Migrace bez přerušení znamená, že každá zpráva odeslaná na vaši doménu dorazí do nějaké schránky a že každý zaměstnanec může v den přepnutí psát svým korespondentům. Neznamená to, že se historie, mobilní telefony a pracovní návyky změní bez jakéhokoli zásahu.
Dvě platformy běží souběžně.
Typická mezera vzniká tehdy, když se MX přepne v době, kdy je kopie neúplná, nebo když kopírka, web či CRM stále odesílá poštu pod starým přihlašovacím údajem.
MX je záznam DNS: odesílajícím serverům říká, kam doručovat poštu pro vaši doménu. Změnit e-mailovou službu znamená v první řadě změnit tuto doručovací adresu. Vše ostatní (účty, historie, zařízení) se připravuje kolem ní.
Protokol SMTP krátké výpadky dobře snáší. Odesílající server, který obdrží dočasnou chybu, ponechá zprávu ve frontě a později to zkusí znovu. Server, který je chvíli nedostupný, proto nezpůsobí ztrátu pošty. Naproti tomu trvalá chyba (neznámá schránka, odmítnutá zpráva) vrátí zprávu odesílateli a tato zpráva už sama nikdy nedorazí. Hlavním rizikem přepnutí tedy není výpadek, ale nová platforma, která odmítne příjemce, protože nebyl znovu vytvořen alias nebo distribuční seznam.
TTL (doba platnosti) určuje, jak dlouho může překladač DNS uchovávat odpověď v paměti. Během této doby část odesílatelů stále doručuje na původní platformu. To je normální, a právě proto musí původní platforma zůstat po dobu přechodu schopná poštu přijímat.
Dva týdny předem. Soupis schránek, aliasů, distribučních seznamů, sdílených schránek a všech aplikací, které odesílají e-maily. Snížení TTL záznamu MX v DNS na krátkou hodnotu (často 300 sekund), aby se změna v den D rychle rozšířila. Vytvoření cílových účtů. První kopie historie.
TTL se snižuje včas, protože překladač, který načetl starou hodnotu, si ji ponechá až do jejího vypršení: krátké TTL začne platit teprve po vypršení staré mezipaměti. První kopie je naopak nejdelší; když se spustí včas, zbývá dost času na odhalení problémových schránek.
Několik dní předem. Kontrola vzorku: počet zpráv, složek nebo štítků, schůzek, kontaktů. Úprava metody, pokud vzorek neprojde. Příprava návodů pro mobilní telefony a Outlook. Zkušební odeslání z cílové platformy do Gmailu a Outlook.com, se SPF, DKIM a DMARC již platnými na nové platformě. Tyto záznamy lze publikovat ještě před změnou MX.
Konkrétně: jediný záznam SPF, který po dobu přechodu povoluje obě platformy (dva samostatné záznamy SPF způsobí selhání ověření), klíč DKIM nové platformy publikovaný pod vlastním selektorem vedle toho původního a znovu prověřená politika DMARC. DMARC vyžaduje, aby zpráva byla ověřena prostřednictvím SPF nebo DKIM jménem domény odesílatele; pokud je vaše politika přísná a cílová platforma ještě není povolena, vaši korespondenti budou vaše zprávy odmítat.
Den předem. Druhý průchod: zkopírovat pouze to, co dorazilo od první kopie. Zmrazit změny aliasů a distribučních seznamů.
Den D. Přepnutí MX. Okamžité externí ověření: e-mail odeslaný z externí soukromé schránky musí dorazit na novou platformu v rámci doby TTL. Sledování fronty. Překonfigurování odesílajících aplikací. Určená interní podpora s oprávněním vrátit MX zpět, pokud selže kritický tok pošty.
Současně změňte záznam autodiscover, pokud existuje: právě na něj se Outlook dotazuje, aby našel svůj server. Odstraňte také sekundární záznamy MX, které by ještě ukazovaly na původní platformu: odesílatel, který se nedokáže spojit s primárním MX, zkouší další v pořadí.
Následující dny. Původní platforma v režimu pouze pro čtení. Hlášení nesrovnalostí (chybějící složka, sdílená schránka). V případě potřeby třetí, cílený průchod. Poté uzavření odesílání na původní platformě, aby zaměstnanci už neodpovídali ze dvou míst.
Tento poslední bod má technický důvod. Původní platforma se stále považuje za odpovědnou za vaši doménu: zpráva, kterou z ní někdo odešle kolegovi, se doručí lokálně, bez dotazu na MX. Kolega ji ve své nové schránce nikdy neuvidí.
| Riziko | Co se stane | Ochrana |
|---|---|---|
| MX přepnutý příliš brzy | Nová pošta dorazí, historie chybí | Přepnout až po kontrole vzorku a druhém průchodu |
| Zapomenutý alias nebo distribuční seznam | Cílová platforma tyto zprávy trvale odmítne | Soupis, zmrazení aliasů den předem, test skupinových adres |
| Neúplné SPF, DKIM nebo DMARC | Vaše zprávy jsou u korespondentů odmítnuty nebo zařazeny do nevyžádané pošty | Publikovat před dnem D, ověřit na skutečné zprávě |
| Aplikace odesílající pod starým účtem | Faktury, upozornění nebo naskenované dokumenty se přestanou odesílat | Seznam aplikací, nový server SMTP nastavený v den D |
| Odesílání ponechané otevřené na původní platformě | Interní zprávy zůstávají ve starém systému | Uzavřít odesílání, jakmile je vzorek potvrzen |
| Nepřipravený návrat zpět | MX se vrátí zpět, ale zprávy přijaté mezitím zůstanou na cílové platformě | Písemný plán včetně převzetí těchto zpráv |
Vezměme pro ilustraci kancelář se 40 lidmi. Rozhodne se přepnout ve čtvrtek na konci pracovního dne, nikoli v pátek: následující den je tým přítomen a může řešit nesrovnalosti a interní podpora má před sebou celý pracovní den. Kopírka na recepci, která skenuje do e-mailu, se překonfiguruje ještě týž večer. Pokud dvě sdílené schránky nahlásí chybějící složku, doplní je cílený průchod. V tomto scénáři se neztratí žádná zpráva, ale několik zaměstnanců musí znovu nastavit účet v telefonu: to je viditelná část, kterou je třeba předem oznámit.
Změní server v Outlooku nebo v mobilním telefonu. První načtení velké schránky nějakou dobu trvá. Zprávy již uložené v mezipaměti telefonu se mohou zdvojit, pokud se profil nevytvoří znovu správně. Připravte postup „odstranit účet a vytvořit jej znovu“ místo improvizovaného přenastavování serveru.
Stejný důvod platí pro Outlook: profil uchovává lokální mezipaměť vázanou na původní server. Nový profil začíná z čistého stavu; upravený starý profil míchá oba světy. V mobilních telefonech se s platformou někdy mění i použitý protokol (Exchange ActiveSync nebo IMAP podle cílové platformy), což je další důvod účet vytvořit znovu.
Pravidla na straně serveru, centrálně spravované podpisy a delegovaná oprávnění se nastavují znovu. Oznamte to předem. Nejde o přerušení pošty. Jde o administrátorskou práci.
Toto přeposílání vyžaduje výslovné nastavení: původní platforma, která se stále domnívá, že schránky hostuje, musí být nakonfigurována tak, aby poštu předávala na novou platformu, místo aby ji doručovala u sebe. Jinak stejnou práci odvede cílený doplňovací průchod.
Specifika jednotlivých výchozích platforem popisují stránky migrace z Microsoft 365 a migrace z Google Workspace.
Po dobu nutnou k ověření, že původní platformu už žádný tok pošty nevyužívá a že nahlášené nesrovnalosti jsou vyřešeny. Záleží na počtu schránek, na aplikacích, které odesílají poštu, a na tempu překonfigurování pracovních stanic. Příliš brzké ukončení znemožní opravy; příliš pozdní ukončení nechá zaměstnance pracovat ve dvou systémech.
Ne, pokud je připravena. Po dobu TTL část odesílatelů stále doručuje na původní platformu, zbytek na novou. Obě poštu přijímají a následující průchod obojí spojí. Pošta se ztratí pouze tehdy, je-li odmítnuta, a proto jsou aliasy a distribuční seznamy tak důležité.
Obecně ne: adresy se nemění. Informujte však partnery, kteří vaše zprávy přísně filtrují nebo pro vás mají nastavené zvláštní pravidlo, a ty, kteří si s vámi vyměňují šifrovanou poštu, pokud se mění klíče.
Ano, obnovením původního MX, za předpokladu, že je původní platforma stále aktivní. Zprávy, které mezitím přijala nová platforma, je pak nutné zkopírovat zpět, nebo musí zůstat dostupné. Plán návratu zpět určuje, kdo rozhoduje, v jaké lhůtě a jak se tyto zprávy převezmou.
Zeptejte se provozovatele, co garantuje: doručení zpráv, převzetí historie, nebo obojí. Jde o odlišné závazky. Vyžádejte si také písemný plán návratu zpět s uvedením osoby, která má oprávnění jej aktivovat.
Záruka doručení zpráv se týká dne D a následujících dnů. Záruka historie se týká kopie a její kontroly. Dodavatel může dodržet jednu bez druhé; z cenové nabídky musí být zřejmé, kterou z nich přebírá a jak se ověřuje.
U Klytic jsou rady a doporučení k přípravě migrace e-mailové služby zdarma a žádný e-mail se neztratí. Migrace prováděná společností Klytic se oceňuje na základě individuální nabídky. Předplatné je uvedeno na stránce Ceník a fakturuje se zvlášť. Rozpis nákladových položek najdete na stránce kolik stojí migrace z Microsoft 365 a kontrolní seznam v kontrolním seznamu. Pro srovnání cílových platforem viz výběr evropského firemního e-mailu.
Tato stránka popisuje metodu. Skutečný průběh závisí na vašich tocích pošty, objemech dat a na platformě, kterou opouštíte.
Ověřeno v říjnu 2026.
Bezplatné rady, žádný ztracený e-mail. Migraci prováděnou společností Klytic naceníme po inventuře.
Uvítací nabídka
Zkušební nabídka bez závazků. Náš poradce vám zavolá, aby poznal vaše potřeby a připravil vaše prostředí Klytic.
