér postkassen til Pro i stedet for at flytte historikken til en computer.
Containermappen: hente, ikke opbevare
En slettet e-mail passerer gennem containermappen, også efter at papirkurven er tømt. Brugeren kan selv finde den der i en begrænset periode og lægge den tilbage i en mappe. Det er et sikkerhedsnet mod fejlbetjening, ikke et opbevaringssted. Fremgangsmåden er beskrevet i gendan en e-mail eller en postkasse.
Lovpligtig arkivering: et tilvalg, der skal aftales
Lovpligtig arkivering tilbydes som tilvalg til Standard og Pro. Det er ikke en knap, som hver bruger aktiverer: det er en tjeneste, der etableres sammen med Klytic for at opbevare e-mails separat med henblik på at kunne fremlægge dem, med en beviskraft, der afhænger af aftalen i tilbuddet.
Før I anmoder om den, så forbered svarene på disse spørgsmål:
- Omfanget. Alle postkasser, bestemte funktioner (ledelse, bogholderi, indkøb) eller bestemte delte postkasser?
- Varigheden. Hvor længe skal der opbevares, og af hvilken grund: lovkrav, kontrakt, risiko for tvist?
- Adgangen. Hvem skal kunne søge i arkiverne og trække en e-mail ud: ledelsen, den juridiske afdeling, en revisor?
- Historikken. Skal de e-mails, der allerede ligger i postkasserne, med, eller kun dem, der kommer efter etableringen? Stil spørgsmålet udtrykkeligt til Klytic.
- Udleveringen. I hvilken form udleveres arkiverne, når kontrakten ophører?
Finindstillingen sker sammen med Klytic, når tilbuddet udarbejdes.
Eksempel. En ingeniørvirksomhed med 40 ansatte (et tænkt tilfælde) skal ved en tvist om et byggeprojekt kunne fremlægge korrespondancen med sine kunder og underleverandører. Den anmoder om lovpligtig arkivering for projektledernes postkasser og for den delte postkasse projekter@, forbeholder søgning i arkiverne til ledelsen og fastlægger varigheden med sin rådgiver. De øvrige postkasser forbliver på backuppen med 30 dage og containermappen.
Hvad arkivering ikke erstatter
- Backup til genopretning. Klytics backups, der tages hver time og opbevares i 30 dage, bruges til at føre en postkasse eller en e-mail tilbage til en tidligere tilstand. Det er arkivering ikke til, og omvendt. Se gendan en e-mail eller en postkasse.
- En politik for opbevaringsperioder. At beslutte, hvor længe hvad skal gemmes, kræver en skriftlig regel for virksomheden, ikke en indstilling i e-mailsystemet. Metoden er den samme som for dokumenter: opbevar vigtige dokumenter, og fastlæg en arkiveringspolitik.
- Ekstra lagerplads. Lovpligtig arkivering er ikke en måde at tømme en fuld postkasse på.
Når en medarbejder stopper
Skal postkassen for en person, der stopper, opbevares, skal arkiveringen besluttes, mens kontoen stadig er under kontrol: før postkassen slettes, før den omdannes til et alias, og inden for de 30 dages backup, hvis e-mails er blevet slettet. Den fulde procedure findes i postkassen for en medarbejder, der stopper.
Ofte stillede spørgsmål
Er lovpligtig arkivering inkluderet i Klytic Mail?
Nej, det er et tilvalg, der findes til både Standard og Pro. Detaljerne om tilbuddet findes på siden Klytic Mail.
Hvor længe skal e-mails opbevares?
Der findes ikke én varighed. Den afhænger af e-mailenes art og jeres forpligtelser. Se opbevar vigtige dokumenter, og fastlæg en arkiveringspolitik.
Kan en bruger slette en e-mail, der ligger i en mappe?
Ja. At lægge i mapper er ikke at opbevare. Kun lovpligtig arkivering beskytter, afhængigt af aftalen, e-mails mod sletning.
Kan backuppen på 30 dage bruges som arkiv?
Nej. Den bruges til at gå tilbage i tiden. Hvorfor forklares i backup, sletning og kontinuitet for e-mail.
